会议管理程序.docVIP

2.3会议管理程序 2.3.1目的 规范公司会议召集流程，提升公司会议效率，加强会议管理。 2.3.2适用范围 公司级例会或跨部门协调会议。 2.3.3术语和定义 公司级会议：由公司总经理或授权副总经理召集，各分部经理以上人员参加的例行会议或专项会议； 跨部门会议：因工作需要，由某部门发起，需要相关部门配合协调并共同完成一项工作而举行的会议。 2.3.4职责 人事行政部：负责公司级行政会议的组织、召集，会议安排和记录，会议后勤保障工作的组织、协调和实施； 运控部：负责公司级或跨部门生产运行协调会、空地协调会等生产运行会议的通知、会议资料的准备和会议记录、纪要执行监督和档案保存； 安标部：负责公司级或跨部门安全生产会议的通知、会议资料的准备和会议记录、纪要执行监督和档案保存； 各部门：负责部门内会议的组织； 公司领导：负责分管领域会议的召集、会议材料的审核、主持，会议纪要审批，会议决定事项完成情况的监督及问责。 2.3.5工作流程： 2.3.1.6工作制度 （1）公司级会议 1）会前准备 由会议发起人，通知人事行政部安排会议室和所需设备的准备工作。公司领导直接召集的会议，由人事行政部负责向公司领导明确核实会议的主题、时间、地点、参会人员范围等具体信息并发布通知。 人事行政部发布会议通知，通知参会人员做好材料或发言准备。同时，人事行政部负责会议室、投影仪等的准备。 2）会议记录 由人事行政部行政助理或会议发起人指定专人负责“会议纪要”的记录和整理。“会议纪要”应根据需要设定发放范围和保密等级。在正式下发会议纪要前，须经过会议召集人或公司总经理审核通过。会议纪要下发后，会议召集部门和人事行政部将“会议纪要”存档。 （2）跨部门会议 1）会前准备 发起部门确定会议主题、时间、地点和参会人员，并通过OA或邮箱进行通知。重要或紧急会议，应进行电话通知并得到明确回复。 2）纪要 由会议召集人指定专人负责记录并存档备查。 （3）部门内部会议 由各部门经理自行安排时间、地点并指定专人记录，本部全体或指定部分人员参加。 （4）会议纪律 1）参会人员必须严格遵守会议时间，不迟到、不早退。如因特殊情况不能参加会议或需提前离开的，必须提前向会议召集人/主持人请假，得到批准后方可离会。会议迟到1次，罚款50元；早退1次，罚款50元；未请假无故缺席，罚款100元；会议期间应遵守会场纪律，将手机调整至震动档，严禁大声喧哗、交头接耳或接听手机等 ，如有违反，视具体情况处罚30~100元。 2)参会者必须在“会议签到表”上签到。签到表作为会议纪要的一部份存档。 3)会议进行过程中，手机等个人设备设于消音或振动状态，如有明确要求时必须关机；若没有明确要求时，需接听电话者，必须在会议室外接听。 4)在会议进行过程中，会场内不得有随意走动、交头接耳等影响他人发言的行为。如因特殊情况须暂时离开会场的，必须征得会议主持人的同意。 5)周期性例会的时间要求控制在2小时以内，个人发言时间非特殊情况不得超过10分钟，由会议主持人控制提醒。 6)会议主持人发现争议得不出结论或偏离会议主题时，应及时判断是否需会后协商或能立即解决，以免浪费会议时间。 7)与会人员不得随意打断他人发言，不得对发言者吹毛求疵。会议主持人应及时制止不礼貌言行或与会议无关的言行。 （5）会议总结 1)会议记录人应在三天内整理出“会议纪要”并送达会议召集人，并对会议纪要内容进行确认审核，视其必要性决定是否送达书面记录给各与会人员。 2)对会议遗留的问题及会议决定，当事人应按会议决定及时予以执行、处理，会议召集人、部门经理及分管副总等负责跟踪处理。 （6）会议室使用管理 1)各部门需要使用会议室的，须提前向人事行政部前台预约申请，使用部门联系人收到同意使用会议室预定的信息后，进行会议安排。 2)各部门联络人需通过行政助理或前台进行预约登记（大型会议提前两天，一般会议提前一天），若遇特殊情况可直接打电话进行预约，预约时应说明“需用会议室、使用日期、使用起止时间、投影仪要求、其他特殊要求、会议室使用联系人”等相关信息。前台将按照相关要求进行准备工作。（若需提供茶水服务的会议，人事行政部前台岗位将在会议期间每15分钟进行加水服务） 3)人事行政部前台岗位接到需使用会议室的相关信息后，需核实相应时间段是否存在会议冲突，核实后立即回复申请部门进行协调及准备工作，协助安排使用会议室。 4)双休日或节假日需使用会议室的须在工作日提前进行预约登记。 5)各部门在使用会议室时间上发生冲突时，由人事行政部进行统一协调。原则上内宾礼让外宾，外事接待工作优先使用；若事先预定的会议室与临时性重要会议所用发生冲突时，事先预定会议优先使用大会议室。临时性重要会议使用小会议室，视参会人员多少不同两者间可协调互换。