会议服务概论.ppt

2.会议简报 1）会议简报的内容 反映会议的主要活动和主要事件 反映与会者反响强烈的问题 反映代表性的较为广泛的意见 反映与会者的新观点、新建议 3.会议服务礼仪 1）会议服务人员的语言、举止要求 2）礼仪着装礼仪要求 3）交往礼仪要求 a.握手礼 b.交谈礼节 4.会议服务人员应具备的思想素质 1）爱岗敬业 2）服从第一 3）严格遵守规章制度 5.会议服务人员心理素质培养 1）掌握心理服务 2）了解会议服务对象的心理需求 3）掌握会议服务心里策略 a.提供“人情味”的服务 b.提供以尊重为本的服务 c.提供超常、超前服务 工作任务3 后勤配套服务 工作流程 后勤配套服务 餐饮服务 安全性 会议期间活动 安全保卫 医疗保障 代表返程安排 工作步骤 餐饮安排 活动安排 安全保卫与医疗保障安排 会议代表返程服务安排 1.就餐安排要求 2.会议菜单设计原则 3.就餐形式 专业知识 第四节 会议后期服务工作任务1 撤离会场 资料整理 会后总结 退房 送站 结账 整理物品 文字资料 资料汇编 影音资料 工作步骤 安排会议代表退房 送站服务 整理会议资料及物品 费用结算 会后总结  退房时注意事项 结账主要内容 会议服务总结 专业知识 工作任务2 建立旅游服务组 确定旅游项目 登记旅游情况 与旅行社接洽 进行旅游参观 工作步骤 组建会议旅游服务组 与旅游合作单位接洽 登记会议旅游情况 安全旅游参观 做好安全保障工作  专业知识 1.会议旅游服务对象 1）与会者 2）与会者的陪同人员 3）与会者家属 4）与会其他参与者 2.会议旅游考察的特点 1）组团规模大 2）停留时间长 3）消费水平高 4）文化主题突出、专业性强 5）人员的素质高 3. 会议旅游业的发展趋势 1）会议旅游活动向全球化发展 2） 毁于i旅游小飞日趋上升 3）会议旅游地由大城市转入中小城市 4）会议旅游内容日益丰富 5）会议旅游的目的以联谊休闲为主 6）会议旅游业加强合作趋势 会议服务 第一节 会议服务概述 一、会议服务的含义 1.会议服务的概念 2.当前会议服务的发展情况 第一节 会议服务概述 一、会议服务的含义 会议服务的概念 当前会议服务的发展情况 会议服务的分类 按提供服务的时间划分 按会议服务的内容划分 三、会议服务的特性 协调性 灵活性 综合性 1.制定计划原则2.自知准备原则3.人性化服务原则4.遵守利益礼貌原则5.保证安全的原则 会议服务的原则 第二节 会议服务 工作任务1 会议服务方案的制定 工作流程 了解会议服务需求 确定会议酒店 确定旅游承包商 签订会议服务合同 制定服务方案 工作步骤 与会议服务需求方商谈了解会议需求 选择会议酒店及旅游承办商 制定会议主要项目报价表 与需求房签订正式会议服务合同 与会议酒店及旅游承办商签订合同 1.宾馆酒店基本知识 2.确定会议地点的方式 1）由会议需求方制定会议地点 2）由会议服务方根据会议需求方的要求来选择会议地点 专业知识 工作任务2 会议前期准备 工作流程 成立会务组 服务人员岗前培训 发放会议通知 汇总代表名册 会场布置 组织报名 工作步骤 成立会务组 明确分工、确定各环节责任人，进行岗前培训 协助起草下发会议通知（邀请函） 组织报名并汇总参会代表名册及其他资料 1.会议通知的种类 按照会议通知的性质：预备性通知 正式通知 按照会议通知的名称：会议通知 邀请信（函、书） 请柬 海报 公告 专业知识 2.电话礼仪 模拟 3.会场布置形式 1）