档案管理和信息管理方法.pptVIP

发文登记编号需要注意以下几点： 首先检查签发手续是否完备，是否合乎规定，在确认准确无误后，方可进行登记编号 对登记簿所列项目应逐项填写，不得缺项，并要求字迹清楚，不得潦草 文稿涉及有关负责部门，但不是部门负责人签字的，应完善协商 对于文稿中的重大问题需作修改时，核稿人应提出意见，退回修改 对于文稿中的一般性问题需作修改时，可由核稿人修改后征求拟稿人意见，或者与拟稿人共同研究修改 对于文字技术方面的改动，在不伤原意的基础上，由核稿人负责修改 校对的基本原则和方法 ： 忠实于原稿，又要善于发现问题 要发扬认真细致、一丝不苟的工作精神，对文稿从头到尾，逐字、逐句、逐行、逐段、逐个标点符号进行校对 对一些习以为常不会出错的地方，如标题、发送单位、行文日期，以至页码等，都不能有丝毫疏忽。对专用名词、数字等尤其要小心谨慎，反复核校。必要时对一些数字还要进行计算，看与其相关的数字、百分比等是否矛盾 文书立卷归档 按照文件形成的自然规律，保持它们之间的联系，使案卷正确反映企业活动的本来面貌，分门别类，便于保管和利用 立卷的原则 文书立卷时，要求你最好准确地划分保管期限。避免将需永久或长期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混杂，给档案的保管、统计、利用工作带来不便，甚至影响重要档案的齐全完整 立卷的要求 按主题特征立卷 按时间特征立卷 按“作者”特征立卷 按文件名称特征立卷 按收发文单位特征立卷 立卷的方法 坚持做好平时立卷工作 编好案卷类目 准确确定立卷归档的范围 调整定卷和归档 复查案卷文件，确定保管期限 排列卷内文件: 卷内文件的排列可按照时间、主题、地区、作者、名称等排列。排列时要注意正文在前，附件在后，请示在前，附文在后，最后的定稿在前，讨论修改稿在后，发文时间早的在前，发文时间晚的在后 编写卷内文件 : 依次为文件的每一张编一个号，而不是为每一页编号；空白纸不编张号。 卷内的小册子与其他文件合在一起编张号。 折叠的文件两页编一个张号。 左侧装订的在右上角编张号，右侧装订的在左上角编号。 张号编写工作必须做到准确无误。 填写卷内目录和备考表 案卷经过复查调整，在装订前，应及时填写卷内目录。填写卷内目录时一般每一份文件分别填写。如几份文件的内容完全是针对着某一个具体问题的，也可以综合起来填写。永久、长期保管的案卷填写卷内目录，短期保管的案卷可不填写卷内目录。卷内目录一般可填写相同的两份，其中一份附在卷首，不编张号，另一份留以备查。 永久、长期保存的案卷还要填写备考表，主要是为说明卷内文件的某些缺点或问题，并注明立卷人姓名，以备查考。备考表附在卷末，不编张号，应在装订前填好 装订案卷的要求 装订案卷时，要注意：修整文件，去掉文件上的所有金属物。 不装订的一侧和下边，要取齐，使案卷整齐美观。装订一侧线外要留有一定的余地避免翻阅时掉页，但又要注意不要把文件的字句订住。 一般横排横写的文件在左侧装订，竖排竖写的在右填写案卷封面。案卷封面应工整地填写，填写的项目为：企业名称(如按问题分类，应填写类的名称)、案卷标题、卷内文件起止日期，卷内文件张数、保管期限、文书处理号 特别提醒：标题要反映出卷内文件的内容、作者和姓名和名称 案卷的排列和编号 调卷工作结束后，要根据文件之间的联系和分类原则，对案卷进行系统的排列，将类目相同和保管期限相同的案卷依次排列，并逐个编上案卷顺序号。顺序号可以从第一卷到最后一个卷连续流水填写，也可分类编号 编制案卷目录 将已经排列、编号的案卷，按卷号顺序登记在统一印制的案卷目录上，就是编制案卷目录。案卷目录是最基本的检索工具 归档 完成了全部立卷工作，编好案卷目录后，按照档案管理的规定，将全部案卷和案卷目录移归档案室。归档时，档案室就根据案卷目录逐卷进行检查接收。如有不符合要求的地方，可进行改正 档案的收集整理 档案的收集 档案室的收集工作 归档的范围 不是每个文件都要去归档，能够归档的文件，应根据一定的实用原则，挑选出来的。 归档的范围。凡是本公司工作活动中形成的，处理完毕的，对今后工作有查考价值的文件材料都应归档。 不能只重视经过收发登记的文件，而忽视未经收发登记的各种文件材料。如外出开会带回的文件，本公司会议文件、公司内部文件、调查报告、访问记录、人事关系、介绍信等 档案的要求 属于归档范围的文件，必须收集齐全、完整； 分类、组卷符合有关原则，能正确保持文件自然形成联系，反映工作活动面貌； 保管期限划分准确； 卷内文件排列科学系统； 标题结构完整(确切地反映了卷内文件的作者、内容、名称)，文字简练、通顺； 编目细致、清晰，编号方法统一，装订整齐、美观； 将案卷按一定原则加以分类、排列，编制案卷