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时间管理的应用 单元大纲 一、掌握时间管理法则 二、分析时间的使用情况 三、寻找时间管理的突破口 正文 一、掌握时间管理法则 1.时间管理的80/20法则 1897年，意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托研究意大利经济问题时发现，在意大利，80%的财富为20%的人所拥有，并且这种经济趋势存在普遍性。后来人们发现，在社会中有许多事情的发展，都有类似的规律，世界上有很多专家正在运用这一原理来研究、解释相关的课题。这已变成当今管理学界所熟知的“80/20原则”，即百分之八十的价值是来自百分之二十的因子，其余的百分之二十的价值则来自百分之八十的因子。 80/20法则在时间管理也开始运用，形成了“80/20原则”。通过分析，可以发现，在时间运用中，各种事务往往存在着“重要的少数与琐碎的多数”的数量分布，因此，80/20法则对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。 2.ABC时间管理法则 ABC管理法又称帕累托分析法或巴雷托分析法等，它是根据事物在技术或经济方面的主要特征，进行分类排队，分清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分析方法。1963年，现代管理学之父彼得·德鲁克将这一方法推广到全部社会现象，使ABC管理法成为一种普遍应用的管理方法。 美国企业管理顾问艾伦·莱金将ABC管理法用于时间管理上，形成了ABC时间管理法则。ABC时间管理法则的核心是抓住主要问题解决主要矛盾，保证重点工作，兼顾全面，有效利用时间，提高工作效率。 ABC时间管理法则在应用中，首先是将各种事项按轻重缓急分为：A（重要）、B（次要）、C（一般）三类，依此进行有效的管理。 分类 比例 特征 管理重点 时间分配 A 重要 占总工作量20～30％， 每天1～3件 1.最重要 2.最迫切 3.后果影响大 重点管理 1.必须做好 2.现在就做 3.亲自去做 占总时间的60～80％ B 次要 占总工作量30～40％， 每天5件以内 1.重要 2.一般迫切 3.后果影响不大 一般管理 最好亲自做， 也可授权 占总时间的 20～40％ C 一般 占总工作量40％～50％ 1.无关紧要 2.不迫切 3.后果影响小 不必管理 授权 占总时间的 0% 3.PCPA时间管理法则 PCPA时间管理法则基于目标，即在确定目标的基础上合理安排时间，以达到时间管理的目的。P—Purpose（目的），要求在安排各项事项的时间前，首先要明确目标，以此确立优先顺序；C—Cancel（删除），在安排各项事项时，围绕自己必须实现的目标，将与目标无关或与个人实现目标不必要和不合适的事项在时间安排中删除；P—Plan（计划），围绕目标，做好每天、每周时间的使用计划；A—Arrange（安排），合理安排和利用个人时间。 二、分析时间的使用情况 时间管理本意就要求对时间进行管理，通过合理安排时间，能使每分钟都得到最大的收益。因此，时间管理可以从分析自己的时间开始，在对已经做的事情进行分析比较，以实现对时间管理的目的。 下表为某单位办公室职员一周事项的归纳列表。 序 时间 上午 下午 晚上 1 5月4日 星期一 1、室务会议；8：30-10：00 2、写添置设备的申请报告；13：00-14：30（未完成） 3、处理单位一起突发交通事故；14：30-17：00 4、游泳19：00-20：00 2 5月5日 星期二 1、业务学习；8：30-11：00 2、去交通队处理交通事故；13：00- 15：00 3、与主任谈话；16：00-17：00 4、同学聚会18：00-20：00 5、游泳；20：30-21：30 3 5月6日 星期三 1、接待捷成公司业务经理；9：00-10：00 2、修单位汽车； 10：00-12：00 3、消防局会议；13：30-16：30 4、游泳；19：00-2：00 4 5月7日 星期四 1、去浦东机场接美国回来的领导；8：00-12：00 2、去捷成公司参观；13：00-16：00 3、游泳；19：00-20：00 5 5月8日 星期五 1、单位消防工作会议；8：30-10：30 2、与主任外出办事；13：00-16：00 3太太30岁生日宴；18：00-20：30； 4、游泳；21：00-22：00 6 5月9日 星期六 1、MPA课程；8：30-11：30 MPA课程；13：00-16：00 7 5月10日 星期日 送孩子补习；13：00-16：00 对上述一周的主要事项进行分析，可以从事项与时间两个方面作基本的分析。 1.事项分析 事项分析的目的是要了解这一时间段做的主要事情基本情况，进行归类。 序