公关与礼仪修养教学课件作者薛春潮第6章.pptVIP

6.9商务文书 (2)语言要流畅电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。 (3)内容要简洁电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。 2.电子邮件应当避免滥用 在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。 有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。 下一页 返回 上一页 6.9商务文书 3.电子邮件应当注意编码 编码的问题是，是每一位电子邮件的使用者均应予以注意的大事。由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾省、港澳地区，以及世界上其他国家里的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区里的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的天书。 因此，商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。 下一页 返回 上一页 6.9商务文书 4.电子邮件应当慎选功能 现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。 这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。 下一页 返回 上一页 6.9商务文书 6.9.2请帖和邀请书 1.请帖或邀请信的写法 请帖的格式较固定，没有信头、称呼和结尾套语，甚至没有签名。可在印好的贴子上用手填写或打字。如要求被邀请人回复，则应在请帖上注明“请答复”。 邀请信一般较简短，但要写得热情，并把有关邀请事项(如邀请对象、活动时间、地点)交待清楚，以免出差错。主要内容如下:向被邀请人表示一下简短的问候;请对方出席什么活动及邀请原因;活动的具体安排;如有必要，请对方确认能否参加。 下一页 返回 上一页 6.9商务文书 2.接受和拒绝邀请信 受邀请而及时答复，是起码的礼节。复信要写得热情、诚恳、简洁。对正式邀请，通常用第三人称答复，不用签名，文字简短;对非正式邀请，作书面答复时，通常用第一人称，要签名，而且要有一个较大段落，或分成几小段。 而婉拒邀请的书信则要求写得简洁明了而婉转，不给人被拒绝的感觉。对于正式邀请的谢绝，一般用第三人称写，或由秘书代写，不必签字;对于非正式邀请的谢绝，一般由第一人称写，并要签名。其内容包括: 首先感谢对方盛情邀请，并对不能应邀赴约表示遗憾;再简单陈述不能应邀的理由;最后表示相信今后一定会有机会见面，或向邀请人致以问候。 下一页 返回 上一页 6.9商务文书 6.9.3感谢信和介绍信 在应邀赴宴、收到礼品或得到帮助之后，出于惯例和礼貌，应及时给对方写一封感谢信。 感谢信不必过长，或说得过分，否则会使人觉得言不由衷，但也不能太简单，否则使人觉得缺乏诚意。当你对对方不甚满意时，出于礼貌，还是要写信感谢，使对方不至于太难堪。 商务介绍信是写信人因公把自己的同事或业务关系介绍给某单位或个人。这类介绍信，语言、格式较规范严谨，篇幅不要长。一般有以下内容:简单介绍一下被介绍人身份、情况;说明事由，并要求对方给予被介绍人某种帮助，可附带询问工作近况或问候一下对方。 下一页 返回 上一页 6.9商务文书 6.9.4商务传真 在商务交往中，经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式，已难于满足这一方面的要求。在此背景之下，传真便应运而生，并且迅速走红于商界。 传真，又叫做传真电报。它是利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯联络的方式。 下一页 返回 上一页 6.9商务文书 1.必须合法使用 国家规定:任何单位或个人在使用自备的传真设备时，均须严格按照电信部门的有关要求，认真履行必要的使用的手续，否则即为非法之举。具体而言，安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续，不准私自安装、使用传真设备。 2.