项目2. 批量制作证书与批量发送邮件.pptVIP

知识技能点 设置页面背景 创建模板文件 用文本框任意定位文字位置 设置文本框格式 利用邮件合并批量生成证书 结合Excel和Outlook，利用邮件合并批量发送邮件 邮件合并过程中的规则设置 邮件客户端Outlook基本账户设置 2.1. 项目背景 小王刚入职新公司，担任文秘的职位，临近年末，公司决定表彰一批优秀员工，要打印奖状，所有优秀员工的记录已经保存在Excel文档中，需要在最短的时间内准备好。 同时，公司决定召开年末客户答谢会，需要向所有的客户发送邀请函，并通过邮件的形式传达。公司客户信息从客户关系管理系统中导出为Excel文件，包含了姓名、性别和邮箱地址等信息，需要快速准确的将邮件发给相应的客户，并且在称呼之中，根据客户联系人的性别，分别加上“先生”或“女士”称呼。 小王在学校期间，比较熟练的掌握的通过邮件合并的方法，批量生成文档和邀请函，并能结合Outlook、Excel群发邮件，准确快速的完成了工作任务。 邮件合并，是指在Office中，先建立两个文档：一个Word文档包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封、待发邮件的内容、未写邀请对象的的邀请函等）和一个包括变化信息的数据源（待填写的收件人、性别、职位、邮编等数据），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。 通过邮件合并，可以解决批量分发文件或者邮寄相似内容时的大量重复性问题。邮件合并中的“数据源”，可以来自于Word表格、Excel工作簿、Outlook联系人列表或者利用Access创建的数据表等。 结合Office套件中的Outlook客户端，可以将邮件合并后的文档，通过邮件群发的方式，发给特定的人，减少在联络客户、发布邀请函、公告各种数据等情况下的大量重复性工作，极大的提高工作效率。 2.2. 项目简介 本任务分为两部分，第一部分，通过邮件合并，制作批量的证书，掌握邮件合并的一般过程，制作效果如图2-1所示。 第二部分，通过邮件合并，批量制作邀请函之后，通过邮件客户端Outlook2016群发邮件，并需要验证发送成功与否。 图2-1批量制作证书效果 2.3. 项目制作 2.3.1. 创建证书模板文件 步骤1：【文件】菜单-【新建】-【空白文档】。 步骤2：【布局】菜单-【纸张大小】-【其他纸张大小…】，自行设置纸张大小，如图2-2所示。 步骤3：在弹出的【页面设置】对话框，设置页面的宽度为20厘米，高度为13厘米，如图2-3所示。 步骤4：设置页面的上、下、左、右边距全为0，如图2-4所示。 步骤5：设置页面方向。【布局】菜单-【纸张方向】-【横向】，如图2-5所示。 步骤6：保存文件。 2.3.2. 设置页面背景 步骤1：【设计】菜单-【页面颜色】-【填充效果】，弹出页面填充效果对话框，如图2-6所示。 步骤2：在【填充效果】对话框中，选择【图片】选项卡，点击【选择图片】按钮，浏览到预先准备好的背景图片，确定，如图2-7所示。 【小贴士】页面背景的设置，还可以通过设置水印、添加图片，并将图片设置为“置于文字下方”等方式来完成。 除了用图片作为页面背景之外，还可以用渐变颜色、纹理和图案等多种方式来完成，读者可自行尝试。 图2-6 填充效果 图2-7选择图片作为背景 2.3.3. 输入文字内容 由于证书内容的位置比较灵活，采用传统的按行输入的方式来确定文字位置，不太方便，采用插入【文本框】方式，可以任意安排文字在页面中的位置，然后在文本框内输入文字来实现证书内容的布局。 步骤1：【插入】菜单-【形状】-【文本框】，鼠标指针变成“十”字形，在页面的适当位置拖动到适当大小，即画出了一个添加文本的位置。如图2-8所示。 图2-8插入文本框 步骤2：输入文字内容，设置文字字体、字号等，如图2-9所示。 步骤3：设置文本框填充样式。选中文本框，选择【格式】选项卡-【形状填充】-【无填充颜色】，如图2-10所示。 图2-9 输入证书内容 图2-10形状填充 步骤4：设置文本框边框。选中文本框，选择【格式】选项卡-【形状轮廓】-【无轮廓】，如图2-11所示。 步骤5：插入印章，并依次完成其他部分文本框的设置，最后效果如图2-12所示。 图2-11形状轮廓 图2-12设置效果 2.3.4. 准备数据源 “数据源”可以在“邮件合并分步向导”中第三步【选择收件人】中通过输入新列表的方式来创建，也可以先创建好，然后通过选择文件的方式来实现。比较常用的方法是事先准备好“数据源”文件，特别是数据比较多的时候显得更为重要。“数据源”可以由Word表格、Excel工作簿、Access创建的数据表等来创建。本项目以实现创建好的Excel工作簿“获奖人员信息.xlsx”作为证书制作的“数据源”，数据内