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二、大中型会议日程安排表： 全国高等院校秘书学教学经验交流会议日程安排表（略） ? 技能训练 一 案例分析 案例 1 ： 一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？ 案例 2： 一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。 案例 3： 某校召开一次表彰大会，对全校七、八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竟乱糟糟，好似集贸市场。 以上三个案例中的问题都是会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。 二 观察并讨论 三 观察并制作 观察你所能见到的办公会、研讨会、论证会、茶话会、洽谈会等，注意会场布置的特点，画出三种不同类型的会议的布置图，并注明会议所有参与者的座位安排。 四 参考会议组织筹备的预案要求，为某企业的一次年终总结暨表彰大会拟出会议筹备方案。 第三十一教案 课题： 会议的管理 教学目的和要求： 通过本课时的学习，?学生应了解会议组织变革发展的情况，掌握会议组织规程表的制作及使用要求，掌握会议文字工作的基本要求。让学生对对改进会议工作，提高会议效率有一个完整的认识，同时能够计算会议成本，利用科学方法控制会议规模、数量，提高会议效率。 教学重点难点： 会议组织规程表的制作及使用要求，会议各种文书工作的开展 教学方法： 启发式讲解、训练 教学内容： 第一节 会议组织工作方法的变革与发展 会议组织工作，特别是非常规的大中型会务工作按照前文所说的方法制作会议预案，是一种多年形成的传统方法。这种方法是有效的，但也存在需要改进的地方。如用这种传统方法，很难在预案中将会议细节如时间要求以及工作效果要求制定得很完备，因而在操作时，工作人员只能依靠经验跟上整个会议筹备的进程，筹备服务工作也只能依靠经验或按口头指示尽可能满足工作要求。再如，在这种传统的会议预案中，很难看清各部门各程序相互之间的联系和制约关系，会议筹备者难以从整体上控制各项工作细节的进度，使分属各组的工作细节符合整体进程的要求。 上世纪八十年代中后期随着办公环境和手段的变化，秘书人员对传统方法存在的问题深入了解，也对会议筹备组织工作进行了改革，会议组织工作发生了新的变化。 一、会议组织服务工作的规程表 这是某市市委机关在十年前开始尝试的组织会务的方法。 这种方法在一定范围内推广使用取得较好的效果。这种方法对传统的预案制作方法的改进主要在于： 1 会议组织规程表将原来用冗长的文字所表达的预案变成一两张很简明的表格。不但篇幅缩小了，而且条理清晰。 2 会议筹备组织工作在预案中比较难以表述的细节，在表格中的项目中都能很清晰地表达，且工作的要求、完成的时间、责任人一目了然。 3 对经常筹备大中型会议活动的单位，对于不同的会议，这种表格不仅项目可以相对固定，甚至有些要求也可以大体相拟，仅对时间、责任人作些调整即可使用，这样极大地缩短了会议筹备工作的时间。 以下是 1985年11月在原江汉大学召开全国高校秘书学教学研究会所用的规程表。此表在那次对全国秘书教学研究会的成功组织起了相当重要的作用。 （见表一：全国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会会务工作规程表） 二、用 PERT原理组织会议 三、应用远程数字传输系统组织电视会议 如果说我们所说的传统会议都是实现的面对面的交流，则在传统技术条件下，只能是与会者的面对面聚会才有可能实现会议的过程。尽管在几十年前已有那种可以闻其声，却不能谋其面的音频电话会议，但在那种只有音频信号传递的技术条件下，与我们想