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电子文件归档与管理规范 GB/T18894-2002 1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保 管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本 标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其 随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标 准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新 版本适用于本标准。 DMT18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3 ．1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机 等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3 ．2 归档电子文件 archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1 ） 3 ．3 背景信息context 指描述生成电子文件（3.1 ）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文 关系以及对其生产影响的历史环境等信息。 3 ．4 元数据metadata 指描述电子文件（3.1 ）数据属性的数据，包括文件的格式我、编排结构、硬件和软件 环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3 ．5 逻辑归档logical fing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1 ）的管理 权限向档案部门移交的过程。 3 ．6 物理归档physical filing 指电子文件（3.1 ）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3 ．7 真实性 authenticity 指对电子文件（3.1 ）的内容、结构和背景信息（3.3 ）进行鉴定后，确认其与形成时的 原始状况一致。 3 ．8 完整性 integrity 指电子文件（3.1 ）的内容、结构、背景信息（3.3 ）和元数据（3.4 ）等无缺损。 3 ．9 有效性 utility 指电子文件（3.1 ）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统 的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10 捕获 capture 指对电子文件（3.1 ）进行实时收集和存储的方法与过程。 3 ．11 迁移 migration 指将源系统中的电子文件（3.1 ）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4 总则 4 ．1 电子文件自形成时应有严格的管理制度，和技术措施，确保其真实性、完整性和 有效性。 4 ．2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证 管理工作的连续性。 4 ．3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、 格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。 4 ．4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说 明及描述上保持一致。 4 ．5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制 成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。 4 ．6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律 效力的非电子签章。 5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证 5 ．1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间 断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。 5 ．1．1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者 等）。 5 ．1．2 登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。 5 ．1．3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。 5 ．1．4 登记电子文件