第2讲 采购业务.pptVIP

1.关键控制点： 票据、单证与合同审核； 预付账款和定金管理； 会计系统控制：会计记录、采购记录与仓储记录核对一致；往来款项函证； 退货管理。 2.付款作业： （1）控制目标： 及时组织资金，严格审查付款手续，降低付款风险。 按照企业内部会计制度，真实、准确、完整地核算采购物资价值及相关债务债权。核算记账符合国家、企业财务管理制度和规定。 （2）付款作业的组织和岗位控制： 应付账款控制与付款控制涉及到供应商、采购部门、验收部门、仓储部门、财会部门等组织。在这些组织中，付款人员岗位与应付账款记录人员岗位必须相分离，而他们各自必须与采购人员岗位、验收人员岗位、仓储人员岗位、核算人员岗位相分离。 十三、付款： （3）付款作业的流程控制： 企业应对付款的流程进行严格控制，保证付款业务应按照规定的流程进行。 具体地说，企业付款的流程包括应付账款的审核和记录、债权人请款、负责人审批、财会部门主管审核、会计记录、与供应商对账、出纳付款等环节。 企业应根据各自特点安排适合企业经营管理特色的合理有效的流程，并控制该流程的有效实施。 3、要着力关注以下方面： 第一、 完善付款流程： 企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。 十三、付款： 第二、发票审查： 严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。 第三、选择付款方式： 根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。 第四、追踪预付款： 加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。 十三、付款： “定金”与“订金”的区别 “定金”指为保证合同的履行，消费者预先向家具销售者（卖方）交纳一定数额的钱款。合同上是 “ 定金 ” 的，依据《合同法》相关规定，一方违约时，双方有约定的按照约定执行；如果无约定，家具销售者违约时，“定金”双倍返还；消费者违约时，“定金”不返还。“定金”的总额不得超过合同标的的 20% 。 而对“订金”，目前法律上没有明确规定，一般可视为“预付款”。“订金”的效力取决于双方当事人的约定。双方当事人如果没有约定，“订金”的性质主要是预付款，家具销售者违约时，应无条件退款；消费者违约时，可以与家具销售者协商解决并要求经营者退款。如果双方当事人另有约定，则按照约定执行。 定金与订金的区别，主要表现在：一、交付定金的协议是从合同，依约定应交付定金而未交付的，不构成对主合同的违反；而交付订金的协议是主合同的一部分，依约定应交付订金而未交付的，即构成对主合同的违反。二、交付和收受订金的当事人一方不履行合同债务时，不发生丧失或者双倍返还预付款的后果，订金仅可作损害赔偿金。三、定金的数额在法律规定上有一定限制，例如《担保法》就规定定金数额不超过主合同标的额的20％；而订金的数额依当事人之间自由约定，法律一般不作限制。四、定金具有担保性质，而订金只是单方行为，不具有担保性质。 十四、会计控制： 第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。 第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。 十五、采购业务的后评估： 第十五条 企业应当结合实际情况，…………，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，…………确保物资采购满足企业生产经营需要。 由于采购业务对企业生存与发展具有重要影响，《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》强调企业应当建立采购业务后评估制度。就此，企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析，及时发现采购业务薄弱环节，优化采购流程，同时，将物资需求计划管理、