接待工作细则.doc

PAGE PAGE 1 接待工作细则 第一章 组织分工 第一条 办公室作为全公司接待工作职能管理部门，负责制定接待工作制度，指导和协调各部门的接待工作。 一类接待由办公室牵头负责，相关部门配合组织实施。 二类接待由对口部门协同办公室一并完成，相关部门配合组织实施。 三类接待由对口部门负责组织实施。 遇到重大接待工作任务，应成立接待领导小组。接待领导小组由公司有关领导、办公室、政工部、工会办等相关部门组成。由公司有关领导任接待总指挥。 第二条 接待总指挥 1、负责来宾接待工作的总体安排布置； 2、负责接待人员或相关部门的协调和调配； 3、负责接待标准和规格的核定； 4、负责协调解决接待工作中出现的问题； 5、负责组织接待任务完成后的总结工作。 第三条 办公室 1、协助接待总指挥做好整个接待过程的协调，具体负责综合协调组，牵头负责秘书组、会务组、生活服务组和交通保障组的具体工作； 2、负责掌握来宾的基本情况：包括单位、人数、姓名、性别、职务、抵离时间、工作任务、乘坐交通工具及车次或航班等，并做好详细的日程安排（包括就餐、住宿、活动等）； 3、负责提出具体的接待方案：包括接待规格、接待部门人员、接待任务安排、费用预算等，并报请有关领导批准； 4、负责检查落实接待方案中提出的各项任务内容； 5、负责联系地方政府有关领导和部门人员，安排好领导会见； 6、牵头负责汇报、交流材料的准备。领导讲话记录及录音整理工作，并做好领导活动信息的上报等工作； 7、负责汇报会、座谈会的会场准备和服务； 8、负责接待工作中的礼仪引导工作； 9、负责来宾的接送及整个过程的车辆服务； 10、负责做好来客的景点参观活动； 11、负责做好接待物品的购置、发放、使用工作； 12、负责接待期间有关事宜的保密工作； 13、负责接待经费的汇总审核工作； 14、负责做好重大接待任务的总结工作。 第四条 政工部 1、协助办公室做好接待工作的整体安排、综合协调和秘书组工作； 2、负责做好来宾的安保和接待期间的员工思想政治工作，做好突发事件的预案和处置； 3、负责做好来宾车辆的开道引导和停放指挥等工作； 4、负责欢迎横幅、会标及相关标语的印制、悬挂或张贴工作； 5、负责制作公司专题片； 6、负责宣传报道组的各项工作； 7、负责接待全程的摄影、摄像、人员合影及光碟、影集的制作工作； 8、负责向来宾提供公司有关宣传材料； 9、负责来客活动的宣传报道； 10、负责做好新闻媒体的联系邀请并配合做好采访、报道工作，并对其报道内容审核校对。 11、协助工会作好文艺演出的联系组织工作； 12、负责做好文艺演出现场的秩序维持和消防工作； 13、作好接待期间有关事宜的保密工作； 14、完成接待领导小组安排的其他任务。 第五条 后勤部 1、协助办公室作好生活服务组的工作； 2、负责做好餐厅、招待所的提前准备及来宾的就餐、住宿、娱乐等服务； 3、负责做好厂区绿化美化和招待所、会议室绿植的布置工作； 4、负责做好整个厂区及进厂道路的文明卫生，负责水、电、暖的正常供应及接待期间的就医、保健工作； 5、完成接待领导小组安排的其他任务。 第六条 工会 1、负责文艺晚会的联系、构思、策划、组织，并做好开场词、串词的准备、演出会场布置、员工的组织等工作； 2、负责做好来宾文体活动的安排准备及组织工作； 3、负责多功能厅、篮球场、员工活动中心的设施管理及准备工作； 4、完成接待领导小组安排的其他任务。 第七条 调度部、生产运营部、安质部 1、负责现场接待组的工作，做好生产、基建现场文明卫生的清理，台账、报表等基础资料的提供等； 2、负责做好一线人员的现场管理包括值班纪律、值班记录及有关问题的准备工作； 3、负责向来宾汇报生产、基建、现场操作及系统情况等； 4、负责做好检查路线的提前巡查工作； 5、完成接待领导小组安排的其他任务。 第二章 接待程序 第八条 一类接待 一、前期准备 1、成立接待领导小组 在收到接待通知明确来宾意图后，应汇报公司领导，成立接待领导小组。接待领导小组下设综合协调组、秘书组、生活服务组、宣传报道组、治安保卫组、交通保障组、现场接待组、文娱活动组等工作组。 2、制定接待方案 1）与对方联系人进行沟通，了解相关信息，包括人数、姓名、性别、年龄、职务、抵离方式及时间、活动内容及要求等，并尽可能了解来宾的工作、生活习惯。按照有理、有节的原则，综合考虑制订详细的接待方案。 2）接待方案包括来宾及陪同人员基本情况（单位、人数、姓名、性别、职务）；日程安排，活动内容和抵离时间、方式及车次或航班；迎接、送行和礼仪安排；会见或会谈、汇报、考察的场所路线安排和环境布置；会议议程安排；背景材料、汇报材料准备；宣传报道；餐饮住宿安排；交通安排；安全保卫安排；着装、民族风俗习惯等有关要求；应急预案等。