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管理信息系统该关注非结构化数据处理了 传统的各类管理信息系统基于方便数据加工和保存的需要，基本都是将实际行政和交易过程中产生的，大量必须以原始样式表示的非结构化数据，转换成结构化数据进行处理，同时仍将相关的纸质文档作为法律依据进行归档保存。随着电子政务和电子商务的深入发展，在行政和交易过程中涉及的表单、凭证等各类纸质文书迫切需要进行无纸化改造。这个改造过程从实际应用上涉及法律和制度的认定、完善和充实，从技术上关键要在相关的管理信息系统中全面采用以非结构化数据的形式，获取和存储所涉及的原始信息。 一、相关概念 通过网上的搜索，我们对以下概念加以确认。 （一）结构化和非结构化数据。通常我们按照数据存储形式的不同，将信息系统中的数据分为： 结构化数据。能够用统一的结构加以表示的数据，称之为结构化数据。通常是指可以用二维表结构来逻辑表达实现的数据，如目前管理信息系统中最常使用的关系型数据库就属于结构化数据。 非结构化数据。通常是相对于结构化数据而言，不方便用二维表结构来表现的数据,包括以WORD、PDF、EXCEL和JPG等格式组成的各类办公文档、报表凭证，以及图像和音频/视频等数据文件均为非结构化数据。也有将介于界定严格的结构化数据(如关系型数据库的数据)和完全无结构的数据(如声音、图像文件等)之间的数据形式称之为半结构化数据，这类数据有HTML页面、XML、XBRL等。 （二）版式排版和流式排版。版式即版面格式，具体指的是开本、版心（包括书眉及页码）和周围空白的尺寸，正文的字体、字号、排版形（横排或竖排，通栏或分栏等），字数、排列地位（包括占行和行距），还有目录和标题、注释、表格、图名、图注、标点符号、书眉、页码以及版面装饰等项的排法。对于文档类（文书、凭证、报表）的非结构化数据，根据排版形式的不同，通常将其分为版式排版文档和流式排版文档： 版式排版的文档，其版面是固定的，无论在任何终端下阅读，都是以原始编辑的版式显示，不会因为窗口或者页面改变而重新排版。版式排版最典型的代表是PDF文档，由于公文和凭证与个人用户的电子书不同，它们需要原封不动地传达与“纸制品”时代一模一样的效果，要能作为长久的法律依据，现在国际公文领域，PDF几乎是唯一的选择，已经成为行业的事实标准。 而流式排版可以针对不同终端，对版面或者窗口进行自适应调整，阅读者看到的内容没有变，但排版信息却失去了。流式排版的文档格式有很多，譬如人们最常使用的文本文件（TXT），Word的doc格式，以及iPad上的ePub书籍都是流式文档。采用流式排版的书籍，在不同终端上的页数和版面截然不同，但这类文档适用性很强，可以在各类终端上使用。 （三）要式行为和要式文书。从广义上来讲，文书是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。依照法律规定，必须采取一定形式或履行一定程序才能成立的行为称之为要式行为，要是行为所规定，且必须采用的文书称之为要式文书。如：票据行为就是法定要式行为，票据就是一种要式凭证（文书）。由于票据行为是法律上的一种要式行为，票据和票据行为的生效，必须以票据上记载的事项为依据。同样要式行为还包括要式行政行为、要式法律行为、要式民事行为等；要式文书还包括要式合同、要式证券等。 二、认识转变 传统上，为确定行政、民事、商事关系当事人应承担的权利义务，法律上通常要求当事人以对有关文书的签署为凭。行政和交易无纸化以后，则将会转变为要求当事人以对有关数据电文进行数字签章为凭。针对国际贸易无纸化的《贸易法委员会电子商务示范法》和《贸易法委员会电子签名示范法》（以下简称“示范法”）提出：如果符合以下两个条件，则数据电文便满足法律对以正本提交或保存信息的要求：一个条件是，在有关信息的最后文本首次编制完成时，对该信息与数据电文或其他信息的一致性有可靠的确信；另一个条件是，在需提交该信息的情况下，该信息能够被展示给信息接受者。 数据电文的证据效力是一个非常重要的问题。“示范法”对此又提出：如果法律要求某些文件、记录或信息应当作为法律依据保存，那么，只要满足以下三个条件，通过保存数据电文便可满足法律要求的证据效力：一是该数据电文中所载信息是可以取得的，因而可为嗣后所用；二是该数据电文是以其编制或收发的格式保存的，或者，该数据电文是以可被用来准确地显示所编制或收发的信息的格式保存的；三是该信息之保存可以使数据电文的来源和归处，以及其收发日期和时间得以确定。 针对行政和交易文书的无纸化，我国的《中华人民共和国电子签名法》也在第三条做出规定：“当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。”；在第四条明确了“能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求