电子文件管理电子文件概述.ppt

电子文件管理 * 几个数据： 自1957年硬盘诞生以来，其单位存储密度已提高了5000万倍 索尼开发的BWU-100A 单面双层蓝光光盘，容量50G 存储技术新突破，一个硬币大小的面积上将可存储250张DVD的容量。 5. 存储密度极高 电子文件管理 * 6. 增殖速度极快 两组数据：数据一 1999 年 90% 2.8兆张/年 45% 3.4兆张/年 ：数字文件 ：纸质文件 55% 4.2兆张/年 2005年 电子文件管理 * 6. 增殖速度极快 两组数据： 数据二：美国从上世纪90年代起政府电子文件数量迅速增加。布什政府电子文件存储量约100TＢ，为克林顿政府档案总量的50倍，是国会图书馆2000万册编目图书内容总量的5倍。 电子文件管理 * 1 10 100 1,000 10,000 100,000 1,000,000 10,000,000 100,000,000 1,000,000,000 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005 2010 Year 502,500,000 2009 year Files NARA Electronic Records Holding 美国国家档案馆已经保存了包括国会、法院、总统办公室、总统委员会和将近100个办公署、部门、分支机构及其承包商的近100亿份电子文件（Records）。 电子文件管理 * 电子文件可以将文字、图形、图像、声音、影像等各种信息形式有机组合（多媒体文件）。 7. 多种信息形式集成 电子文件管理 * 上述特点，极易造成电子文件保管的“失败” 由此造成可怕的 “数据灾难”！ 目前，电子文件丢失事件屡屡发生 人类正遭遇有史以来最严重的“社会失忆” 危险 电子文件管理 * 电子文件 1、内容信息 2、结构信息 3、背景信息 提取元数据 五、电子文件的构成（三要素） 电子文件管理 * 1. 内容信息（Content） 电子文件所要表达、传递的信息内容，是电子文件的核心要素。 五、电子文件的构成（三要素） 电子文件管理 * 2. 结构（Structure） 电子文件各组成要素的结构关系，记录了电子文件内容信息的组织方式。 电子文件结构非常复杂： 信息 数字代码序列  载体 五、电子文件的构成（三要素） 011000100011010111010100101110100110100110101100010001101011101010010111010011010110001000110101110101001011101001101011101010110001000110101110101001011110001010110101011000010001101011101010010111010011010011010110001000110101110101001011101001101011000100011010111010100101110100110 电子文件管理 * 3. 背景信息（Context） 文件背景信息——文件的来龙去脉及与其他文件的关联。 1）与形成机构有关的背景信息（组织背景） 机构的名称、目的、职能、所在地、历史、组织结构，生成电子文件的具体活动等信息。 2）与文件关联有关的背景信息（卷宗背景） 文件所属的全宗、案卷，电子文件的办理过程与结果，其相关文件等。 3）与生成技术环境有关的背景信息（技术背景） 电子文件生成的操作系统名称及版本，应用系统软件名称及版本，硬件环境，文件类型、相关技术参数等。 五、电子文件的构成（三要素） 电子文件管理 * 六、电子文件的生命周期（三阶段） 1. 电子文件的生命周期： （1） 设计阶段（concept stage） ——应用系统的设计、开发和安装阶段 （2） 形成阶段（creation stage） ——每一份电子文件在应用系统环境中产生出来的过程 （3） 维护阶段（maintenance stage） ——对于形成后的电子文件的技术维护和保管 国际档案理事会电子文件委员会/《电子文件管理指南》 思考：文件生命周期与电子文件生命周期的异同？ 电子文件管理 * 六、电子文件的生命周期（三阶段） 2. 电子文件生命周期理论 （1） 电子文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个