文书与档案管理教学课件作者卢爽模块7档案的编研.pptVIP

任务14 编写员工手册 【知识目标】 ◆掌握档案编研的几种形式 ◆掌握文件汇编的要求 【能力目标】 ◆学会编制文件汇编 【任务引入】 扬帆集团新招聘了一批员工，如果你是人力资源部的秘书，请编制员工手册，用于新员工的入职培训。 【任务分析】 员工手册属于专题文件汇编，是档案编研的一种，包括企业历史、企业规章制度和奖惩措施等内容，用于企业培训新入职员工，约束其行为，是企业文化的一种体现。一般要经过选题、选材、编排、印刷和使用几个环节。 任务14 编写员工手册 【相关知识】 一、发文汇集的编辑 它是将本机关一定时期制发的档案文件按照文号排列汇集成册的参考资料。 （1）本机关制发文件时，除了留存一份或两份副本连同定稿归档外，再留存一份或几份用于编辑发文汇集。 （2）将本机关每年或几年（文件较少的机关）的发文按发文字号顺序排列装订成册。大机关有若干发文字号的，分别按其文号排列，再合并装订成册。 任务14 编写员工手册 二、专题文件汇集的编辑 它就是将某一问题的档案文件汇集成册的参考资料。 （1）选择专题。 应当选择利用价值大的题目。常见的专题有以下几类： ① 规章制度汇集：如《财务制度汇集》； ② 工作规范汇集：如《检测标准汇集》； ③ 专门业务文件汇集：如《教学管理文件汇编》； ④ 成果材料汇集：如《科研成果汇集》。 任务14 编写员工手册 （2）选择材料。 选材时可选本机关分年度的文件，或分机关若干年度的文件或不分作者和年度的所有文件。选材要求专门和精要。 （3）编排加工。 编排时可按文件时间顺序排列或先按内容特点分类，在类内再按时间顺序排列。收录档案文件的原文时，可根据需要将文件的文尾部分（如阅读范围、主题词、抄送抄报单位、印制版记）等删去，重新排版印刷。在正文之前编写说明和目录，在说明中应简要介绍编辑目的、收录文件的范围、编排体例等事项。 （4）印刷与使用。 可打印成册在机关内部使用，也可正式出版公开发行。 任务14 编写员工手册 【任务实施】 步骤一：确定主题为员工手册。 步骤二：选择材料。 （1）公司概况。概要介绍本公司的历史、现状及隶属关系。让新员工大体了解公司的性质、经营范畴、主导产品（含劳务、服务）、市场分布、注册资本、现有资本及实现利税等基本情况，以便对公司实力和竞争能力充满信心。 任务14 编写员工手册 （2）公司文化。企业文化是企业具有自身特色的意识形态和行为规范总和，大致包含企业哲学、企业规范、企业形象和企业精神。企业哲学是企业一切活动的行为指南，其核心是价值观念。 在员工手册中介绍企业经营理念，即始终遵循的价值观念，以统一员工思想，为企业整体目标共同奋斗。 （3）组织结构。员工来到公司，自然应对公司结构框架有个粗略的了解。一般可绘制部门结构图。通过该图，员工不仅可一目了然地知晓公司包括哪些部门，且对公司的产权构成、组织管理模式以及各个系统（办公系统、生产系统、营销系统、财务系统等）形成印象。 任务14 编写员工手册 （4）部门职责。通过阅读各部门工作职责，员工自会明白某个部门负责何种事务，协同哪些别的部门，参与哪些其他工作。部门自身职、责、权分明，部门之间纵横关系清晰，有利于回答员工“有事找谁”和“我所在的部门分管什么”两个基本问题，有助于员工搞准自身位置，尽快进入角色。 （5）政策规定。这部分内容较多，且涉及员工切身利益，可谓手册的“重头戏”。首先是人事政策，即员工选聘依据、考核标准、晋升条件和聘用（解聘）程序；其次是工资待遇，即工资结构及分级、工龄计算，包括各种奖金和补贴发放办法，试用期待遇等；还有劳动纪律，即劳动合同的签订，上下班时间，以及请假制度。其他各项制度，如报销制度（指差旅费，医药费等）、车辆使用制度、安全制度、卫生制度、保密制度等，可视必要作出详略不同的介绍。 任务14 编写员工手册 （6）行为规范。一个现代化的公司，其精神风貌必然体现于员工的仪表风度（包括着装、发型、化妆等）。员工的一言一行、一举一动，均代表着企业形象。公司在这些方面的要求，应明确且具体地写入员工手册之中，以利于员工经常对照，不断提高自身道德修养和文明素质。待人接物的行为准则，虽为企业文化的有机组成部分，但单独列为一节，以期引起员工特殊重视，自觉强化日常训练，以达“习惯成自然”。 （7）编印员工手册应当注意的问题。 员工手册是新员工步入企业的向导，也是广大员工了解企业的窗口，必须认真编写和印刷。在编印过程中，应当尽力避免出现下述问题，不妨称之为“七忌”。 任务14 编写员工手册 一忌贪多求全。 二忌陈旧过时。 三忌称谓混乱。 四忌段句冗长。 五忌语法有误。 六忌口气生硬。 七忌印刷粗糙。 任务14 编写员工手册 步骤三：