课件：会议管理培训.ppt

第四章 会中控制 l???????? 会议中争吵绝对不合适，但建设性的争论使必不可少的！建设性争论是为了找到最好的解决方案而交换意见，试图创造令人满意的结果。 l???????? 鼓励思想冲突，尽可能获得与主题有关的信息，现在解决分歧比将来成为更大的问题更好！ l???????? 比尔.盖茨：“我不让与我有相同想法的人在身边。” l???????? 但对方提出自己从未思考过的问题时，感谢对方，意见分歧可以成为一种能够在产生严重失误之前纠正错误的机会。 l???????? 会议中的沉默就是怠工、认同并尊 重对方、不时作出反应、用肯定的语言称赞…… 引导建设性讨论： * 第四章 会中控制 4．杜绝含糊不清的表达 禁用语：基本上 大致 几乎 或许 觉得 一定程度上 努力 尽快 如果含糊不清，听者必须推测，会产生误解或理解不充分。 * 第四章 会中控制 5．会议中的两种人 误区：“大忙人”型、“114接线员”型、“口含糍粑、难开口”型、“时间杀手”型、“一无所知”型、 两种人：想参加、想原离 * 第四章 会中控制 6、发言及倾听艺术 “可与言而不与之言，失人；不可与之言而与之言，失言。智者不失人，亦不失言。”《论语》 ???????????????????????????????????????? * 第四章 会中控制 l???首先从重要的部分说起 （避免时间不足、关注力下降） l???从肯定性的方面说起 （避免负面影响） l???有逻辑地、简单表达 （整体把握发言内容，牢记大体结构，将主要内容概括未关键词；以要点为中心简洁表达、对发言进行准备） l???一句话表达一种想法 （限定发言内容，按照易于理解的顺序进行整理；语句进可能简短） 发言要领： l???????? 思考发言提纲 （以发言者的主题或听者的兴趣为基准，对发言的内容的重要性进行排序；记住发言种的重点词语或表达方式，然后发言） l???????? 使听者能够理解 （以对方能接受为目的，检查能够支持谈话的论据或背景对听者而言是否明确；练习使用与听者的理解能力相适应的客户语言，并调整谈话内容） l???????? 使用切合业务的表达 * 第四章 会中控制 l???????? 真诚的倾听 （讲1分种，听2分钟，第3步在听的过程种表示肯定； l???????? 发出倾听的身体语言 l???????? 适当进行反馈 l???????? 积极接受新信息 l???????? 积极参与决定 倾听要领 * 会议管理培训提纲 第一章 概述 第二章 经验借鉴 第三章 会议准备 第四章 会中控制 第五章 会后执行 第六章 总结 * 第五章 会后执行 1． 概括重要内容 会议主持者，有必要在结束会议前，对所有的会议内容进行概括。 目的：对会议信息进行确认，避免误解和错误传达； 对下次会议应该解决的议案进行确认； 强调会议决定的事项 解决问题：开会的目的是什么？达到目的了吗？下一步要做什么？ * 第五章 会后执行 2．写成会议录（纪要） 会议录要在当天之内整理，最迟要在第二天整理并分发给相关人； 会议录要切实记录，不能忘记记录质疑和疑问。 会议录的内容： 日期、时间、场所 参加者名单（缺席者名单）、会议主持 会议议案（讨论事先、决定事项、特别事项） * 第五章 会后执行 3． 传达会议精神 对会议录进行封发，迅速传达，高效执行。 * 第五章 会后执行 4． 执行会议决定 在召开会议前，就应该决定好作用分担和责任体系； 关于老鼠的寓言故事：表示赞同，但无法执行！ 要杜绝这种请看：“在会议中大量建言，但在真正必须付诸执行时候，却一个人也看不到。” * 第五章 会后执行 5． 会议评估 会议评估表 评价项目 是 基本上是 不是 会议准时开始 会议提出议案 参加者遵守基本规章 所有人都参加了 会议很严肃、具有建设性 会议获得了解决问题的方法 会议达到目的 会议主持工作成效 * 会议管理培训 第一章 概述 第二章 经验借鉴 第三章 会议准备 第四章 会中控制 第五章 会后执行 第六章 总结 * 引言 准备开始会议 确认会议目的 简单说明会议主题 说明会议时间安排 确定参加者作用 确定会议的原则 本论 促进参加者参与会议 将参加者之间的矛盾引向建设性方向 维持论点 根据会议议案安排时间 按议案整理讨论结果 觉察参加者反应及情感变化并采取适当措施； 第六章 总结 1、会议程序： * 第六章 总结 1、会议程序： 结