采购管理制度(2017版).docxVIP

有限公司采购管理制度 第一条 目的 为了提高采购工作效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司生产 经营需求，进一步规范采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 第二条 适用范围 本制度适用于公司及控股子公司范围内，各类物资（原材料、辅助材料、备 品备件、固定资产、劳保用品、办公用品等）或劳务（技术、服务等）的采购。 第三条 采购申请 1、采购申请定义：是指某部门、生产单位、个人根据需要确定一种或多种物资 或劳务，并按照规定提报需求的过程。 2、采购申请提出要求：需求部门根据需要提出采购需求后要经过复核或审批， 确保需求的必要性和需求量的准确性。 3、采购量的确认：需求部门应会同仓储部门，共同确认产品库存量（考虑安全 库存）确定采购需求量（为避免库管人员对库存物资不熟悉或是同物异名等，导 致有库存而不必要采购，占用资金情况发生，需求部门与仓储部门对采购量共同 负责），填报采购申请单，采购申请单要详细填列。 4、采购申请单 采购申请单 年 月 日 申请部门 申请人 采购人 申请理由 品 名 规格 / 型号 用途 单位 需求量 库存量 采购量 时间要求 备注 1 仓 储 经理 第四条 采购受理 1、采购部门接到需求部门采购审批单后，根据部门分工及具体工作需要，由负 责人根据规定确定采取招标采购或询价采购； 2、招标采购的指定负责人，进行招标准备工作，协调成立招标领导小组，编制 招标文件，发布招标公告或招标邀请函，按照规定组建评标小组等工作； 3、询价采购的指派采购人员实施采购，直接将采购人员名称填写在采购申请单 采购执行人栏。 第五条 采购询价、比价（采购招标相关业务另行规定） 1、采购执行人，接到采购任务后，要及时收集采购信息，根据中标产品的执行 标准向相关的单位发出采购询价单并索要样品，产品检验报告等（采购询价单格 式见附件）。 2、采购询价对象数量要求： 采购询价不得少于 3 家。为避免收回的询价单少于 3 家影响采购效率，发出采购询价单原则上要多于 3 家。 3、比价 采购执行人对收到的采购询价单，要进行分析对比，并根据公司区域销售经理提 供的对询价单可能存在的异议部分（如：综合采购总体报价较低，但是个别报价 高于其他比价供货商报价）要及时进行沟通确认，并取得对方回传的扫描或传真 确认件方能生效。 采购执行人，根据寻比价情况，给出目标采购建议，报部门负责人审批后，报审 计部进行复核。 第六条 审计复核 2 1、为加强过程审计，避免或减少由于各种原因导致的采购支出增加，审计部对 寻比价结果，应采取适当措施进行复核。 2、审计人员的复核，包括但不限于原询价范围，并应当适当拓宽询价范围，以 便充分评价，寻比价的准确性、适当性。 3、审计部门对复核无异议的，签署复核意见后，返回采购执行人。由采购执行 人进行相应的采购审批。 4、审计复核有异议的及时反馈相关意见， 并根据复核结果提出相关的处理建议。 第七条 采购审批 1、采购执行人将经审计复核的采购建议，报总经理审批。 2、总经理应明确签署同意或不同意的意见。 第八条 合同拟定及审核 1、采购执行人根据审批结果，拟定合同草稿。 2、拟定的合同条款报法务审核，进行法律风险把关。并将审核结果一并反馈采 购执行人。 第九条 合同审批 经财务及法务审核后的合同，进行会签、盖章、存档。 第十条 采购入库 1、任何形式的采购物资都必须办理入库手续。采购执行人需凭采购入库单据办 理冲账及款项支付申请。 2、仓储人员依据采购合同或采购订单，与来货清单进行核对，核对相符的，清 点或称量来货数量，依据实际清点或称量结果办理入库手续，并在来货回执上签 字，对存在的差异及时通知采购人员进行处理。 3、特殊物资不能或不适合入库存放的（如：体积大，入库存放产生较大二次搬 3 运费用，使用现场具备存放条件，且不会造成流失的） ，也要办理入库手续，同 时办理出库手续，由保管责任人或领用人在出库单签字， 以明确保管和使用责任。 4、需要进行检验的物资，办理与入库手续，并及时通知检验部门进行检验，检 验合格后办理入库手续；对检验不合格的，检验部门要及时通知采购执行人，进 行处理，退货或折价接收，折价接收的需要履行审批手续。 5、严格禁止不经审批的让步接收。让步接收要确保所采购的物资能够使用，并 且不产生额外费用，增加额外成本，或是额外费用、成本能够得到补偿。 第十一条 采购付款 1、采购执行人需凭经批准的采购合同、采购订单申请支付采购预付款。 2、货物到达后采购执行人需凭采购入库单、合同及发票等，依据合同约定进行 款项支付申请。 3、采购原则上使用转账付款，除特殊采购外，尽量减少现金使用。 4、财务部门对采购付款申请，依据采购合同及检验报告进行审核，审核通过的 办理付款手续。并及时进行账务处理。 第十二条