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资质文件发放、管理标准操作规程 执 行 日 期： 年 月 日 编 号：SOP-QA-001-00 目的： 建立企业资质发放的标准工作程序，规范对相关资质文件的下发工作，保证产品购销业务的正常展开，规范企业资质、品种资质文件的提供、印刷、发放、管理的相关操作。 2.适用范围 本程序规定了相关企业或产品的资质文件下发工作的内容、方法和要求，明确了相关部门或人员的职责，适用于本企业质量管理部门对相关资质文件的发放、管理工作。 3.职责 资质需求人、质管部、质量负责人及其相关部门对本程序的实施负责。 流程图： 4.1 资质整理、排版、印刷流程 4.2 特殊情况申请流程 内容 5.1 资质普发情况： 5.1.1 新增供应商。 5.1.2 新增经营品种。 5.1.3 其他特殊情况根据申请审批结果进行普发。 5.1.4 资质专员收到新品资质后，应进行整理、排版，并反馈质量专员进行审核。确认无误后则进行印刷。 5.1.5 印刷后资质进行记录备案，并对相应事业部进行普发，进行记录备案。 5.2.1下发原则： 普发：质量管理部将新品资质按照省总数量进行下发。 5.2.1.1 企业资质（小葵花）每个省总下发5份。 5.2.1.2 OEM企业资质每个省总下发5份。 5.2.1.3 OEM产品资质每款产品每个省总下发5份。 5.2.1.4 产品样盒对有需要的商贸公司进行提供，产品样盒按照需要数量进行提供，每款产品样盒最多下发5份。（注：样盒规格为最小销售单位。） 5.2.1.5 如省总下属一级商贸公司数量超过5个，则下发资质按照实际一级商贸公司数量进行下发。 5.2.2 资质下发至大区负责人，再由各事业部自行下发至各省区。 5.3资质申请流程 5.3.1 资质申请：过期资质更换或提供说明性文件等。 5.3.1.1 事业部将资质申请单（需省总签字、部门经理盖章）交给质量部资质专员。 5.3.1.2 质量专员审核申请表。 5.3.1.3 如无问题则进行下发。 5.3.1.4 如有问题则对事业部进行反馈。 5.3.2 特殊资质申请：需鲜章资质（资质文件为彩印红章文件）、更换代理商、备案资质不足等。 5.3.2.1 由事业部递交申请表（需省总签字、部门经理盖章）。 5.3.2.2 由销售总监、总经理签批。 5.3.2.3 由是事业部提交审批，质量专员审批。 5.3.2.4 由资质专员进行记录备案下发。 5.3.3 申请份数 按照地区一级代理商的数量提供、每个一级经销商1-3本，同种资质每个自然月最多申请1次，总数不多于10本； 5.3.4 邮寄方式 邮局（如有特殊情况可以使用顺丰快递，费用由地区支付）； 5.3.5 邮寄地址 以申请单上所填地址为准。 5.3.6 在“备注”中标明商贸公司名称，如对资质有特殊要求请在“备注”中表明。 5.3.7 质量部不对二级代理商发放资质。 5.4 资质文件提供 5.4.1 对于符合要求的资质文件申请，质量管理部应在1个工作日内予以受理，并按照实际情况提供。 5.4.2 库存有成册资质文件时，3个工作日内予以提供； 5.4.3 库存无成册资质文件时，1个工作日内向地区做出解释，并进行印刷。 5.4.4 其他单项资质文件申请，2个工作日内予以提供。 5.5 资质加盖鲜章： 5.5.1 质量管理部根据地区资质需求情况，按要求对资质文件加盖公司公章原印章。 5.5.2 其时限为： 日均量≤20本（≈800页）3个工作日内提供，日均量＞20本7个工作日内提供。 5.5.3 加盖公司公章原印章的资质文件仅作为供应商、一级经销商备案使用，其他情况不予提供； 5.5.4 除备案情况外，均提供影印版资质文件。 5.5.5 加盖印章情况：1、部分到期资质更换时，进行加盖鲜章。2、事业部特殊需求时，进行加盖鲜章。 5.5.6 印章保存部门：行政部。 5.6 资质下发费用管理： 超出资质普发提供数量的资质，每本费用十元，由省总、商贸公司自行承担费用。 6 资质库房管理 6.1 定期清点资质库内剩余资质，根据资质下发情况，对剩余资质数量少于50-100本的资质文件，进行统计并进行资质印刷。 6.2 定期对资质库中资质进行审核，确定是否存有过期资质。 6.3 对过期的资质文件进行整理更新，统一进行销毁。 6.4 对资质库内资质建立资质库存帐。 7 工作汇报：对资质提供、印刷、发放、管理工作进行总结、存在问题汇总。并按周、月以报表形式进行汇报。 资 质 库 存 记 录 年 资质名称 页 数