第六章 秘职能环境.pptVIP

第六章 秘书职能环境 引言 本章主要介绍了秘书职能环境要素及其作用，并在此基础上探讨了秘书职能环境适应与优化的思路与方法；尤其基于秘书工作的初衷以及秘书与领导关系的特殊性，探讨了秘书与领导关系的多维性及处理这些关系的重要原则。 环境是人类赖以生存和发展的基本条件，是一个开放的大系统。人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的。秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性，它与环境要素及自然社会大环境有着密切的关联。职能环境是职能活动的基础。 秘书职能环境要素及其作用 1 秘书职能环境的适应与优化 2 秘书与领导的关系 3 目 录 CONTENTS PART 1 秘书职能环境要素及其作用 一、秘书职能环境层次结构 （一）秘书机构内部环境 秘书机构是秘书开展业务活动、分工合作的基本单元，是各类管理领导组织的日常办公部门，如办公厅、室等。秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系和秘书部门负责人的影响力、秘书部门内部的精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环境。 形成和保持机构内部良好的环境应具备以下条件： 一是要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人。 二是要有健全的工作制度。有了健全的工作制度，秘书工作行为才有规范的依据，对秘书工作表现、工作才能和成绩的评价才有统一的标准，才能保证秘书工作有序地进行。 形成和保持机构内部良好的环境应具备以下条件： 三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程。有合理分工，才能各负其责；有紧密配合，才能在各项业务工作中，特别是在大型会务工作或组织事务中形成合力，完成共同的工作任务。 四是要形成灵敏的信息处理和综合加工机制，提高信息综合度。秘书机构是组织信息流动的枢纽，而发挥信息枢纽作用的是秘书整体，个体秘书不可能承担。 形成和保持机构内部良好的环境应具备以下条件： 五是要形成和保持和谐的人际关系，工作人员之间互相关心、互相体谅、互相支持，不断加强向心力和凝聚力。 六是要改善物质环境，构建自动化、信息化办公系统，以科学的手段提高秘书机构的工作效率。 （二）秘书所在组织内部环境 秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种条件和因素的总和。 组织内部环境是秘书、秘书机构工作职能的重要基础。组织生存、发展的需要，组织的规模、性质、业务范围，组织的结构、功能、运行的方式，组织的领导体制、管理制度等，对秘书及秘书群体的工作，均有着直接的影响。 秘书所在组织内部环境的构成： 一是组织的结构要素，如组织目标、组织机构、人员配备、权力分配、责权关系、工作制度等。组织的结构要素决定秘书及秘书部门在组织内部的地位、交往关系、沟通对象及网络构建、服务对象及各种关系。 二是组织的动态运行要素。组织是一个功能活动体，组织运转效率、运转节奏、整体协同状态等，对秘书工作效率、节奏和与各方面的配合程度，均有密切的影响。反过来，其对秘书工作的运转提出不同的要求，有着不同的公务服务需要。 秘书所在组织内部环境的构成： 三是组织的生态发展要素。组织是一个有机生长体，组织适应环境变化的程度，适应、反应的能力，合理配置各种资源的能力，开拓进取的创新能力，维持组织正常运转的稳定性、规范性及凝聚力等，对秘书工作的具体环境和条件均有着决定性影响。 四是组织心态、观念方面的要素。组织是一个心理意识体系。组织成员对组织目标的共识、对权责观念的认识、对整体利益和组织范围的理解与认同程度，对组织整体利益与个人利益、对组织规范与个人自由的态度，以及感情的交流与思想的沟通所形成的团队精神、团体意识等。 秘书所在组织内部环境的构成： 五是组织的物质环境条件。物质是组织存在的载体，组织的资金、财物、设备等，与秘书工作的办公场所、设备工具、办公经费等都是紧密联系的。在组织的物质条件较好的情况下，秘书工作能够得到良好的物质支持；反之，如果物质条件较差，就会给秘书工作带来困难。 六是组织信息要素。现代管理组织是一个信息输入、转换、输出的开放系统。组织信息网络的结构、功能、开放程度、运作速度、抗干扰能力等，对作为组织信息枢纽的秘书部门有着极大的影响。 （三）秘书所在组织外部环境 组织外部环境，是一个庞大的、具有层次性的、开放的、相互联系的系统。大到宏观的国际国内政治、经济、科技、文化等大环境，小到各组织的行业系统环境、地区环境、市场环境、协作与竞争环境、社区环境等，均属组织外部环境的范畴。 政治环境因素： 政治环境因素主要是指国家的政治制度、政治体制、政治目标、方针、政策、法律、法规等，它反映了国家的政治意志和人民的政治权利与义务，决定着组织和领导行为的政治方向。无论是政治组织还是其他社会组织中的秘书工作，都必须适应政治环境，准确把握