活动项目执行流程图.docxVIP

活动策划执行流程 人员分组 项目接洽 策划方案 项目筹备 物料准备 现场台本 项目 项目 接洽 流程 活 动 宣 传 预 算 策划 流程 物料申请、审 核流程 策 划 策 划  项目执行 开拓、整合资源 规范、专业执行 构建、完善模式  执行总结 执行管控流程 现场照片 媒体剪报 客户评价 执行人员评估 1 参与人员 准备工作 洽谈重点 初步接 触 联络人 ★公司宣传册及相关资料 ★本公司自有优势资源、活动经验； ★?了解项目规模、场地及其可操作性； ★??????了解合作方关键人物、组织机构，合作意 向，?????????????资金条件； ★?了解对方的想法和建议； 细节洽 谈 （多次） 联络人、活 动策划、执 行统筹 ★自有资源、案例介绍?PPT?文档 ★项目初步策划案框架（包括：活动主题、 形式、主要内容建议；执行流程安排；大 体预算） ★??????讨论策划案，获取客户对活动的具体要求 及意见； ★?获知项目的着重点及难点； ★?客户的倾向性。 项目汇 报 联络人、活 动策划、执 行统筹、活 动部负责人 ★根据客户意见修改后的策划案(包含策划 执行方案、宣传策划案；详细预算) ★准备汇报用投影仪、手提电脑、方案 PPT?文档； ★策划文案打印、装订成册； ★汇报流程安排：开场人员，主要讲述人 员，答疑人员。 ★?项目汇报； ★?合同条款认定。 接洽流程2 接洽流程 参与部门 讨论重点 会后工作 初次策划会 议 联络人、活动策划、执行统 筹、活动部负责人 ★?项目背景、需求； ★????是否值得继续跟 进； ★?活动概念和形式。 ★?撰写初步策划案； ★?报策划总监与分管副总。 谈判后 协调会议 联络人、活动策划、执行统 筹、活动部负责人；制作统 筹、设计师、信息专员、媒 介负责人 ★?客户意见； ★?策划案大体框架； ★?形式和内容设计； ★?项目基本成本； ★?宣传炒作重点； ★????撰写策划执行方案初稿（含策划方案、 宣传方案、预算方案） ★?方案由设计师进行精包装； 细节谈判后 协调会议 联络人、活动策划、执行统 筹、活动部负责人；制作统 筹、设计师、信息专员、媒 介负责人、部门总监 ★?客户意见； ★????内容、执行细节 确定； ★?现场效果图； ★?宣传方案确定； ★?物料方案 ★????预算方案（成本 /报价）。 ★ 执行流程、人员分工、宣传计划及预算）； ★?拟定合作协议； ★????确定需外包工作并开始联络（演艺、制 作、场地等） ★?确定执行工作组。 策划流程撰写策划执行方案定稿（包括活动内容、3 策划流程 撰写策划执行方案定稿（包括活动内容、 管控环节 具体内容 时间管控 时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时 间来倒推。 供应管控 要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执 行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对 专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。 人力管控 活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。 风险管控 风险管理覆盖了活动管理的所有领域，比如活动的安全风险，预算超支等风险等等。 合同签订后 协调会议 执行工作组成员??????????★?项目分解及完成★?项目正式立项 时间图表（甘特图）；★?落实各项资源、外包 ★?执行管控 ★?安排各项工作。 管控流程4 管控流程 标准管控工具：甘特图表 任务：把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。 时间段：对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。 优先顺序：设定任务的优先顺序。 节点：因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标 记出来。 分工：每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。 5 总结流程 财务结算： ??尾款催收 ??演员劳务结算 ??制作尾款结算 ??项目费用结算 资料收集、归档 ??合同 ??方案策划、执行台本 ??宣传（网络、电视、报媒、杂志等）资料收集 ??现场照片、录像 ??物料设计稿、照片 工作总结： ??对内、对外等总结报告 ??参与人员评估与奖惩 6