《社区档案管理办法》.docVIP

湖 北 省 档 案 局 湖 北 省 民 政 厅 鄂档规〔2011〕3号 湖北省档案局 湖北省民政厅 关于印发《湖北省社区档案管理办法》的通知 各市、州、县档案局、民政局： 为了加强湖北省社区档案规范化管理，提高全省社区档案工作水平，更好地为社区各项工作服务，根据国家有关档案工作法律法规和规范、标准的规定，结合全省实际，省档案局、省民政厅对《湖北省社区档案管理暂行办法》（鄂档〔2003〕20号）进行了修订，形成了《湖北省社区档案管理办法》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。 二○一一年 湖北省社区档案管理办法 第一条 为加强和规范社区档案管理，更好地为社区各项事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》及国家有关法律、法规，结合湖北省实际，制定本办法。 第二条 本办法所指的社区档案，是在社区管理、服务等活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种门类、形式和载体的历史记录。 第三条 不设区的市、市辖区、县民政部门和档案行政管理部门在其上级业务部门的指导下，负责本地社区档案工作的业务指导，帮助社区制定档案工作制度，培训档案管理人员，加强档案管理的执法与检查。 第四条 乡（镇）人民政府、街道办事处应加强社区档案工作，帮助解决社区档案工作所需的经费和设施。 第五条 社区应建立综合档案室，配备档案人员，集中统一管理社区档案，开展档案利用服务工作。社区应建立档案人员岗位责任制以及档案保管、利用、鉴定和销毁等相关工作制度，编制本社区档案分类方案、归档范围、保管期限表（“三合一”制度）。 社区档案管理人员应参加业务培训，取得上岗资格证书。 第六条 社区文件材料的收集 在社区管理、服务工作中形成的，对国家和社会有保存价值的文件材料应当依法归档保存，任何单位和个人不得据为己有。 社区文件材料的收集范围参照《湖北省社区档案分类方案、归档范围、保管期限表》（见附件1）执行。 社区形成的文书文件材料于次年6月底前归档。基建文件材料于项目结束或中止后归档。设备随机文件材料在开箱时归档，安装及维修材料在工作结束后归档。会计文件材料由财务部门按年度整理归档，在财务部门保存一年后向档案部门移交。声像材料、电子文件、实物档案等随时归档。国家有特殊规定的，从其规定。 第七条 社区文件材料的整理 社区文件材料按照国家和湖北省有关规定、标准整理,做到分类科学、整理规范、编目有序，便于保管和利用。档案整理工作在档案室组织指导下，由文件材料形成部门或经办人员负责。 第八条 社区档案的保管 社区档案由社区综合档案室集中保管。有条件的社区要实行档案库房、阅览室“二室”分开。档案库房应具有防火、防盗、防有害生物、防高温、防潮、防水、防霉、防尘、防紫外线等设施。社区档案的装具应符合国家标准。 第九条 社区档案的统计、鉴定和销毁 社区应建立各种档案统计台账，对档案的收进和移出、档案保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况进行及时、准确的登记和统计。 保管到期的档案应组织鉴定小组进行鉴定。鉴定小组由社区档案工作负责人和相关人员组成。对失去保存价值的档案由鉴定小组撰写销毁报告并编制销毁清册，经社区居委会主任审批后，指定两人监督销毁。国家有特殊规定的，从其规定。严禁擅自销毁档案。 第十条 社区档案的利用 社区综合档案室应积极开发档案信息资源，做好档案利用服务工作。机关、团体、企事业单位、其他组织及本辖区居民持有介绍信和合法身份证明，可利用社区已公开的档案。利用不宜公开的社区档案，需经社区居委会主任审批。利用社区档案，不得侵害国家、集体和个人的合法权益。 社区应根据工作需要，编制常住人口登记表，失业、下岗人员登记表，社区优抚对象登记表，社区服务点登记表，社区低保人员情况表，社区残疾人情况表，社区企事业单位基本情况表，计划生育卡片，撰写社区大事记、组织沿革等专题材料，并建立全宗卷。 第十一条 社区档案的信息化管理 社区综合档案室应积极采用计算机等先进技术，逐步实现档案管理的信息化、现代化。社区形成的电子档案，应采取2种以上可靠存储介质进行离线备份。 第十二条 社区档案工作目标管理 各社区要实现规范化建档，并创造条件逐步达到省级社区档案工作合格标准（见附件2）。合格单位认定工作由社区申报，经县级档案行政管理部门和民政部门评审后，报市、州、省直管市、神农架林区档案行政管理部门审批。社区档案管理达到省级合格标准，作为评选省级示范社区的条件之一。湖北省社区档案工作合格单位申报审批表见附件3。 第十三条 社区档案工作的奖惩 在社区档案工作中作出显著成绩的单位和个人，由其所在的乡（镇）人民政府、街道办事处或县以上档案行政管理部门给予表彰和奖励。 发生违反《档案法》及《湖北省档案管理条例》行为的，依法追究相关责任。 第十四条 本办法由