商务接待知识.ppt

表情 微笑 亲切的微笑是最美丽的语言 目光 眼睛是心灵的窗户 看着您说话的对象 看着在说话的人 电话礼仪 接听 重要的第二声 迅速准确的接听 认真清楚的记录（5W1H） 挂电话前的礼貌 拨打 拨打电话的时机 注意事项 注意 正式场合调成静音 确需通话找安静地点接听、尽量缩短通话时间 特殊场合禁止使用手机 电话禁忌 喂… 你是谁？你找谁？ 有什么事呀？ 通话中打哈欠、吃东西、与其他人闲聊 猛挂电话 模拟 如果有几位访客同时到来，我们该怎么应对呢？ 考验你的接待 技巧的时候到了！ XX运输设备有限公司是一家内资企业，位于其主要产品是电梯、扶梯、运输传送带和自动化停车场设备。 公司占地面积56300平方米，现有员工月150人。下设总经办、财务部、生产部、销售部、研发部、行政人事部。 一个月后，即2016年5月12日，由重要客户XX投资集团商务考察团将前来公司考察。考察团由其公司老总、机械专家等组成。考察团的目地是探讨对本公司投资的可能性。公司对此十分重视，组成了以总经理为首，包括总经理助理兼行政总监张三，财务总监林五先生、工程总监赵四先生、销售总监王二先生的接待小组，安排接待计划。 商务考察团预计在上海/北京/广州各停留2日。主要行程包括会见各地负责人了解公司情况，参观广东蒂森的生产流程； 请你就此事件，准备一套方案。需包括预算。 * * * * * * * * * * 宴请 当地客人：可询问其是否有喜欢的餐厅； 外地客人或外宾：可介绍有当地特色的餐厅； 宴会座次 门 主位 2 1 5 6 副主位 3 4 门 主位 2 1 3 4 5 6 就餐礼仪 做好饭前功课 注意点菜 注意搭配 注意要有特色 注意口味喜好、民族禁忌 忌询问菜价 尊者先入座 小毛巾擦手 让菜不夹菜 动作要文雅 切忌发出声响 点菜注意事项 用餐注意事项 谁来点菜？ 正式商务场合，比如宴请领导、公司宴请，不要请领导或客人点菜，由自己点菜，但要询问领导或客人喜好，禁忌。 非正式场合，比如你和被宴请人关系非常熟，或客人携带家属，可由客人或客人家属先点菜。 点菜不要太多、也不太少，一般菜数为人数加2，可根据实际情况变化。 商务宴请要有主菜，为鱼或比较昂贵菜肴，鲍鱼之类。中国人点菜喜欢点鱼。 饮酒 韬光养晦，厚积薄发，切不可一上酒桌就充大； 领导相互喝完才轮到自己敬； 可以多人敬一人，决不可一人敬多人，除非你是领导； 自己敬别人，如果不碰杯，自己喝多少可视乎情况而定，比如对方酒量，对方喝酒态度，切不可比对方喝得少，要知道是自己敬人； 自己敬别人，如果碰杯，一句:我喝完你随意，方显大肚； 如果没有特殊人物在场，碰酒最好按时针顺序，不要厚此薄彼； 自己敬别人，如果不碰杯，自己喝多少可视乎情况而定，比如对方酒量，对方喝酒态度，切不可比对方喝得少，要知道是自己敬人； 自己敬别人，如果碰杯，一句:我喝完你随意，方显大肚； 如果没有特殊人物在场，碰酒最好按时针顺序，不要厚此薄彼； 西餐礼仪 西餐类型 正餐、便餐、快餐 餐具 刀、叉、匙、杯 上菜顺序 开味菜、汤、副菜、正菜、甜品 住宿 是否是公司支付费用？ 尽量控制在预算之内。 可根据客户意见选择方便的酒店，如希望购物、到公司来等； 如公司只需帮你预定，客户自己支付房费，则电话预定即可； 如公司支付房费，则应提前付定金，并和酒店确认完成，便于客户入职只出示身份证即可； 根据客户喜好，可选择是否靠街、双床、并询问客户是否有特别要求。 如每天由公司接客户至某地，则接待人员应提前10分钟在酒店大厅等候，不可迟到。 交通 游览 原则：既要弘扬民族精神、民族文化，又要显示祖国大好河山和建设风貌。 可以保存当地一日游的信息，以便随时联系安排。 事先需确认好客户时间、休息时间、门票价格、开关门时间等 安排客户参观、游览，可能需要秘书陪同，此时的秘书又充当了“导游”的角色。秘书应提前到宾馆等候，陪同过程中要处处照顾，还要对参观的交通路线、用餐、休息点等作好事先联络安排，并对参观内容和游览景点作适当介绍。 赠礼 选择礼品 每个人都有自己的兴趣、爱好、每个民族、每个国家都有各自的风俗习惯，选择礼品一定要有所考虑，有的放矢，投其所好。对外宾应以民族特色为上，如美丽动人的中国刺绣和和丝绸、中国书画、具有民族特色的手工艺品等，都常常被人们选来作为珍贵的礼物互相赠送。 商务接待活动中，礼品选择贵在纪念意义，不可太贵重。 不适宜赠送的物品 刀、钟、鞋、药品、动植物活体、生鲜食品、种子 赠礼 赠送礼品的包装 礼品选择好后，应立即撕掉价格标签，并精心包装。 注意：包装纸的选择 注意包装纸的花纹、颜色及字样，商务礼品包装以蓝色、棕色等自然色为宜； 赠礼的方式 礼物要当面送给受礼者，双手递上，并且说明是礼物。中国人赠送时往往自谦， “一点薄礼，不成敬意。”西方人不懂我们的