文书与档案管理教学课件作者周泉第九章.pptVIP

第九章 新型载体档案管理 第一节 新型非纸质文书档案 第二节 新型载体档案的管理 第三节 计算机文档管理 第一节 新型非纸质文书档案 现在办公室不仅大量使用传统的纸质文件，而且也在使用许多新型的非纸质文件，如电子文件、照片文件、录音录像文件等。 一、电子文件 1.电子文件的概念 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、磁带、光盘等载体，通过计算机进行阅读、编辑、传输、存储等处理，并可在通信网络上传送的文件。 第一节 新型非纸质文书档案 电子文件是伴随着计算机技术的产生而出现的，是无纸化、自动化办公的直接产物，进入电子时代后将是办公的主角。随着办公自动化的发展和深化，过去用纸墨、照相形成和传递的政府机关公文，以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等，都可用电子计算机制作形成。 2.电子文件的特点 在当今社会，电子文件主要具有如下特点: ●电子文件的非人工直读性。电子文件在计算机中产生和处理，是使用人工不能直接识读的数字代码，存储于某种载体上，在制作时是把可识别的文字、图形等传输到电子计算机中转换成二进制码来表示的; 第一节 新型非纸质文书档案 ●电子文件信息与载体的可分离性。电子文件内容与载体的依附关系不同于纸质文件。传统的纸质文书档案，其内容与载体密不可分，而电子文件中的内容和载体失去了紧密的关系，其内容可以反复地输出，每次输出在其外观形态上可能有所不同，但并不影响其原始性和权威性，也就是说，电子文件的权威性体现在其信息的原始性和内容的唯一性上; ●电子文件信息的易更改性。电子文件在起草阶段或做其他处理时突出的优点是方便增、删、改，改后又不留痕迹。同时，电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作带来了纸质文件所没有的新问题; 第一节 新型非纸质文书档案 ●电子文件多媒体制作的集成性。电子文件可以对文字、图形、声音、图像等各种信息进行组合，形成多媒体文件。现在通过调用不同数据库中存在的数据“合成”、“虚拟文件”已成为了一种文件的制作方法。这类文件能够图、文、声、像并茂地再现历史活动的情况，并可在网上阅读; ●电子文件对设备及标准的依赖性。电子文件从生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的，所以，电子文件与电子计算机中的各种设备，包括软件和硬件，有着密切的依赖关系。同时，这个特征，对电子文件的安全保管和长期保存又带来了很多问题。例如，设备的故障、硬件的不兼容、软件的不规范、病毒程序和较快的更新换代等，都会对电子文件的归档及其归档后形成的电子档案的管理产生不良的影响; 第一节 新型非纸质文书档案 ●电子文件存储的高密度性。随着技术的进步，电子文件载体的存储密度正在不断加大，除各种计算机硬盘外，软盘、U盘、光盘、磁盘阵列、磁带的存储容量都在不断增长，其存储密度大大高于以往任何一种人工可识读的信息载体； ●电子文件的信息共享性及不安全性。电子文件可以在网络上的任何一个终端随时读取电子文件，从而摆脱了时间和空间的制约。随着网络的发展，网络安全问题已日益突出，网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍; 第一节 新型非纸质文书档案 ●电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用，不存在印刷的环节。电子文件办文完毕后，其归档工作极其简单，轻敲键盘即可快速完成文书的立卷归档和销毁工作; ●电子文件是社会组织和个人在各种社会实践中，为推动实际事务的进程而产生的。在社会实践中，电子文件也经历着思想酝酿、起草、审核定稿、向外发出、办毕归档等诸多环节。但是，电子文件的审稿都直接在同一稿本上进行，修改也不会留下任何痕迹。 第一节 新型非纸质文书档案 二、录音、录像档案 录音、录像档案是利用电磁感应原理，把声音、图像转换成电信号，以电信号形成的磁场去磁化磁性介质，使信息存储于介质并能重放。 录音、录像档案具有如下作用: ●录音、录像档案脱离了传统的纸质载体和文字记录形式; ●录音、录像档案拓宽了纸质文书的记录范围; ●录音、录像档案以生动形象的音像存储信息，产生了纸质文书难以达到的效果; ●录音、录像档案既可作为各级各类社会组织工作的凭证，还可作为宣传教育的生动教材。 第一节 新型非纸质文书档案 三、胶片档案 胶片档案大多是文书档案的复制品，多数情况下是人们为满足保护文书档案的需要，将文书档案的内容复制到胶片上，而成为胶片档案。 胶片档案主要有以下特点: ●在光盘发明和广泛使用之前，胶片是大批量复制档案的主要选材，它具有体积小、存储密度大、费用低廉等特点; ●制作和读取胶片档案上的信息，则要通过特别的机器设备进行，对其保存的条件要求比传统的文书档案高。 第二节 新型载体档案的管理 随着新型载体档案的产生，就需要对新型载体档案进行必要的管理。 一、照片档案的管理 1.照片档案的概念 照片档案是指国家机构、社