电脑文件的6S管理.ppt

＠平凡不美 要素之一：文件存放路径 硬 盘 —— 一棵树 分 区 —— 大的枝桠 文件夹 —— 分枝， 内嵌文件夹 —— 小枝桠 文 件 —— 树叶， 同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间 某一个文件所在的地方：分区\文件夹\子文件夹\文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。 ＠平凡不美 要素之二：文件保存属性 存档 只读 隐藏 能看的！ 能改的！ 只能看！ 不能改！ 防修改！ 一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除 文件类型 格式 格式特征 纯文本文件 TXT格式 格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少。 XML格式 遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换。 版式文件 PDF格式 遵循ISO/DIS 19005《文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。 CEB格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。 SEP格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式1 文件类型 格式 格式特征 格式化文本文件 RTF格式 格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。 WPS格式 支持数字签名、可向其他文本格式转换。 图像文件 TIFF格式 支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。 JPEG格式 遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 GIF格式 支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 PNG格式 支持无损压缩、格式透明、易于转换。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式2 文件类型 格式 格式特征 音频文件 WAV格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换 MP3格式 遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。 WMA格式 内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。 视频文件 AVI格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。 MOV格式 格式紧凑、易于转换。 MPEG格式 遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式3 如何去做 怎样改进 为什么做 ＠平凡不美 电脑文件的“5S”管理 整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke) ＠平凡不美 整理 Seiri 1S 盘符 固定化 整理 三要点 结构 科学化 存放 目视化 目标： 把需要的文件以定位、定量 以便用最快的速度取得所需。 ＠平凡不美 整理 Seiri——盘符固定化 1S C:D:E:F:四个盘符标准规划为： 操作系统盘 应用软件盘 工作文件盘 私人文件盘 本地磁盘(C:) 本地磁盘(D:) 本地磁盘(F:) 本地磁盘(E:) 计算机 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 ＠平凡不美 整理 Seiri——结构科学化 1S 适合的文件夹 (科学地分类) 适中的层级数 (结构的深度) 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 工具软件 精选PPT 参考文件 项目文件 常用软件 控制文件夹 与文件的数目 50-100个 项目管理 01-MyFiles-RS 02-MyFiles-YW 提交文件 …… 03-MyFiles-LA 10-MyFiles-BB 调研文件 工作安排 终端支持 会议管理 人事管理 财务管理 商品管理 培训管理 …… ＠平凡不美 整理 Seiri——存放目视化 1S 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是： 文件夹名＝ 2位数字 +“-”+ 文件夹名” 如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”……。 文件名 ＝ 2位数字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演讲比赛”、“02 –培训课件”……。 这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。 一般命名的方法，还会