文件编号：QA01009宝钢国际档案管理制度.docVIP

共31页 第 PAGE 25页 上海宝钢国际经济贸易有限公司管理文件 文件编号：QA01009 第1版 签发：何文波 宝钢国际档案管理制度 1.目的和适用范围 1.1为加强上海宝钢国际经济贸易有限公司（以下简称宝钢国际）档案管理工作，逐步实现档案工作规范化，有效地为宝钢国际经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件精神，结合宝钢国际实际情况，特制定本制度。 1.2本制度所称的档案是指宝钢国际在各项活动中形成的有关组织管理、党群工作、经营管理、生产技术管理等方面具有保存价值并按规定集中保管起来的各种载体的文件材料，包括文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、合同、荣誉（含证书、奖状、奖牌、奖杯）、实物等。 1.3 本制度适用于宝钢国际各事业部、职能部门。 2.职责 2.1宝钢国际办公室（以下简称办公室）是公司档案工作的归口管理部门，负责对各事业部、职能部门、直属子公司形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作进行业务指导；负责各事业部、职能部门的归档文件接收、整理、保管、统计、鉴定和提供利用工作。 2.2各事业部、职能部门负责其在各项管理工作中形成的具有保存价值 的文件资料的收集、整理、归档，各事业部的管理部负责向办公室统 2002年7月22日发布 2002年7月30日实施 一移交本事业部各贸易部门的案卷，职能部门负责向办公室移交本部门应该统一归档的案卷。 2.3宝钢国际的人事档案由人力资源部自行管理。 3.工作流程 3.1案卷及归档文件要求 3.1.1案卷要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 3.1.2文件原稿及签发意见必须便于保存,并使用碳素墨水、蓝黑墨水书写；文件原稿也可用计算机打印。 3.1.3归档文件材料的分类、保管期限，由各单位按《文件材料归档范围及保管期限》（附件1）确定。 3.1.4归档文件必须按《宝钢国际文件材料立卷操作办法》(附件2)组成案卷。 3.1.5归档的文件材料必须填写《卷内目录清单》（附件3）。 3.2 保密要求 3.2.1归档文件材料的密级由文件制发单位依据《保密法》及有关规定确定, 分别为秘密、机密、绝密。 3.2.2带密级的案卷入库前必须在案卷封面左上角的位置加盖密级章。一个案卷内含有不同密级文件时，按最高密级加盖印章。 3.3归档时间和归档手续 3.3.1未进入宝钢国际公文管理系统的归档文件材料，由各事业部管理部和职能部门组卷后在第二年的六月底之前交办公室归档。 3.3.2进入宝钢国际公文管理系统的需归档文件材料由办公室退还给相关事业部的管理部或职能部门，并由这些部门组卷后在第二年的六月底之前交办公室归档。 3.3.3各事业部形成的并已执行完毕的合同材料，由各事业部管理部组织整理组卷并装订成册后，第二年的下半年统一移交给办公室归档。 3.3.4归档的案卷由各事业部管理部的归档人员填写《档案材料交接凭证》和《案卷目录》（附件4、5），一式二份，双方签字盖章，归档单位和办公室各留一份。 3.4档案接收、整理和保管 3.4.1办公室按归档要求对各事业部管理部和职能部门移交的归档案卷进行检查和接收，对不符合要求的案卷，不予接收并退回原部门重新整理。 3.4.2档案应统一分类，分类应保持前后一致，不能随意变动。分类一般应采用年度 — 组织机构（或问题）分类法。 3.4.3案卷的排列应以全宗为单位，按不同载体和不同的保管期限分别排列。 3.4.4以案卷排列的顺序编制案卷号，在同一册案卷目录中不得出现重复的案卷号。 3.4.5案卷保管要符合安全、保密的原则；入库的案卷不得随意修改；案卷利用后，要及时送回库房箱柜内。 3.4.6库房管理要做到八防（防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防有害气体、防污染）；档案库房的温度应控制在14－24摄氏度之间，湿度应控制在45％-60 ％之间，并在《宝钢国际档案库房温湿度测定记录曲线图表》上作好记录（附件6）；库房内严禁吸烟；箱柜内施放防虫剂，库房施放鼠药并放置消防器材；箱柜要排放整齐，并保持清洁。 3.5档案统计与鉴定 3.5.1办公室每年对档案的接收、库存、提供利用等情况进行统计，填写《宝钢国际档案基本情况年报》（附件7），并按规定上报有关部门。 办公室每年三月份向集团公司档案处上报，子公司每年二月份向办公室上报。 3.5.2档案鉴定参照《上海宝钢集团公司档案鉴定工作制度》执行。 3.6档案提供利用 3.6.1办公室负责编制《全引目录》检索工具。 3.6.2到档案室查阅公司