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任务5 对扬帆集团2007年文件是否归档进行判断 【知识目标】 ◆熟悉《归档文件整理规则》《国有企业文件材料归档范围》和《机关文件材料归档与不归档范围》 【能力目标】 ◆迅速准确地判断公司2007年的文件哪些归档、哪些不归档 ◆能够按照规定销毁公司2007年不归档的文件 【任务引入】 扬帆集团总裁办公室下属的机要室，需要根据国家的有关标准对公司的2007年的文件进行归档。 任务5 对扬帆集团2007年文件是否归档进行判断 【任务分析】 扬帆集团机要室要完成此项工作必须按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日发布）进行，并且还要熟悉《国有企业文件材料归档范围》和《机关文件材料归档与不归档范围》的有关规定。 【相关知识】 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 任务5 对扬帆集团2007年文件是否归档进行判断 一、文件材料归档的范围 文件归档范围主要包括以下内容： 1上级来文 （1）上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； （2）上级单位颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件等。 任务5 对扬帆集团2007年文件是否归档进行判断 2本单位形成的各种文件 （1）本单位代表性会议、工作会议和专业会议的文件材料； （2）本机关颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿； （3）本单位与上、下级单位之间的请示、批复文件； （4）本单位及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结和报告； 反映本单位业务及科学技术管理活动的专业文件材料等。 任务5 对扬帆集团2007年文件是否归档进行判断 3同级单位和非隶属单位的文件 （1）同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件； （2）有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件； （3）与本单位联系、协商工作的重要来往文件。 4下级报送的文件 （1）下级单位报送的重要的工作计划、报告总结、典型材料、统计报表、财务预算和决算等文件； （2）直属单位报送的重要的科技文件材料；下级单位报送的法规性备案文件等。 任务5 对扬帆集团2007年文件是否归档进行判断 二、文件材料不归档的范围 国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对文件材料不归档的范围也有明确规定。应列入不归档范围的是： （1）上级来文中包括上级单位的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 任务5 对扬帆集团2007年文件是否归档进行判断 （2）本单位文件形成的文件材料中包括本单位文件材料的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。 （3）同级单位和非隶属单位文件材料包括同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。 （4）下级单位的文件材料中，包括供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 任务5 对扬帆集团2007年文件是否归档进行判断 三、文件材料的销毁 销毁是指对运转处理完毕,而又无保存价值的文件材料进行焚毁。这是文书管理当中一项重要的工作。 1销毁文件的范围 （1）不需归档的各类文书。 （2）平时清退回来的重份文书。 （3）无保存价值的其他文献资料。 （4）上级机关授权销毁的材料。 （5）翻印复印的上级文件。 任务5 对扬帆集团2007年文件是否归档进行判断 2文件材料的销毁要求 （1）按上级规定的销毁权限和范围销毁。 （2）履行销毁审批手续。 （3）销毁文件应登记造册。销毁文件清单如表5-1所示。 任务5 对扬帆集团2007年文件是否归档进行判断 【任务实施】 扬帆集团总裁办公室下属的机要室，根据国家的有关标准对公司的2007年的文件进行归档，可以按照以下步骤进行： 步骤一：判断扬帆集团2007年的文件哪些属于归档范围，哪些不属于归档范围。 分四个部分判断： （1）上级来文。 （2）本单位形成的各种文件。 （3）同级单位和非隶属单位的文件。 （4）下级报送的文件。 任务5 对扬帆集团2007年文件是否归档进行判断 步骤二：对运转处理完毕,而又无保存价值的文件材料进行焚毁。 （1）明确销毁文件材料的范围。 （2）对销毁的文件要予以登记，保存销毁文件清单。 （3）选择合适的销毁方式：粉碎型碎纸机粉碎(适用于任
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