文书与档案管理基础第三版单元.pptVIP

四、掌握数码照片保管方法 3、分类 ⑴采用“保管期限—年度 —问题”分类，适用于一年内形成照片多的单位。 ⑵采用“保管期限—年度”分类，适用于一年内形成照片不多的单位。 四、掌握数码照片保管方法 4、排列 保管于光盘内的数码照片，在光盘的根目录下建立一个命名为“DATA”的文件夹。 ⑴同一保管期限形成的照片，按年度先后顺序排列。 ⑵同一年度内（暨同一光盘内）所形成的照片，按各专题（组）形成的时间顺序排列。 ⑶同一专题（组）内的照片按图像所反映的重要程度，结合照片形成的时间顺序排列。 四、掌握数码照片保管方法 5、编号 ⑴格式一：进馆号（全宗号）—保管期限代字—数码照片号 ⑵格式二：进馆号（全宗号）—保管期限代字—盘号—数码照片号 四、掌握数码照片保管方法 6、编制目录 ⑴编制盘内数码照片目录（包括全宗号、保管期限、光盘号、数码照片号、题名、拍摄时间、拍摄者、备注） ⑵编制数码照片光盘目录（包括全宗号、光盘号、题名、起止年月、张数、保管期限、备注） 四、掌握数码照片保管方法 7、存储要求 ⑴同一保管期限下一个归档年度的所有数码照片应刻录存储在一张或多张光盘中，不同保管期限或不同年度的数码照片不应刻录在同一张光盘内。 ⑵注意选用较好质量的刻录光盘。 ⑶刻录在光盘上的数码照片组织结构：光盘根目录（一级），说明文件、盘内数码照片文件目录、数码照片档案文件夹（DATA）（二级目录） ⑷光盘刻录完成后，应采用油性笔在光盘背面标注光盘档号。 四、掌握数码照片保管方法 8、填写数码照片封面 内容包括： 全宗号、保管期限、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、照片张数、制作时间、制作人、审核人、套别等 四、掌握数码照片保管方法 9、保管要求 ⑴数码照片档案作为电子文件的一种形式，其保管应符合《电子文件归档与管理规范》的要求。 ⑵数码照片存放要远离磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃～20℃；相对湿度控制在35％～45％，以防光盘退化、真菌滋生。 ⑶存储数码照片的光盘应放在坚硬的塑料盒内竖立存放，不能堆叠。 ⑷建立定期检查制度，光盘每2年一次抽查，4年重新刻录转存一次。 ⑸注意操作规范化，如触摸光盘时应戴无纺棉质手套，手的手指不应角触到光盘的反射面。 任务二 光学载体（光盘）的管理 了解新型档案载体——光盘 存取原理 把激光束聚焦成小于1微米的微小光点，能量高度集中，使存储载体上被照射点产生物理、化学变化，进行物理标记，从而用这种方式进行记录。 任务二 光学载体（光盘）的管理 了解新型档案载体——光盘 光盘的种类 1、只读式光盘 2、一次写、多次读光盘 3、可擦写光盘 任务二 光学载体（光盘）的管理 了解新型档案载体——光盘 光盘的优点 ①记录密度高，存储容量大； ②非接触形式的写入和读取信息； ③数据传输率高； ④存取速度快； ⑤存储费用低； ⑥易保存。 任务二 光学载体（光盘）的管理 掌握光盘档案的归档要求 1、概念 光盘档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中形成的具有保存价值、以光盘为保存载体的文件。 2、归档范围 本单位形成的文书类电子文件、各种数据库、数码照片、音频、视频、多媒体电子文件及软件等以光盘为保存载体的文件。 3、归档时间 一般自形成后的第二年六月底前完成光盘档案的整理归档工作。 任务二 光学载体（光盘）的管理 掌握光盘档案的归档要求 4、归档要求 ①各部门负责光盘内文件的整理及刻录，由档案部门统一编号。 ②归档光盘要检测，包括载体外观检验、病毒检验、数据可读性检验。 ③检查光盘的完整性、准确性等。 ④归档光盘的性能质量，应符合长期保管的要求。 任务二 光学载体（光盘）的管理 了解光盘档案的整理方法 1、分类 ⑴机关： 一般单位光盘数量不多时，可只设到二级类目，也就是文书类电子文件、数据库、数码照片、录像等光盘，作为一个类来处理。 ⑵企业： 如在企业分类体系中不单独设置类目，可按光盘内容对应大类进行分类编号。 任务二 光学载体（光盘）的管理 了解光盘档案的整理方法 2、组卷 两种形式： ⑴以单张光盘为一卷，光盘号就是案卷号。 ⑵将若干张光盘按时间放入光盘册。 任务二 光学载体（光盘）的管理 了解光盘档案的整理方法 3、编目 ⑴编档号: 在每张光盘的非数据面上用黑色油性铅笔填写档号，格式为：分类号—册号—光盘号。 ⑵填写每张光盘的说明： 说明内容包括：进馆号（全宗号）、目录号、分类号、卷号、光盘名称、刻录人、刻录日期。 任务二 光学载体（光盘）的管理 了解光盘档案的整理方法 3、编目 ⑶编制光盘档案卷内目录 卷内目录包括：序号、档号、案卷题名、刻录日期、刻录人、密级和备注。 ⑷填写光盘档案内封面 封面内容包括：光盘名称、光盘册号、保管期限、起止时间、