章证照管理规定.docVIP

印章、证照的管理制度 第一章 印章、证照的管理 第一条 印章包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人私章、各部门章等印章；证照包括营业执照（正、副本）、组织机构代码证（卡）、银行帐户、税务登记证（地税、国税）、财政登记证、海关注册证书及各下属公司开展经营活动所需的各种证照。 第二条 公司的印章由行政部专人负责管理，各部门章由部门负责人管理，未经领导批准不得擅交他人托管，印章的保管要安全。如果需要使用非部门章，需填写《印章、证照使用登记单》。 第三条 公司的营业执照正、副本、组织机构代码（卡）、税务登记证（含国税、地税）、财政登记证、海关注册证书及其它证照由公司行政部统一管理。 第四条 各子公司必须按照各地有关部门（工商局、税务局等）的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。 第五条 按印章、证件的类别建立独立完整的《印章、证照使用管理登记单》。印章、证照使用前应登记使用日期、经办人、审批人、用途等。 第六条 公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。 第七条 不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司名义向其他单位/组织/个人借款。 第八条 各子公司、部门现行的印章、印鉴未经集团批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。如需启用新印章、印鉴，必须经集团同意和授权。 第九条 各子公司、部门责任人不得利用公司印章、证照签订各种假经济合同，不得利用印章、证照进行违法活动等等。 第十条 各子公司、部门印章、证照丢失时应立即向集团行政管理中心报告，并依法公告作废，重新刻制。 第十一条 各子公司、部门必须明确各印章、证照管理责任人，并将其名单上报行政管理中心备案，如责任人发生变化，应及时知会行政管理中心。 第二章 介绍信管理 第十二条 公司介绍信由综合管理部专人负责保管开具。 第十三条 保管人员在开具介绍信时，应对事由把关，难以把握的事由，应请示公司领导后再决定是否开具。 第十四条 下属单位转介绍信，应持该下属单位介绍信办理，并将该下属单位介绍信贴在存根处。 第十五条 严控开具盖有印章的空白介绍信。如确需开具，当事人应书面申请并经公司领导批准后才可开具；事后，当事人要书面报告使用情况。 第十六条 介绍信开具后，如因情况变化未使用，应退还保管人员，由其贴在原存根处，并注明原因。 第十七条 介绍信存根应存档备查。 第十八条 责任：各下属公司相关责任人员不得违反上述规定，一旦发现和查出，根据情节，给予相关管理责任人处分，情节严重提请司法机关追究其刑事责任。 第三章 使用 第十九条 对于重要文件，如合同。协议、对外承诺等文件，必须填写《印章、证照使用管理登记表》，分管领导、总经理签字后，方可使用。 第二十条 常规用印或领导已签字，内容不变，需要再次用印的文件，印章使者携带文件到印章保管者处登记。保管者要对其内容进行审查，对有关疑点进行询问，无疑议后可简化用印手续，填写《印章、证照使用登记单》，由印章管理者加盖印章。 第二十一条 正常情况下印章或证照严禁外携，如有特殊需要，按照以下程序办理：（1）使用人填写《印章证照使用管理登记表》，由部门主管、COO、CEO签字。 （2）印章或证照外携，使用时始终保持两人同时在场，并保证印章或证照的安全。（3）如有特殊情况，领导不能及时签字，可电话委托印章或证照保管者，事后补签。（4）外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者，办理交接手续。 （5）公司内部使用的文件，除特殊要求外可省去公章。 （6）如需使用证照的复印件，证照保管者对其理由进行审查，无疑问后可简化手续，填写《印章证照使用管理登记表》，方可使用。需在复印件上加以文字批注。 第四章：用印的方法 第二十二条 各类经营合同、服务合同、协议书等用章时，均须所属部门经理、分管领导审核签字，再报总经理批准后，由行政人事部加盖合同专用章。在合同用印时还要严格对照审批情况，对合同进行审核，齐全无误后方能用印。 股权相关、证明文件需加盖公章。 以公司名义对外发文由行政人事部审核文件后，加盖公司公章；经公司领导批准的各类批件、报表、证书、奖状等，或经公司总经理授权人批准的有关事项，加盖公章。 第二十三条 印章应盖在文件正本，重要文件或页码较多文件要加盖骑缝章，副本也要盖章。 第五章：丢失或损坏 第二十四条 对于导致印章丢失的有关责任人，按公司《奖惩条例》的有关规定予以处理。 第二十五条 印章或证照发生丢失或损坏时，应立即向印章或证照保管者报告，保管者迅速报告公司领导采取措施予以补救。