AMA-有效的时间管理.ppt

文档归类 马上做 准备做 待归档文件 待阅读资料 转交资料 资料不足的文件 其他 今天必须完成的事项 这星期必须完成的事项 需要归档的文件 需要阅读的资料，但不是马上要读的，如杂志报纸，会议报告 需要口头解释的转交资料 尚在等待其他后补文件的代办事项 您可以加上任何档案以适合您的工作形态 名人名言 专注是提高个人工作效能的关键。高效的经理人坚持要事第一，而且每次只做一件事。 ——彼得 德鲁克 有效的时间管理 时间管理的基本认识 管理者的时间管理 时间小偷及改善措施 目录 1 2 3 4 ? 时间管理的基本认识 时间管理的基本认识 时间无法蓄积,没有利息 时间无法暂停,无法快进 时间无法取代,无法再生 时间管理的基本认识 ?时间管理 = 自我管理 = 管理工作的优先缓急 ?有效的时间管理 = 把重要的事情先做 (Putting First Things First) 时间管理的基本认识 管理者的时间管理 时间小偷及改善措施 目录 1 2 3 ? 经理人的时间管理 做对的事情 把事情做对 Do the right things Do things right 效果 效率 Effectiveness Efficiency 效能：把对的事情最对 Do the right things right 经理人的时间管理四步法 明确自己的角色与目标 选择重要的事，排定优先顺序 计划和安排日程 避免干扰，逃离时间的陷阱 设定目标的重要 设定目标 平衡目标 生活平衡 学习/精神 身体/健康 家庭/社交 工作/成就 时间管理矩阵 必要性象限 领导力象限 欺骗象限 浪费象限 甚么是重要？ 甚么是紧急? 关注不同象限的可能结果 时间管理的矩阵 我们的时间都花在哪一类事情上？？？ 危机 紧迫的问题 已到期的项目 某些会议 准备事项 预防措施 计划 关系建立 充电/休闲 授权 不预期的打扰，如电话 某些信件、某些报告 某些会议 某些触手可及的事情 你喜欢做的事情 某些急迫的事 忙碌杂事 垃圾信件 某些电话 一些会浪费时间的事 愉快的活动 紧急 不紧急 重要 不重要 高表现企业的时间分配 20-25% 25-30% 65-80% 15% 15% 50-60% 1% 2-3% 紧急 不紧急 重要 不重要 黑数字：一般常见的时间分配 红数字：高表现企业 排定优先顺序的方法 依照目标来作取舍及决定优先顺序 以三个问题来过滤不重要和浪费时间的活动 1、如果这事完全不做，会怎么样？ 2、在我的待办事项中，有哪些事由他人来做也会一样好？（委派） 3、我是否在浪费他人的时间，没有创造效益和结果？ 分辨重要性与紧急性，以四个象限做分类，选择重要且不紧急的事（第二象限） 80/20定律：80%的绩效，是由20%的工作造成的 传统日程安排 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 第二象限日程安排 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 管理者的时间资源分配 专业技术 操作性工作 Doing Managing 管理层级 高 低 计划 组织 领导 控制 时间管理的基本认识 管理者的时间管理 时间小偷及改善措施 目录 1 2 3 4 ? 明明我已经做了时间管理的步骤，为什么我的时间还是不足够?? 逃脱时间的陷阱 1、计划欠妥 7、欠缺自律 13、用人不当、 2、贪求过多 8、无力拒绝 14、社交闲谈 3、不速之客 9、做事拖延 15、环境无序 4、条理不清 10、无效会议 16、沟通不良 5、事必躬亲 11、文件混杂 17、进度失控 6、电话干扰 12、工作搁置 18、应付危机 学会拒绝 拒绝的是事，而非他本人 耐心听完对方的要求，了解内涵 不能决定时，说明需要考虑及所需时间 拒绝要坚决，并说明拒绝的理由 显示你对对方的理解，略致歉意 如可能提出替代方式 不要让第三方出面替你拒绝 过滤人事物，勇敢而坚定