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第一节 会议流程管理 35 第三章 会展流程管理 学习目的 通过本章的学习,掌握会议和展览的主要操作流程,掌握会展安全管理。了 解会议策划、会议选址、会议营销等主要内容,了解展览评估指标的主要内容。 主要内容 ◆ 会议流程管理 会议策划 会议选址 会议营销 预算制定 会场手册 信息中心 指导委员会 会议总结与评估 客户回访 表彰会 ◆ 展览流程管理 项目的选定 寻求支持单位 寻求合作单位 制定项目实施计划 分解和实施项 目内容 展后跟踪、总结和评估 ◆ 会展安全管理 会展安全管理的内涵 会展安全管理的内容 36 第三章 会展流程管理 会展流程管理是指从时间角度对会展进行的分步管理,会展流程管理一般包括会展前、会展 中、会展后等三个阶段,并且各个阶段又有各个阶段的特点。了解会展业务流程及其各个阶段的 特点,可以更全面地建立对会展管理及其实务的认识。 本书主要讲会议和展览两个方面的流程管理,至于奖励旅游等其他内容,本书限于篇幅不作 介绍。但即使是上述两个方面内容,其管理内涵也有明显的差异,因为会议和展览存在着一定的 差异,具体表现在: (1)导向不同。展览会是市场导向,而会议是设施条件导向。有了展览市场,才有展览会, 展览馆就建在那里。而会议则不同,去一个城市办会,要看这个城市有没有好的会议中心,住房 够不够、租金多少、通信设备怎么样等等。 (2)选址的重复性程度不同。展览会选址的重复性强,而会议选址的重复性很小。许多展 览会每年都办一次,甚至两次,而且在同一地点,例如广交会。而那些大规模的国际性会议,每年 安排在不同的洲、不同的国家、不同的城市,在同一个城市再次举办的可能性很小。比如APEC 会议,2001 年在上海,下一次再到上海来举行,大概在30 年以后了。 (3)场地要求不同。展览会要求场地面积较大,使用时间也较长,再加上进馆、备馆的申请, 时间会更长。而会议的场地要求分散且使用时间比较短,进馆的时间也不长。 (4)参与人数不同。展览会参与人数较多,一般有上万人,会议人数比展览会要少得多,上 千人的会议就是大规模的。 由于上述差异,将会展的流程管理分成会议流程管理和展览流程管理,以下分别从这两个方 面进行阐述。 第一节 会议流程管理 会议有规模大小和时间长短之分。会议的规模可以从十人到万人不等,时间也可长可短,类 型也是各种各样,性质也是有所差别,但是会议流程却基本相似。一般的会议流程分成三个阶 段:会前准备阶段、会议实施阶段和评估总结阶段。 一、会前准备 会前准备即对会议的事前计划,它是为了达到会议目标而对各种工作任务所作出的系统安排。 会前计划一般包括以下内容:总体策划、会议选址、确定营销方案和项目预算。 (一)会议策划 要做好策划工作首先要有一个机构,这个机构就是策划委员会。 1. 策划委员会 大多数会议都需要一个策划委员会。策划委员会是一个对会议负有某些责任的团队,通常 由主办组织内部成员构成。对于小型会议,承办者可以与策划委员会一起合作。策划委员会工 作包括以下一些内容① : ① 资料来源:The Comprehensive Guide to Successful Conferences and Meetings by Leonard Nadler and Zeace Nadler. San Francisco: Jossay - Bass. Copyright  1987. Permission to reproduce hereby granted. 第一节 会议流程管理 37 (1)制定目标。策划委员会要有一个具体的目标并且要以文字形式落实在书面上,要明确 策划委员会与承办者之间的关系,明确策划委员会应向谁负责,明确策划委员会何时结束使命。 (2)确定人选。即确定策划委员会的成员的来源,是内部选取,还是外部指派? (3)具体运作。策划委员会要有预算,要对会场进行实地考察,其成员要定期聚会,要负责 设计评估,策划委员会的工作过程要被记录下来以备将来举办会议参考。 2. 策划方案 会议策划方案的内容主要包括: (1)谁(who)。谁被邀请?实际有多少人会出席?应该包括客户演讲人、搭档与组织机构。 (2)什么(what)。会议形式是什么(合作式、协会式还是政府类)?会议的形式可以影响预 算。 (3)何时(when)。有效的组织会议需要充分的时间,必须考虑到财政年度、节假日和其他 时间冲突等因素。 (4)何地(where)。即会议将在哪里举行。应先定一个大范围,然后缩小范围。当然,举办 地的交通运输是一个关键因素。 (5)为何(why)。会议需要有一个明确的目标,如讨论、发展、互通信息等。 (6)如何(how)。这是指具体的会议形式,如是否需要单间讨论室、展览空间、餐饮服务或 IT 设备等。一般说来,每次会议都有