文书与档案管理教学课件作者卢爽模块5档案检索.pptVIP

任务10 档案著录 【知识目标】 ◆掌握档案著录方法和基本格式 ◆熟悉档案著录细则 【能力目标】 ◆迅速准确地分析文件的内容与形式特征 ◆熟练地根据国家规定的著录规则对文件进行著录 【任务引入】 档案室的工作人员为了编制档案目录，需要根据国家的有关标准对公司的“扬人字〔2007〕15号”发文进行著录（见附录22）。 任务10 档案著录 【任务分析】 准确规范的档案著录是编制档案检索工具的基础，此项工作必须按1999年发布的国家行业标准《档案著录规则》（DA/T18—1999）进行。要想准确规范地著录，必须首先分析文件的内容与形式特征。这是扬帆集团的一份内部发文，同时有纸质和电子文件两种形式，文件的内容与形式较为规范，段落符号式条目格式的著录格式。为今后查找方便，应将文件的具有检索价值的特征详细著录。掌握了著录项目、著录符号及使用细则之后，就可以按照规定格式进行著录了。 任务10 档案著录 【相关知识】 一、著录项目 著录项目是指揭示档案内容和形式特征的记录事项。它包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。 1题名与责任者说明项 题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。 （1）正题名。它是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的标题。 任务10 档案著录 （2）并列题名。它是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。 （3）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。 （4）文件编号。它包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。 （5）责任者。也称作者，指对档案内容进行创造、负有责任的团体和个人。 （6）附件。它是指文件正文之后的附加材料。 任务10 档案著录 2稿本与文种项 （1）稿本。它包括草稿、定稿、手稿，草图、原图、底图、蓝图，正本、副本，原版，修订本、试行本、影印本、各种文字本等。 （2）文种。它是指文件种类的名称。 3密级与保管期限项 （1）密级。文件的保密等级，其名称与代码见表10-1。 （2）保管期限。根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期和短期三种。 4时间项 文件形成时间，或卷内文件起止时间。 任务10 档案著录 5载体形态项 （1）它分为甲骨、金石、简犊、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘和光盘等。 （2）数量及单位。 （3）规格。指档案载体的尺寸及型号等。 6附注与提要项 （1）附注项。它指档案中需要解释和补充说明的地方。有则录，无则免。 （2）提要项。它是对文件和案卷的简介和评述，简明扼要，准确清楚，文字流畅，一般不超过200字。 任务10 档案著录 7排检与编号项 它是目录排检和档案室（馆）业务注记项。 （1）分类号。根据《中国档案分类法》和“GB/T 15418—1994”的有关规定对档案著录的分类号。 （2）档案馆代号。根据《编制全国档案馆名称代码的实施细则》对本档案馆所赋予的代码。 （3）档号。它是档案室（馆）在整理和管理档案过程中以字符形式赋予档案的一种代码。 （4）电子文档号。它是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码。 （5）缩微号。档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号。 （6）主题词和关键词。 任务10 档案著录 二、著录用标识符 1著录用标识符 为了便于识别各著录项目、小项及其内容，著录时必须添加如下规定的标识符（见表10-2）。 2著录用标识符的使用说明 （1）除了“题名与责任者项”“排检与编号项”之外，各项目连续著录时，其前均冠以“—”号，如遇回行不可省略，但各项目另起段落著录时可省略。 任务10 档案著录 （2）标识符“—”占两个格，回行时不宜拆开；其他标识符只占一格。 （3）当某一项目缺少第一小项时，应将现在位于首位的小项的原规定的标识符改为标识符“—”。 （4）各著录项目及单元所使用的标识符，除“，”和“”只在后面空一格外，其他规定使用的标识符均在前后格空一格。 （5）凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需要重复。 （6）不著录的项目或单元，其标识符连同该单元一并省略。 任务10 档案著录 三、著录条目格式 《档案著录规则》中规定一般使用段落符号式的条目格式。实际工作需要时也可以使用表格式条目格式。 1段落符号式条目格式 （1）段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。档案著录段落符号式条目格式，如图10-1所示。 （2）实际工作中需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式