文书与档案管理教学课件作者卢爽模块4档案保管.pptVIP

任务7 制定档案管理制度 【知识目标】 ◆了解档案保管的重要性 ◆档案库房管理的有关内容 【能力目标】 ◆制定适合本单位的档案管理制度 任务7 制定档案管理制度 【任务引入】 扬帆集团公司档案室共分两室，总面积约100平方米，设专职1人负责管理，上级领导为机要主管，办公室主任主抓。公司每年文件数量：2004年355份，2005年475份，2006年521份，2007年488份，总体呈增长趋势。 如果你是扬帆集团公司的专职档案管理员，请你为公司制定一份《库房管理制度》《阅览制度》《借阅制度》等档案管理制度。 任务7 制定档案管理制度 【任务分析】 公司档案室档案保管工作的任务，是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的安全。因此，公司档案室工作人员必须学习和掌握有关的科学技术知识，要制定计划，要了解公司各部门职责、情况，根据集团的情况，开始着手准备工作：制定公司的各项档案管理制度，熟悉档案管理的方法，学习国家有关档案规章制度。 任务7 制定档案管理制度 【相关知识】 一、档案保管工作的内容 档案保管是根据档案的成分和制成材料所采取的科学存放和安全防护措施。它的内容主要包括三个方面： （1）档案的库房管理。 档案的库房管理是指档案在库房内的一系列科学管理方法。 （2）档案流动过程中的安全防护。 档案流动过程中的安全防护，是指在档案的各项管理和利用过程中，加强安全防护措施，防止档案在流动过程中丢失和损坏。 （3）各种保护和修复档案的专门技术。 档案保管工作中所采取的各种专门技术，是指为尽量延长寿命，防止档案损坏或抢救已破损档案而采取的诸如修裱、消毒、灭菌和缩微复制等一系列档案保护和修复技术。 任务7 制定档案管理制度 二、建立适合本单位的各项档案管理制度 档案保管工作在档案管理实践中主要表现为两个基本方面：一是档案库房管理，二是档案使用过程中的维护与保护.做好这一项工作的基本途径，一是建立严格的管理制度并在工作中严格执行落实；二是采用各种合理有效的管理方法，认真细致地做好维护与保护工作。 任务7 制定档案管理制度 1进出库制度 库房是保管档案的重要场所，因此必须有严格的进出库制度。 （1）库房一般只允许档案工作人员在工作时间内进入。 （2）非档案工作人员原则上不准进入库房，如因工作需要必须进入（如维修设备或来人参观），则必须有工作人员始终陪同。 （3）档案工作人员在库房内不允许从事与管理工作无关的活动，更不允许吸烟、喝水和吃东西等。 （4）离开库房时，必须关灯、断电、关好窗户和锁好房门。 任务7 制定档案管理制度 2“八防”措施 “八防”措施是库房管理工作的重要内容，几乎囊括了库房管理的各个方面。“八防”的内容为： （1）防火。要求在装具的选用、电器及其线路的安装等方面消除一切隐患，还必须设置消防器材。 （2）防盗。要求库房门窗坚固（最好安上防盗门），尽量安装防盗报警装置，离开库房时严格检查并锁好房门。 （3）防水。要求库房建在地势较高、有利于防洪的位置，库房内及附近不能有水源。 （4）防潮。要求每天测量库房湿度，发现湿度过低及时调整。 （5）防霉。要求定期检查档案文件，放置防霉药品，发现有霉的迹象应及时通风。 任务7 制定档案管理制度 （6）防虫。要求入库时对档案进行灭菌消毒，在库房内定期检查，放置防虫药品，搞好库房卫生，破坏虫子的生存环境。 （7）防尘。要求库房及装具有良好的密封性，并搞好库房及装具卫生，保持清洁。 （8）防光。要求库房尽量无窗；若有窗，也应尽可能小，安装磨砂玻璃、带花纹的或有色的玻璃，并配置窗帘，照明灯具应为白炽灯。 任务7 制定档案管理制度 3库房的温湿度控制 （1）适宜的库房温湿度。 温度在14℃~20℃之间，相对湿度控制在50%~65%之间。 （2）控制和调节温湿度的方法。 ① 对库房进行严格封闭。 ② 使用增温、增湿或降温、减湿等机械设备。 ③ 通风。 ④ 其他措施，如可放置水盆、挂置湿纱布等来增湿；放置木炭、生石灰等来除湿。 任务7 制定档案管理制度 4库房编号与装具排列 档案库房与装具均需统一编号，而且装具在库房中的排列应井然有序。 （1）档案库房编号。为了便于库房的管理，应将各个库房统一编号。 （2）档案装具的排放和编号。库房中的档案架、柜、箱等装具应排列有序，统一编号。 （3）全宗排列。在档案室，档案是按照全宗进行排列、保管。全宗的排列方法是全宗分类排列。确定了全宗的排放次序后，就可以组织档案上架。 任务7 制定档案管理制度 5档案使用的登记与交接