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NVQ企业行政管理 整理：张守忠 二零一三年十一月; 第二单元 设备、材料、服务与供应;;仔细学习本章后，你应该能够： 陈述以下设备的功能、特点、操作和一般维护方法：复印机、传真机、电信设备（包括电话答录设备）、移动电话、多功能设备（联合使用）、计算机、文字处理机和打字机、装订和压膜设备； 了解邮寄室的专有设备和服务功能； 辨别投递邮件的各种服务和适用范围； 不同供应商的选择； ;说明办公室中需要的办公用品和易耗品的范围； 说明办公室易耗品和打印器材所要求的贮存，如何综合考虑安全和费用； 说明发现、报告和记录设备发生故障而请求修理时应采取的行动； 说明在使用设备时应遵守的安全操作规程; 主要内容： 一、办公室常用设备的主要功能 二、办公室邮件设备与邮政服务 三、办公用品的采购与存储 四、办公设备的维修与安全 ;;一、办公室常用设备的主要功能;; 一、办公室常用设备的主要功能 1、办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护 ; 2、固定电话系统的使用功能、操作方法与维护 电话总机 电话机 答录机 ; 3、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、操作方法与维护 寻呼机、 移动电话、 多功能通讯设备 ; 4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护 计算机 文字处理器 打字机 装订设备; 一、办公室常用设备的主要功能 1、办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护 （1）复印机的使用功能、操作方法、一般维护和注意事项 复印机的功能： 操作方法： 一般维护原理： 一般注意事项： ; （2）传真机的使用功能、特点、操作方法及一般维护 传真机的使用功能： 传真机的特点： 传真机的操作方法： 传真机的一般维护;作业 2．1 联系一或两家办公设备公司，索取办公室设备目录，收集一些普通传真机的检索和高级传真机的资料。列出每一种传真机的功能。 答案 传真型号 功能描述 备注 CanonFax-B155 发送速度：约6秒/页；打印速度：2页/分钟；最大原稿尺寸：A4；???纸道容量：A4 约100张；自动输稿器：A4约 20页 普通传真机CanonFax-L250 发送速度：约6秒/页；打印速度：4页/分钟；最大原稿尺寸：B4；供纸道容量：250张；自动输稿器：A4 30页；B4 20页；存储器容量：672K 高级传真机 ;2、固定电话系统的使用功能、操作方法与维护 （1）电话总机的使用功能 电话总机主要分为两种： A PBX是专用小型交换机。这种类型的电话总机操作板有一名接线员，其工作就是接听电话，并转接到适当的分机号码。接线员也经常接入或接出工作人员的外线电话。 B 多线或按键电话系统，并能在任一分机上回答来电。 ;PBX是专用小型交换机。;多线或按键电话系统，并能在任一分机上回答来电; （2）、电话机的使用功能、操作方法与维护 电话机的使用功能有： 呼叫限制。呼叫转送。呼叫记录。数字声音应答。不同的铃声。暂停等待（秘密工具）。分机锁定。免提。中断。信息待用指示器。等待音乐。重拨。电话会议。转接。电话留言。 ;（3）答录机的使用功能、操作方法与维护 答录机与电话机相连，通过事先录制好信息，使呼叫者在一天的任何时候都可以留言。 使用功能有： 使用方法有：等到预先录制的信息结束，在特殊的提示音之后立即讲话；清楚地说出你的姓名和你的单位的名字；给出你留言的日期和时间；详细说明给谁留言；拼写不常见的词，特别是姓名和地址；缓慢重复信息中的数字；保持信息简洁；挂断之前，对你所留言的人说‘谢谢’或其它礼貌用语。 ;3、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、操作方法与维护 （1）寻呼机的使用功能及优缺点 （2）移动电话的使用功能、操作方法与维护 （3）多功能通讯设备使用功能和优缺点 多功能设备是多种功能联合使用的办公设备，主要有传真机、个人计算机等。与单一功能设备比较，多功能设备的优点是，总成本低，办公室占地空间小。其缺点是更新和维修费用高。 ;4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护 （1）计算机的使用功能、操作方法与维护 计算机是办公设备的一种，包含计算机硬件和办公软件。硬件包括；输入数据的键盘和鼠标，处理数据的主机，存储数据的硬盘和软盘，以及产生数据的显示器和打印机。软件包括；数据库、电子表格、文字处理、财务、桌面出版、绘图、电子邮件、日常记录和集成软件等。 ;计算机设备和磁盘; （2）文字处理器的使用功能、操作方法与维护 （3）使用打字机的原因和主要功能 （4）装订设备的使用功能、操作方法与维护 ;作业2．3 使用文字处理器准备包括以下信息的“通知”。要求使用不同的字体，下划