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档案室规章管理制度 第一章 总则 一、目的 1、为加强本公司档案工作 , 充分发挥档案作用 , 全面提高档案管 理水平 , 有效地保护及利用档案 , 为公司发展服务 , 特制定本制度。 2 、公司档案 , 是指公司过去和现在的企业各级部门及员工从事生 产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存 价值的各种文字、图标、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、 声象、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 ( 公文上 的各种附件一律不准抽存 ) 。结案后及时归档。工作变动或因故离职 时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚 , 不得擅自带走或销毁。 4 、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办 统一管理。 第二章 档案归档 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理 , 交总经理审阅 后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的 , 在工作中形成的文件材料 , 由主办部门或人员收集 , 交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料 , 包括会议的通知、报告、决议、总结、典型 发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、 7、工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造假、 工程管理（变更、进度控制、质量空 hi ）、工程验收、工程报批资 料等。 8、合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托 合同、设计合同、其他合同。 9、设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、 工程部设备、 QC部设备等。 10、员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告 等。 11、供应商档案 四、归档时间 1、各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公 章的文件复印件须于文件产生的 24 小时 （一个工作日）内到档案 室办理归档手续。 2、设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规 程随时产生随时归档。 3、员工培训类资料按月归档，于每月 25 日之后至次月 5 日 之前到档案室办理归档手续。 4、计量类资料按半年归档，于每年 5 月 25 日之后 6 月 5 日 之前、 11 月 25 日之后 12 月 5 日之前到档案室办理归档手续。 5、供应商档案按每年度归档，于每年 1 月 25 日之后 2 月 5 日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续。 6、记录文件， 辅助记录半年归档一次， 其他记录文件每年归 档一次。 7、批记录文件按月归档，于每月 25 日之后次月 5 日之前到 档案室办理归档手续。 8、未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责 任，并根据情节轻重予以相应处理。 五、归档份数 1、原件全部归档，并注明份数、出处。 2 、使用