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银行保险文书档案管理制度 太平人寿银行保险部 2001.11.20 * * (一)总则 为使银行保险部文书档案管理制度化，以增进文书处理的质量和效率，特制定本制度。 (二)范围 本制度所称文书档案管理，指总公司银行保险部及各二级机构银行保险系列与外界往来的文书，以及与公司内部各部门之间来往的文书，自收（发）文到归档全部过程之办理与控制。 (三)承办 总公司银行保险部各项文书的收发由下属业务发展部综合内勤统一办理，各分公司则分别由其下属业务发展室内务助理岗办理。 文书档案管理制度 (四)文书类别 工作通知书: 总公司银行保险部对各分支机构发布工作指示、要求或 通知时使用。 签报：分公司对总公司、下级对上级请示或报告时使用。 函：发布规章或临时性规定及对外单位行文时使用。 通报：就主管业务向特定对象宣布时使用。 工作联系单：公司内部各部门间业务联系时使用。 公司正式文件：以太平人寿保险有限公司名义行文的正式文件。 合同和协议文本：银行保险与银行等合作单位签定的合同及协议文本。 会议材料和会议纪要：银行保险主持或出席的各种会议材料及形成的会议纪要。 其他资料和业务数据：产品资料、培训资料；部门业务数据、各种报表等。 声像和图书资料：银行保险的业务书籍、参考资料、声像资料等。 文书档案管理制度 文书档案管理制度 （五）文书处理流程及归档 收文、传阅和归档 总公司银行保险部综合内勤或分公司银行保险内务助理在收到文件后，做好收文登记并粘贴好文件签批传阅单（格式附后）交部门经理批阅（当日内完成）。 批阅完毕根据批示内容进行处理,并按照批示时限进行文件的追踪，全部办理完毕后将文件归档。 传阅文件应等全部传阅人员在文件签批传阅单上签字后（收文后两日内完成）再将文件归档处理。 每年一月、七月对半年的归档文件整理装订成册并在封面上做好目录。 收到文件 收文登记 交经理批阅 归档 内部传阅 文件装订 文书档案管理制度 发文、追踪和归档 总公司银行保险部对分支机构发文统一由综合内勤办理 。分公司在收到总公司发文后应在当日内交部门负责人落实具体经办人员，经办人员必须在文件要求的日期内完成工作并将结果反馈至总公司。 分公司银行保险系列向总公司银行保险部发出的文件，统一由分公司内务助理岗办理。总公司综合内勤负责分公司来文的接收、请示、处理工作，并在文件要求的时限内完成处理意见的反馈。 发文编号 发文登记 领导批示 发出 追踪 意见反馈 整理归档 总、分公司所有发文必须由银行保险负责人（重大事件须由分管总经理）、经办人签字后方可发出，综合内勤（或内务助理）负责通知书的编号、发出和归档。 所有通知书或签报、通报和函按收到和发出分类，在每年的一、四、七、十月份对季度的收发文按编号装订成册并在封面上做好目录。 文书档案管理制度 文书档案管理制度 总公司收文------- 签报、通报、函 按照来文类别和来文单位（系统内和系统外）汇集，一个来文单位一年的文件立成一卷(也可根据实际情况将几个同类或相近的来文单位归为一个来文单位)，案卷封面上标明收文单位名称、年号及文件名称，如“总公司（2001）银行保险部分公司签报汇集”。 若签报在办理完毕后形成了新的工作通知书（如批复），则将这类收文与新的发文归在一起，立在发文汇集卷内。 分公司收文 ----- 工作通知书、通报、函 按来文类别，将系统内来文与系统外来文分开，以来文顺序号排列，将一年的来文立成一卷，案卷标题与发文汇集相同。如“xx分公司（2001）银行保险工作通知书收文汇集”。 收（发）文档的汇集管理 文书档案管理制度 总公司发文---- 工作通知书、通报、函 总公司银行保险部所有发文按对内（发往本系统以内）和对外（发往系统外其他单位）分类，每一季度做一次整理归档，理出目录，以一年度汇集成卷册，并按发文顺序号排列,案卷标题与发文汇集相同。 分公司发文 ----- 签报、通报、函 （见后页“签报”部分） 通报和函的发文汇集管理同签报。 签报 内部签报的处理及归档 经办人因特殊事件的处理，需签请经理核示时，以内部签报用纸缮写（内部签报格式附后）。签报经经理核示后，由经办人员交综合内勤（或内务助理）依示办理。 综合内勤（或内务助理）追踪签报的