费用报销管理制度(DOC).docVIP

投资控股集团公司 费用报销管理制度 发文单位 财务管理部 发文日期 2016-05-01 文件编号 制度字【2016】 号 受文单位 财务管理部 抄送单位 集团各部门、各分、子公司 生效日期 2016-05-01 版 本 A 页 数 5页 保密性 ■一般 □机密 □绝密 时效性 ■一般 □紧急 □特急 编写 审核 批准 费用报销管理制度 目的 1.1为规范公司费用审批流程和权限，合理规划公司费用支出，杜绝费用报销乱报、虚报现象，规避公司资金运营风险，特制订本制度。 适用范围 本制度全面适用于集团所有各部门及其下属的全资子分公司、控股子公司 管理职责 3.1 集团各部门、各子分公司及分支机构负责按本规范执行。 3.2 财务管理部负责本规范执行情况的监督、控制和检查。 费用报销单据的分类 4.1 《费用报销单》——适用于公司各项经济业务发生的费用报销的凭证。 4.2 《费用报销明细表》：适用于多项经济业务发生的凭证，《费用报销单》的附件，详细记录各项经济业务发生费用的明细表。 4.3 《报销单据粘贴单》：适用于粘贴各项经济业务产生费用的原始单据。粘贴原始单据的方法：按《费用报销明细清单》从左到右到费用项目，按照经济业务发生的时间顺序粘贴。 单据的填写要求 5.1 单据书写要求：各种单据必须使用黑色签字笔或钢笔填写，否则一律不得报销，字迹必须清晰、不得涂改。 5.2 填写内容要求：填写报销单事项的相关内容，不得少填、漏填，内容摘要必须具备时间、地点、人物、 事件等要素；报销金额严格控制在预算费用或报销标准范围内。 5.3 数字大写: 零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。 5.4 各公司经济业务往来需要开发票报销时，所开的发票抬头必须是各公司的公司全称。 6. 附单要求 6.1. 各项报销时必须附上完整、有效的原始凭证（如发票、收据及其他各种单据，原则上报销需提供正式发票），否则财务管理部有权拒收报销单据。 6.1.1 定额发票: 须盖有填制单位的公章方为有效发票，财务管理部才能予以报销。 6.1.2 非定额发票：须盖有填制单位发票章，发票抬头必须为集团或下属公司全称，可向上游厂申请费用的单位填制为上游厂方公司的单位全称。 6.1.3 所有发票必须到国税网或地税网进行查验，发现假票一律不得报销。 6.1.4 不同类型的发票顺序要一致，如住宿费的和住宿费用发票必须按顺序粘贴一起。《例：粘贴顺序第一张为餐票第二张为住宿票第三张又是餐票为粘贴不合格》。 6.1.5 收据与发票需要分开填写报销。如3月5日住宿为收据单据需单独填写报销单据。 3月6日有发票的可填写到一张报销单据上。 6.1.6 车辆维修有发票且有维修清单和维修申请单必须在一张单上粘贴到一起。 6.1.7 所有的住宿发票需提供住宿明细清单，出差随行人数及住宿天数，某某城市到某城市。 6.1.8 所有报销出差交通费用，交通明细需在《个人费用报销明细清单》填明起始地点、票据类型及票据金额,方便核对及统计。 6.1.9 督办餐费及部门聚餐餐费，需写明具体参加人数，按照50元/人金额实报实销。 6.2 经济业务所发生的费用对方不能提供正式发票时，报销时用其他正式票据代替的，要求必须提供盖有填制单位公章的收据，但该笔费用由受益人承担10%的税费。业务招待餐费、高铁车票及飞机票报销必须有正规发票，否则报销人承担10%的税费。 6.3 附单粘贴面大小必须与报销单据一致（不得使用钉书钉及大头针等金属材料固定），页面必须平整， 不得凹凸不平。 6.4 所有小写金额前面必须增加￥符号，大写金额前面需 eq \o\ac(○,X). 6.5 当业务事项或金额超出公司各项管理标准的，或者各项管理标准未涉及的，应提供详细书面报告。 6.6 财务管理部在审核过程中发现不符合公司制度、虚假单据、不合法及超标的现象时，需告知该部门助理，由部门助理收到反馈信息及时与当事人沟通。 7. 时间期限要求 7.1 当月发生的费用在次月规定时间结算完毕，跨月不允许报销。 7.1.1 报告类行政开支：关于行政部提交的宾馆住宿、员工餐费、水电费、办公用品申请等报告，实行每月一报，在当月12号前提交，17号财务管理部审核完毕。 7.1.2 员工车辆保险理赔款的确认，由财务部出纳在每周五下班前将本周内收到员工车辆保险理赔款的明细发至车辆管理科科长武俊，次周周一下班前行政管理部车辆科根据财务提供款项负责将返回员工或冲销借支的凭证统一交到财务管理部审核。 7.1.3 集团车辆油卡与粤通卡,由武俊负责收集车辆使用责任人及费用的明细,在次月3日前提交到财务管理部进行费用分摊。集团固定电话及网络费用,由 IT人员在当月15日提供使用部门及费