组织召开会议课程.pptVIP

如何组织、召开会议;如何组织会议;会议准备工作;一、明确会议目标;二、确定会议召开时间、地点及参加人员;2、地点： （1）场地有空档（提前预订） （2）方便与会者到场 （3）场地位置、面积及设施满足会议要求 ; 3、参加人员 （1）对实现会议目标有潜在贡献的人 （2）培养目的为“列席”的人;三、拟定并发放会议通知;2、发放会议通知 发放的形式：口头、电话、传真、Email ;四、准备所需物品;五、布置会场;六、会前确认;七、会后工作; 1、会议目标必须用 书面形式列明;2、会议目标必须切合实际;3、会议目标必须具体且可以衡量;4、会议目标数量要适当;（2）大家易集中精力的时间 A、精力充沛的阶段：上午9时-11时，下 午4时-6时，是人们精力比较充沛的两个时间段 B、尽可能使与会者感到比较高兴的时间 　　下班后开会时间不要太长，最好在1小时左右，大家身心疲倦，无法集中精力。 C、午餐前开会，这时大家都想早点结束会议，不会谈论无关话题。;（3）必须确定会议起止时间 不确定起止时间，有两个缺陷 A、与会者无法对会后的工作做安排 B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖 到三个小时 另外，最好不要超过一个半小时;（4）满足会议目标的要求 各种会议的召开时间必须根据会议目标的不同而改变。 比如：现场会必须在问题发生后两小时之内召开，否则失去意义； 某种培训必须在开展某种工作之前展开，当这项工作已经完成后，就失去指导意义。;（2）方便与会者到场;（3）场地位置、面积及设施满足会议要求;1、对实现会议目标有潜在贡献的人;２、培养目的为“列席”的人;（３）议事日程;（4）与会者会前需准备事项;口头：例会或临时现场会等没有特别注意事项的会 议，且与参加人员经常见面时，可采用此种 方法。 电话：符合上述条件，只是不能和与会人员见面， 采用此方式。 传真：会议比较正式，有内容需与会者了解，而又 能见到与会人员，采用此方式。 Ｅｍａｉｌ：有许多内容需要与会者了解，但??? 传真不方便（页数多，纸张限制等）时　　 采用此方法。 注：采用后两种方法时，一定要确认一下对方是 否收到通知，内容是否清晰、完整。;;１、会场座席及主席台布置;２、突出会议主题的装饰;3、设备的安装、调试