文书与档案管理教学课件作者卢爽模块2文书处理.pptVIP

任务3 按照发文处理程序进行发文 【知识目标】 ◆掌握文书发文程序的含义及要求 【能力目标】 ◆能够按处理制度进行发文处理 【任务引入】 扬帆商贸公司请示上级单位扬帆集团追加购车经费。为此，扬帆商贸公司的秘书高山将按照发文处理程序进行发文。 任务3 按照发文处理程序进行发文 【任务分析】 秘书高山要完成此项任务，首先要明确发文方向是上行文，文种则用请示；其次要对文书发文程序的各个环节的要求有所掌握。 【相关知识】 发文处理是各单位答复来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。发文办理的全过程分为两个阶段:第一阶段从草拟到签发，称为制文阶段，也是发文办理的重点阶段；第二阶段从编号到分发，称为制发阶段。发文处理的流程，如图3-1所示。 任务3 按照发文处理程序进行发文 一、制文阶段 1草拟 草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段的起始环节，也是发文处理工作中的一个关键性环节。 2审核 审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。 任务3 按照发文处理程序进行发文 文稿审核时应着重注意以下几方面内容： （1）审核是否确实需要行文。 (2)有无矛盾抵触。 (3)要求、措施是否明确具体和切实可行。 (4)处理程序是否完备。 (5)文字表达。 (6)文件体式。 任务3 按照发文处理程序进行发文 3签发 签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作。签发是发文处理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。签发文件的原则是： (1)凡以机关名义发出的文件，应由机关正职或主持日常工作的副职领导签发。 (2)一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领导人签发。 (3)有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅(室)主任签发。 任务3 按照发文处理程序进行发文 (4)经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发。 (5)几个机关或部门联合发文，或内容涉及其他机关部门的公文，应实行会签。会签是指这些准备联合发文的机关或部门，对文稿通过协商，取得一致意见后共同签发行文。 (6)签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，如发现问题需作重大改动，应作出明确批示，可在文稿的右白边批注意见，或由秘书口头转告拟稿部门重新修改，待修改并重新誊清后再作签发。 任务3 按照发文处理程序进行发文 (7)签发时应在 “发文稿纸”(见表3-1）的签发栏内写明意见，并亲署姓名和具体日期。 (8)几个机关或部门联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。单独发文的成文日期，应以领导人签发的日期为准；联合发文的成文日期，应以会签的最后一位领导人签发的日期为准。 签发的内容见表3-1。 任务3 按照发文处理程序进行发文 二、制发阶段 1编号 编号即指编写发文字号，同时也包括编文件的份数序号。 发文字号即文件的编号，同一份文件只有一个发文字号，它是今后引用、检索文件的重要依据，必须按要求来编。 发文字号要能反映出该文件的制发机关，制发文件的年代和该文件在制发当年所发文件中的顺序。因此它的结构包括发文机关代字、年份和序号，年份和序号用阿拉伯数码标识，年份应标全数，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位(即1不编为001)也不加“第”字。 任务3 按照发文处理程序进行发文 公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，通常称为“份号”，可编虚位，最多可用7位数，如“0000001”。如果文件只有个位数，不能写成“1”，应用两位数“01” 表示。 联合行文，只标主办机关发文字号；“绝密”“机密”级公文应当标明份数序号。此外文件印数较多时也要编份号，以便清点文件份数。 任务3 按照发文处理程序进行发文 2复核 复核就是指在公文正式印刷之前，文书部门对文件定稿进行再次审核的工作。 公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。 复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全（在办理过程中是否有遗失或缺页）；格式是否统一、规范；是否有错别字、漏字；等等。 任务3 按照发文处理程序进行发文 3缮印 缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制文件正本的过程。缮印文件一般都是通过打印、胶印、铅印或复印的方式来印制公文，必须严格按照国家标准《公文格式》的有关规定执行。缮印公文的具体要求如下： (1)以签发的定稿为依据，从文字到格式，都不得擅自改动。 (2)严格按规定的公文格式制版。公文的缮印过程也就是公文格式标准化、排印规范化的过程。 (3)在规定的时间范围