模块一采购基础.PDF

模块一  采购基础  案例导读 企业采购如何走上正轨 2009 年 1 月，张三被一家民营企业聘为采购管理顾问，直接上司为常务副总经理 郑总。该公司是一个以压铸和精密加工为主的制造型企业，采购的物料主要是再生铝 合金和挤压铜棒，品种不到30种，采购金额占采购物资总额的80%。剩下的将近9000种 采购物料包括各种合金和添加剂、磨料、刀具、各种设备和维修备件、劳保用品、包 装材料、工装夹具的制作材料等。公司里使用的管理系统是 K3，但是只使用了成本、 库存和采购三个模块。整个采购部加上张三，一共五个人，包括一个资历比较老的采购 主管、一个文员、两个采购员。 1. 六大问题导致系统失控 张三到任后就发现这家民营企业整个采购模块运行比较奇怪，有以下问题。 （1）各部门申报的辅助材料由各部门派人到仓库自查库存，然后直接报采购部， 手工填写的报表，名称不统一。有的明明是一个产品，却有两个编码。例如，同样是 5mm 的 A3 钢板，却有 5×1 700×5 010 和 5×1 800×5 000 两个编码。还有的是两种产 品，却使用同一个编码。 （2）采购订单根据手工申请单直接输入，有时没被批准就造成采购订单跳号， 不方便统计。由于一张手工采购申请单上有多个物料，每个物料询价处理的时间又不 一样，时间一长经常造成遗漏。 002 采购与仓储实务 （3）货物到了之后才审核订单，因为临时采购的物资单价无法确认，导致手工订单 和系统订单并行。 （4）铝合金和铜棒的价格经常发生变化，几乎是一批一个价格。由于公司没有检验 设备，只能送到金属研究所检验，来回的周期需要两天，有的时候会发生先出库后入库 的现象。因为公司材料核算实行的是移动平均法，所以有时会出现材料价格波动过大。 （5）铝合金和铜棒的到货数量与订单数量不符合。供应商出货都是铝合金按照规定 数量铁皮打包，铜棒是定尺整根出货，误差是难免的。而财务要求是分毫不差，采购员 嫌麻烦，也经常等到货物来了之后才请郑总审核订单。 （6）因为订单的不准确性，采购和库存的数据是相互独立的，各做各的。原材料和 辅助材料的采购，在系统内基本处于失控状态——采购订单成了先斩后奏，采购时因为 材料的不确定性，经常会出现物料短缺或者积压，而且信息的不规范，也容易造成人为 的失误。 2. 采购管理整顿措施 张三到该公司之后第二个星期，就开始对采购内部进行整顿，主要采取了以下措施。 （1）取消了各部门的手工采购申请。各部门指定专人在系统内的采购申请单上申 报所需的物料和数量，新增物料与否由仓库把关。各部门经理审核之后到达采购员， 采购员在询价之后，负责填写采购申请单，经理负责二级审核，郑总负责三级审核。 （2）对同一张采购申请单上迟迟未处理的物料，张三要求采购部门拆分成两张采购 申请单，保证了询价完毕的物料的采购时间，同时也保留了未询价物料的信息。 （3）在采购申请单得到批准后，由采购文员统一下推成联号的采购订单，供方、品 种、数量、不含税价格等一目了然，郑总二次审核后打印，作为采购执行的依据。除了 设备订单，都采用了系统套打的方式，完全取消了手工订单。 （4）与供应商沟通，要求所有的供应商送货时，统一填写规定格式的无碳复写纸的 送货通知单，外地送货的由采购员填写，必须注明供方代码、物料编码、数量和采购订 单号码。 （5）仓库里所有的入库必须以采购订单下推的入库单为依据，核对送货通知单，没 有或者不符合采购订单的绝对不允许入库。入库的估入和购入价格必须和订单不含税价 格一致。开始的时候还允许价格误差 5%，运行一个月后，取消了价格容差。 （6）与原材料供应商沟通，要求送货的总数量不允许超过该采购订单的数量。与财 务沟通，说明了订单数量、送检数量和入库数量不一定一致的关系，得到了财务的认同。 采购经理每星期审查订单，对数量基本完成的订单予以手工关闭。张三一向不大赞同采 购订单和生产订单给个数量容差之后，允许自动关闭的