文书与档案管理教学课件作者周泉第六章.pptVIP

第六章 档案的收集与整理 第一节 档案收集工作 第二节 档案整理工作 第一节 档案收集工作 档案收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础，是档案室积累和丰富本单位信息资源的主要手段，因而是一项极其重要的档案业务工作。 一、档案收集工作概述 档案收集工作是按照党和国家的规定，通过一定的接收制度和征集措施，将分散在各单位和个人手中的档案以及散失在社会上的零散档案，有计划地集中到各档案室和各级各类档案馆，实行集中管理的工作。 第一节 档案收集工作 1.档案收集工作的内容 档案收集工作主要分为档案室的收集工作、档案馆的收集工作。 (1)机关档案的收集工作 收集现行机关的文件及档案是档案收集工作的重中之重。因为这部分档案量最大，同时也是现行社会活动的主要领域，因此，对机关内各部门已办理完毕而在今后的工作中需要查考的文件，应及时收集。 机关档案收集的内容主要包括: ●档案室对本单位文书部门和业务部门形成的具有保存价值的档案的接收; ●档案室对与本单位业务工作有关资料的收集。 第一节 档案收集工作 (2)档案馆的档案收集工作 档案馆的档案收集工作主要包括: ●档案馆对现行机关具有长远保持价值档案的接收; ●档案馆对分散在各地的历史档案和保存在个人手中的有重要保存价值的历史档案的征集与接收; ●档案馆对撤销机关档案的接收; ●档案馆之间档案的交换。 2.档案收集工作的要求 在进行档案收集的过程中，我们要遵循以下要求: 第一节 档案收集工作 (1)推进档案的标准化建设 所谓档案工作标准化，就是统一规范档案工作中的一些管理原则、馆藏技术和检索方法，提高档案从 入馆到归档编目，到上架保存，再到开发利用和整个现代化的管理程度。要做到档案的标准化建设，就要做到: ●应当从档案材料的形成开始，包括规范公文的格式、签署、印信、书写材料等; ●要规范文件的整理方法，包括组件或组卷，档案盒、文件(案卷)目录的制作与编目等，确保所接收档案的标准化与规范化。 总之，档案部门应在收集工作开始之前就主动介入文书、业务部门文件材料形成与管理的标准化建设，加强业务指导与监督。 第一节 档案收集工作 (2)确保档案收集的完整与齐全 档案的完整，是指归档的每一份材料都完好无缺。档案的齐全，是指各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部归档。档案部门要通过贯彻执行接收征集制度，将应该由档案部门集中管理的档案及时、系统地接收入库，建立起数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理的馆藏体系。 (3)提高档案的进馆质量 档案馆的档案都是先由各机关单位平时收集整理立好卷，然后再移交到档案部门，在移交的过程中要注意档案的质量。为了提高质量，档案馆的工作人员应做到: 第一节 档案收集工作 ●要走出档案馆或档案室，深入调查研究，随时了解各单位档案的形成情况，掌握档案的保管、使用情况，统筹安排档案进馆，避免遗漏; ●对散失在社会上的历史文件，要广泛调查，一旦发现线索，及时采取相应的收集方式进行收集； ●还要加强政策观念，妥善处理与各方面的关系。 (4)掌握档案发挥作用的规律性 档案收集工作既要注意及时收集，避免散失，又要防止过早将尚在使用的、未办理完毕的文件接收入库，影响形成部门的日常工作。因此，要根据档案在不同阶段的不同作用，在适当的时候启动对归档文件材料的收集工作。 第一节 档案收集工作 (5)大力丰富馆藏，坚持优化原则档案馆是保存档案的基地，馆藏资源是档案馆地位、声望和实力的重要标志。但是，丰富馆藏并不是指档案越多越好，而是指有用的、珍贵的、高质量的档案越多越好。因此，丰富馆藏要与坚持优化原则相结合，优化馆藏应该成为档案收集工作的主导思想。 (6)加强对档案馆(室)外文件形成与管理状况的调查和业务指导档案部门在开展收集工作时，应注意做好文件材料形成和管理状况的调研，全面掌握各部门文件材料的形成、流动和保管情况，及时加以监督和指导，增强档案收集工作的针对性。具体要做到: 第一节 档案收集工作 ●对于反映重大活动和重要事件的档案应派专人进行跟踪指导、及时接收进馆; ●对重大基建项目档案应实施登记制度，从工程立项开始进行监督管理和业务指导，确保档案进库前的完整与安全。 3.档案收集工作的意义 档案收集工作具有重要的意义，具体体现在: (1)档案收集工作是档案工作的起点从档案工作的业务流程来说，收集工作是档案业务工作的第一个环节，为档案整理、编目、鉴定、保管、统计和利用提供了物质保证。因此，档案收集工作是档案工作最终目的得以实现的起点。 第一节 档案收集工作 (2)档案收集是集中统一管理的需要档案工作基本原则的重要内容之一是对档案实行集中统一管理。根据这一思想，档案的收集工作是实现档案集中统一管理的需要，也是实现档案集中统一管理的具体措施。 (3)档案收集是其他档案工作的基