档案管理办法3.docVIP

档案管理办法 （HBQY－ZH－02） 1 目的 为加强档案资料管理，进一步完善档案工作，逐步实现档案管理的规范化、制度化、现代化，更好地为单位发展服务，结合本单位工作实际,特制定本管理办法。 2 适用范围 适用于单位在各种活动中形成的全部档案资料，其中以基建工程和经营管理档案为主体，包括：单位设立、组织机构、财务管理、计划统计、科学技术和党、政、工、团等方面的档案。单位办公室设档案室对单位的档案资料由专人实行统一管理。 3 职责 管理处档案室负责全处的档案整理工作，并负责对各收费站、路政大队、养护中心、信息分中心的档案工作进行指导、检查和监督。 4 管理规定 4.1档案资料的收集 管理处及各基层单位的办公室应指派专人负责各单位的档案材料的搜集、整理、归档工作。 4.1.1 单位各部门、各收费站要确立一名专职档案员，负责本部门、站区。 4.1.2 单位各部门形成的档案资料在未移交以前，由所在部门负责保管。 4.2 档案立卷标准： 4.2.1 文件齐全完整。 4.2.2 分类准确、组卷合理、卷内文件排列科学。 4.2.3 卷内目录填写清楚。 4.2.4 去针，对材料较厚的文件延用原来三孔一线的装订方式，对其它文件，可采用缝纫机、浆糊、热封胶、钉书钉、不锈钢夹等，提倡线装。 4.2.5 保管期限划分准确。归档文件的保管期限分“永久”、“长期”、“短期”三种。归档文件要按保管期限表规定，正确确定保管期限，标明归档文件的机密等级。（注：“长期”存50年，“短期”存15年） 4.2.6 标题简明确切，用碳素墨水填写，不得超过五十字。 4.2.7 立卷人盖章。 4.2.8 所装订文件，大于规格的在不损坏文字前提下切齐或折齐；小于规格或装订线一边有文字的要另纸加宽。 4.2.9 对不耐久字迹（如圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水）要重新抄写并与原件一并立卷。 4.3 不归档文件范围 4.3.1 本机关的重份文件。 4.3.2 无查考利用价值的事务性、临时性文件。 4.3.3 未经签发的文件草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。 4.3.4 无特殊保存价值的信件，一般性表态询问，一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信。 4.3.5 机关内互相抄送的文件材料。 4.3.6 本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。 4.3.7 无参考目的从各方面搜集的文件材料。 4.3.8 参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。 4.3.9 下级机关送来的不应抄报或不必备案的文件材料。 4.3.10 上级机关任免奖惩非本机关工作人员的文件材料。 4.3.11 越级和非隶属机关抄送的一般的，不需要办理的文件材料。 4.3.12 外机关送来的征求意见的文件未定稿。 4.4 档案移交 4.4.1 各部门、单位要按照本规定，对当年形成的文书文件档案进行整理，符合档案以上立卷标准（4.2.4～4.2.7除外）后交档案室统一立卷、装订。财务科的财务档案由财务科统一整理、装订、编目后，直接移交档案室保管。 4.4.2 本年度的文书档案，要求在次年六月三十日前向档案室移交完毕。 4.4.3 文书档案移交前应备好档案资料移交清册，经档案室检查确认合格后方可移交。 4.4.4 4.4.5 如因案卷未及时移交档案室，影响案卷质量年检时，责任由相关部门承担。 4.5 档案的保管 4.5.1 4.5.2 设置档案库房、档案装具及其它必要设施，严格档案库房管理，防止失密、泄密事件发生。 4.5.3 加强档案的科学管理，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化。归档文件材料分类清楚，组卷合理，以利于调阅、存放和档案的安全，防止和减少档案的损毁。 4.5.4 卷内文件应排序列题，对破损的文件材料及时裱糊，对卷内文件编定页号，去除金属装订物，最大限度的延长档案的保管寿命。 4.5.5 档案管理人员调动时，必须在离职前，将其所保管的档案数量及现状交代清楚，并办理交接手续。 4.6 档案库房管理 4.6.1 档案柜的摆放力求整齐，并进行统一编号。 4.6.2 入柜档案井然有序，并备有档案存放地点索引，以便掌握存放情况，以满足迅速调阅的需要。 4.6.3 定期进行检查核实，如发现档案与目录不符或毁坏，应及时查明原因，采取补救措施，如人为造成，视情节轻重，追究责任。 4.6.4 加强安全和保密。非本室人员未经许可不得随便进入库房。工作人员工作完毕后，应对门窗、电源、消防器材等进行全面认真的检查。 4.6.5 做好库房的防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防阳光等防护工作，保持库房的清洁卫生。 4.6.6 档案工作人员