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如何做好行 政 专 员 黄洁 2007/11/23 行政专员的工作职掌 会议 事业年度行事厉的编订 年度计划启动与管理 会议规划与召开 会议行政 行政 日常公文的审阅流程维护 事业群本部总部行政作业 资产 事业群固定资产管理并督导各公司固定资产管理作业 事业群本部的产险投保作业与理陪申请作业及出险统计 会议的行政管理 会议前的准备工作 会议进行中的工作 会议结束后的工作 会议前的准备工作 会议目的的设定 与会人员的遴选 会议时间之选择 会议地点之选择 拟定会议议程 分送会议通知 会议资料的准备 会议场地的布置 开会前之最后审视 会议进行中的工作 保证设备的正常运作 认真做好会议记录 会议结束后的工作 会议记录的整理 会议记录的发放 会议记录的追踪 会议记录 如何管理总经理总厂长的行程 天津顶益总经理月行程计划表 公文的管理的规范要求 * 责任感、忠诚度 聪颖机敏、敏感度高、反应迅速 沟通协调能力 细致周到、事无巨细 配合度高、降低主观意识 过硬的心理素质--抗压、调整 老板肚里的蛔虫—默契 善于学习、自我提高 具备一定的语言能力（中文写作、英语、日语） 行政专员应具备的特质 会议管理的规划及下发的步骤流程 2007年康师傅控股总部与事业群以上年度行事历（总部） 2007年方便食品事业群年度行事历（事业群） 2007年天津顶益年度行事历（公司）？？ 2007年11月事业群以上会议安排（总部） 2007年11月方便事业群会议安排（事业群） 2007年11月方便事业群行销/生产经营月会议程（事业群） 各公司的会议安排/会议议程（公司）？？ （参考后附的EXECL文档） 会议内容 出席人员 页数 记录 签核 会议主席 地点 时间 会议主题 为顺利完成上述工作须参考的相关制度及表单 1、集团会议管理办法 2、集团经营管理程序 3、各种会议表单（可向事业群总经办索要电脑档） 3-1 子公司管理月会表单 3-2 子公司经营月会表单 3-3 子公司经营月会季检讨表单 3-4 子公司年度计划及预算表单 3-5 各功能研讨会及共识会表单 4、x x 公司年度行事历 5、x x 公司 x 月份会议议程安排表 6、总经理 x 月行程表 7、未完成及待办事项汇总表 8、公文签办状况纪录表 9、集团印信管理办法 10、文书作业程序 行政会议管理 相关制度及表单 功能 使用表单管理 根据；总部会议行事历安排 事业群会议行事历安排  公司会议行事历安排 制定出：总经理月、周行程规划表 总经理出差行程表  使用Outlook日历管理 将总经理行程安排输入Outlook日历，并与总经理连网，同步处理信息，可以达到最有效、最精确、最及时的管理总经理的行程。 定期UPDATE总经理行程 未完成事项追踪 　 石家庄 河北营业部月会 　 0800- 五 11月16日 　 石家庄 河北营业部月会 　 0800- 四 11月15日 　 山西 晋蒙营业部月会 　 0800- 三 11月14日 　 北京 北京营业部门月会 　 0800- 二 11月13日 　 天津所 天津营业部月会 　 0800- 一 11月12日 　 　 　 　 0800- 日 11月11日 　 　 　 　 0800- 六 11月10日 　 总部 AM 群行销经营月会－专案讨论PM 总经理联合训练 　 0800- 五 11月09日 　 总部 群行销经营月会（AM群本部报告 PM各公司报告） 　 0800- 四 11月08日 　 公司 日常管理 0800- 三 11月07日 　 公司 日常管理 　 0800- 二 11月06日 　 公司 日常管理 　 0800- 一 11月05日 　 　 　 　 0800- 日 11月04日 　 　 　 　 0800- 六 11月03日 　 公司 公司管理月会/日常管理 　 0800- 五 11月02日 　 公司 日常管理 　 0800- 四 11月01日 备注 地点 工作重点 　 时间 星期 日期 记录 提醒 追踪 查询 整理 纸型档公文 一、将公文以流水账形式录入电脑，使用Excel文档 （参考：公文收发记录表） 二、当公文得到核准后，请进行扫描作业，并按照序号作好图 档保存。 三、以月为单位，将公文收发记录表和当月公文进行存档。 四、通过以上程序，实现了公文的