第七讲-会议管理实务主讲-陈群祥主要内容.pptVIP

第七讲:会议管理实务 主讲：陈群祥 主 要 内 容 一、会议的基本知识 二、会议的计划与准备 三、会议中的实务 四、会议后的实务 五、召开各种形式会议的方法 六、如何提高会议的效率 一、会议的基本知识 1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。 2、会议管理 会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率，而对会议的筹备、组织、保障等工作的一种有效的协调。 3、会议的分类 （1）按会议的目的分类 （2）按会议的形式分类 （3）按会议的职级分类 （1）按会议的目的分类 会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、相互启发、作出决定、收集创意等。 说明会议——以信息的传递为目的。 研究会议——以信息交换与相互启发为目的。 解决问题的会议——以作出决定为目的。 学习会议——以传递信息和相互启发为目的。 创意会议——以收集创意为目的。 （2）按会议的形式分类 圆桌会议 公开讨论会议 小组讨论 议会型讨论 头脑风暴会议 远程电信会议 （3）按会议的职级分类 股东大会 董事会 常务董事会 中层管理人员会议 员工大会 工作场所会议 二、会议的计划与准备 1、举行会议的决定 2、参加会议的人选 3、会议日期、时间的决定 4、会议场所的选择 5、议程表制作和执行方法 6、会议通知的写作和传达方法 7、会议资料的准备 8、会议场所的布置 9、出席者的位置 10、会议用品的准备 11、为来宾安排膳宿等 6、会议通知的写作和传达方法 通知应包含的内容: (1)会议的名称 (2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称 (3)日期、时间（开始到结束的预定时刻） (4)地点 (5)议题 (6)主办者的联络处、电话号码等 8、会议场所的布置 圆桌型 口字型 U字型和V字型 教室型 9、出席者的位置 领导者（主持人、主席） 负责记录的人 其余参加会议的人 列席人员 主席台的布置： 领导为单数： 领导为双数： 三、会议中的实务 1、接待实务 2、会场的管理及茶点招待 3、会议中的电话或来访者 4、宣读和做会议记录 4、如何做好会议记录 会议记录应记载以下事项： 会议名称 会议时间 会议地点 议题 主持人、主席 出席者名单 会议的经过情形及结论 相关的资料 下次会议预定日期 四、会议后的实务 1、会后杂务 2、编写会议简报 3、拟写会议纪要 4、会议总结 2、编写会议简报 3、拟写会议纪要 五、召开各种形式会议的方法 1、办公会议 2、代表会议 3、联席会议 4、学术会议 5、新闻发布会和记者招待会 6、报告会 7、座谈会 8、国际会议 9、电话、电视会议 10、签约仪式 六、如何提高会议的效率 * * 7 5 3 1 2 4 6 1 2 3 4 5 6 8 7 *