电子邮件沟通规范课件.pptxVIP

欢迎大家！电子邮件沟通规范企业电子邮件沟通规范邮件的重要性1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式2、企业用户电子邮件的用途主要体现为一下几个方面日常工作交流传递公司的产品与服务信息获取外界信息展示企业形象邮件的重要性3、现代企业的工作强度加大，工作量加大领导没有那么多时间面对面听取汇报，需要使用邮件4、不少企业工作完全依赖电子邮件80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务【职场Email八大习惯】①不要越级发邮件②不要在Email里谈论跟工作无关的事③不要转发有不良影响的Email④保留好发送Email的证据⑤勤发Email联络工作,帮助自己树立勤奋形象⑥Email的收发要及时⑦多用抄送,少用暗送⑧不要因为Email而忽视电话和当面沟通。 企业电子邮件沟通规范邮件基本礼仪你写信时愤怒么？请先存为草稿，1小时后重新打开再决定是否发出~企业电子邮件沟通规范如何撰写邮件 邮件包含了收件人、主题、正文、签名四个部分。如何撰写邮件——发送对象 撰写邮件时，首先要确定邮件是准备发送给谁，并且弄清楚谁是直接收件人（TO），邮件需要抄送（CC）给谁，或者密送（BCC）给谁。 邮件发送类型在“如何发送邮件”模块中进行详细介绍。如何撰写邮件——邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1、一定不要空白标题，这是最失礼的。2、通常人们会根据主题判断邮件的重要性。3、标题要简短，不宜冗长，是邮件核心思想的浓缩。如何撰写邮件——邮件主题4、标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。5、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理。6、可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题。7、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题。如何撰写邮件——邮件正文一、邮件开头称呼1、邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼，但要把性别先搞清楚。4、不宜称呼姓名的情况：不熟悉的人不宜直接称呼姓名，对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。如何撰写邮件——邮件正文二、邮件主要内容1、主动说出你期待对方做的事情当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。最好开篇点明主题，明确自己的目的，清晰描述事件内容以结论和建议措施结尾。如何撰写邮件——邮件正文2、邮件的日期与时间要明确在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成「下周三（如3月7日）」「下个月（如8月）」，时间也要明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为准？以免双方认知不同而产生误会。如何撰写邮件——邮件正文3、Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰的说明。保持每个段落简短不冗长，不要长篇大论。 4、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查没有错别字是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。如何撰写邮件——邮件正文5、选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。6、合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。如何撰写邮件——邮件正文7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字很难描述清楚，可以配合图表加以阐述。不要随意使用 :-) 之类的字符，这样显得轻佻。8、邮件内容里不可缺少的三个部分如果要从对方那里得到想要的信息，需要给对方提供哪些信息。希望对方采取哪些行动措施。需要对方什么时候给予回复。如何撰写邮件——邮件正文9、邮件内容要简明扼要，内容太多可使用附件Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行