南湖国小电子邮件信箱垃圾信防堵方式说明.doc

南湖國小電子郵件信箱垃圾信防堵方式說明 為了解決同仁們使用本校電子郵件信箱困擾已久的垃圾信問題，教資中心特別架設郵件閘道伺服器，為各位同仁收到的郵件做垃圾信初步的判斷，同仁們只需按照以下步驟操作，即可簡單地過濾掉絕大部分惱人的垃圾信件！不過，目前並沒有一套系統是可以百分之百過濾，且又不會誤判的，能過濾掉百分之九十以上的垃圾信，誤判率在百分之一以下就是一套不錯的系統，這點特別說明在前。 說明一：如何從收到的郵件判定是垃圾信？ 現在各位同仁的信箱，相信收到不少標題以[*SPAM by NHPS*]為開頭的信件（如下圖1所示），這個標記，就是垃圾信判別系統根據一些規則判斷此信可能為垃圾信件，所以在郵件的標題上加註的字眼。 圖1：標題有[*SPAM by NHPS*]字樣的信件即是被系統判斷為垃圾信 說明二：如何自動過濾垃圾信？ 既然系統已經幫我們自動判斷收到的電子郵件是否為垃圾信，那我們就可以簡單的設立一條規則，用來過濾掉這些被標記上[*SPAM by NHPS*]的信件，規則的設定有兩種方式，一種是直接刪除，連看都不看，一種是暫時先放在「廣告信匣」，可以過目看看是否有誤判信後再按「清空」一次刪除。下面以圖示說明設定郵件規則的方法： （一）先暫時放在「廣告信匣」，之後再「清空」的方法（建議方式） 圖2：先點選左方的「偏好設定」，再點選中間的「過濾信件」 圖3：出現[偏好設定/過濾信件]後，接下來按一下靠右上方的「新增」 圖4：規則設定成，如果「標題」包含[*SPAM by NHPS*]（建議可以用複製、貼上的方法避免打錯），則將此信件「放入」[廣告信匣]，過濾原因可以不用寫。最後按「確定」即可。 圖5：之後會在下方看到多了一條剛剛設定的規則，按下「立即過濾」後，這些以[*SPAM by NHPS*]的信件通通就會被過濾到「廣告信匣」去了。而為了讓過濾垃圾信功能更強，下面「廣告信管理」選項，請點選「中」這個項目。當然，為了避免同仁的信被你濾掉，通訊錄就必須要設定啦，至於如何快速設定全校通訊錄，請參考另一份文件（在學校網站左方功能的[資訊服務]→[電腦教學] →[電子郵件教學]）。 圖6：我們的郵件系統也有防毒功能，聰明的你應該看得出來如何利用郵件規則，將病毒信件直接刪除吧？ 再看過廣告信匣確認沒有被誤判為垃圾信的郵件後，要直接刪除所有垃圾信很簡單，只要按一下左邊[信件匣]，然後點按一下中間[廣告信匣]旁邊的「清空」，就可以直接將放置在廣告信匣內的垃圾信一口氣清除啦！請參考下圖7。 圖7：快速清空廣告信匣內的垃圾信 （二）直接刪除垃圾信的方法 如果想要直接刪除垃圾信，就算誤刪非垃圾信也無所謂的人，則可以在郵件規則中，設定成 如果標題包含[*SPAM by NHPS*]，則將信件[刪除]，這樣會將有這樣標頭的信件直接刪掉了（請參考下圖8）。雖然這樣做可以省掉每次去清空廣告信匣的動作，但是缺點就是可能有些較重要的信件會被誤刪啦！至於怎麼衡量，就看各位自己決定！ 圖8：設定直接刪除標題包含[*SPAM by NHPS*]的信件 說明三：排外名單不用設定了，以免同仁無法寄信給你 之前各位同仁可能為了革除垃圾信件，也設了不少「排外名單」（如下圖七），現在這件事讓垃圾信過濾系統來做就好，這些排外名單可以通通刪除掉了，這樣不但減低郵件系統負荷，也避免不小心將同仁的信件也「排外」了！請參考下面圖9與圖10，將「排外名單」都刪除掉吧。當然如果您沒有設定任何排外名單，這個步驟就可省略了！ 圖9：按一下左邊[偏好設定]，再點選中間[排外名單] 圖10：把原先設定的通通都刪除。 說明四：有沒被判斷出的垃圾信或是誤判信件該如何？ 誠如一開始說過，沒有一套百分百可以過濾垃圾信且又不會誤判的系統，所以有漏網之魚或是被「冤枉」的信件是難免，好在這個系統很聰明可以自動學習，使用者只要配合下面步驟，就可以讓這個系統判斷準確率越來越好！ 動作一：先在通訊錄建立兩個帳號，作為回報「垃圾信」與「非垃圾信」之用。請參考下面圖11至14之說明。 圖11：按左方「通訊錄」，然後於右邊按「新增」。 圖12：建立一個E-mail為spam@.tw 的帳號，作為回報系統垃圾信之用，暱稱可以自己命名。注意小老鼠＠後面不是.tw喔，是.tw才對！ 圖13：建立一個E-mail為notspam@.tw 的帳號，作為回報系統被誤判的郵件之用，暱稱可以自己命名。再次注意小老鼠＠後面不是.tw喔，是.tw才對！ 圖14：新增兩個用來回報過濾系統的通訊錄資料。 動作二：之後，收到任何沒被判斷出的垃圾信，請轉寄到 spam@.tw 這個信箱，至於被誤判為垃圾信的郵件（標頭被做標記了），則請轉寄到 notspam@.tw 這個信箱。因為已經設定了通訊錄，所以可以從通訊錄中選取比較方便，也省去需