办公用品的采购与发放管理制度.docVIP

办公用品的采购与发放管理制度 1． 目 的 为了合理控制公司行政管理费用，节约开支，保证工作需要，特制定本制度。 2． 适用范围 本制度适用于本公司所有办公用品（包括易耗品、促销礼品）及印制品（如包装袋、 广告画册、名片等）的采购。 3． 主管部门及职责 行政人事部是办公用品采购与管理的职能部门，负责各部门办公用品的计划、采购、 发放及控制等管理工作。 4． 内 容 4.1 计划与审批流程 4.1.1行政人事部文员在每月25~30日间，根据办公用品库存量情况以及消耗水平，将各部门及门店所需办公用品的种类、规格、数量或控制指标统计、汇总，形成《采购计划申请表》，递交上级领导审核批准后方可实施采购。计划必须保证做到办公用品品种齐全、库存合理、价格适当。 4.1.2各部门临时提出的办公用品需求或新店开业所需的办公用品也必须形成书面申请， 提交上级领导批准。如遇紧急采购项目可先电话请示同意后，在购置后补办手续。 4.1.3 批准权限：《采购计划申请书》采购总额小于1000元时，由行政人事经理审核批准。采购总额大于1000（含1000元）元时，还需要递交总经理批准后方可采购。 4.2 采购流程 4.2.1 办公用品采购均实行定点采购，由行政人事部进行充分考察市场行情，选定具有供货实力的供应商（文具店、超市等）根据我司的采购明细提供报价，不少于三家，采用综合性价比比较法，筛选出供应商，将质优价廉的供应商报价提交上级领导审核，将经核准的供应商建档，列入合格供方名录，然后与供应商签定《办公用品采购合同》，并将报价清单同时抄送财务中心存档，供结算时备查。采购量较小时也可直接到选定的供应商处购买，必须开据正规发票，然后到依据财务报销制度进行报销。 4.2.2定点供应商原则上不予改变。供方名录原则上半年考评一次，就供货价格、供货质量、供货时间、服务态度、服务质量等方面进行考评，对考评不合格者及时淘汰出供方名录，并补充新的供应商，保证不少于三家可供选择的合格供方。 4.2.3单价金额超过500元的采购，须有财务部指定人员参与。在时间许可的前提下，采购人员也必须货比三家，尽量降低采购成本。采购完毕应记录供方的名称、地址或联系方式，以便下次采购时节约时间、提高效率。 4.2.4采购时间确认：原则月底(25至30日)开始计划申请，次月5日前实施采购。 4.2.5现场采购或临时采购需要款项时，行政人事文员可到财务预支采购费用。 4.2.6采购时如个别商品不能提供正式发票，采购人员必须事先报请行政人事经理核准，如行政人事经理难以核准又确定需要采购时，可由行政人事经理报请总经理核准。未经核准的采购项目一律不准报销入账 4.3 入库及保管流程 4.3.1办公用品采购到位后，由行政人事文员办理入库手续。 4.3.2所采购物品必须一一登记造册，如：名称、规格型号、数量、价格及用途等。 4.3.3保管员必须清楚地掌握办公用品库存情况，并经常整理与清洁，必要时要实行防虫、 防霉等保全措施。 4.3.4办公用品应定期盘点，原则上每月盘点一次，必要时由财务部指定人员参与盘点。 盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，无缘无故丢失或损坏者，其损 失由保管员承担。 4.3.5印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行 加减，计算出余量。如果消耗品用完，管理员须做好记录并报告行政人事经理商 讨是否采购补充。 4.3.6保管员应对各部门所领用的办公用品使用情况进行调查。对每月领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计及分析，为下月采购提供依据。 4．4 发放与控制流程 4.4.1 提出申购的部门可到行政人事文员处办理领用手续，在领用记录上签字确认。 4.4.2办公用品领用之后，使用人员应尽量节约，严禁浪费或假公济私。行政人事部不定 期抽查办公用品的领用情况，发现问题要及时指出，并采取控制措施，对于超过指 标的部门或个人可以拒绝采购或发放，或者采取代购方式，采购金额由个人承担。 4.4.3对于计算器、钉书机、水笔、墨盒等物品，采取以旧换新的惯例，禁止无限制发放 领用。 4.5 费用报销流程 4.5.1采购完毕，依据财务要求，行政人事文员将核准的计划采购申请书、入库验收单， 有效发票、供货明细单等整理粘贴，交行政人事经理审核。 4.5.2行政人事经理审核无误后签字确认，如报销金额少于1000元则直接递交财务部处 理，如报销金额大于或等于1000元，则须递交总经理审核确认。 4.5.3 对于审核确认的报销单财务部按规定处理，有预支费用的，及时为行政人事文员 冲销预支款项。 4.5.4财务部须妥善保管办公用品采购单据，保管时限为二年。 5． 检查与考核 5.1 办公用品计划必须切合实际，并严格控制在预算范围内，超出预