OA系统使用管理规定.docVIP

0A使用管理制度 一、 总则 公司办公自动化系统（以下简称0A系统）是以金蝶K/3 0A协同办公系统为管理平台，采用服 务器/客户端/浏览器结构，建立起來的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公、 移动办公、无纸化办公和信息资源共享。0A系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办 公整体管理水平的重要手段。为了加强对公司0A系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约 成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门Z间协 同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司 实际情况，制定本规定。 1目的 规范公司流程管理，提高公司流程效率。 适用范围 各中心、各职能部门。 二、 职责划分 1公司人力行政屮心是公司办公自动化0A系统的归口管理部门。 主要职责为： （1） 、负责制定0A系统规章制度； （2） 、负责0A系统核心工作流程设计、修改； （3） 、负责0A系统各职能部门工作流程设计的审核； （4） 、负责确定、监管0A系统核心工作流程参与人员的权限； （5） 、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转； （6） 、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询； （7） 、负责0A系统内各大功能模块信息内容更新的监督； （8） 、负责对系统内的保密设置进行定期检查； 0A系统管理员负责0A系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常 运行。 主要职责为： （1） 、负责0A系统软件的配置升级管理； （2） 、负责0A系统的数据备份； （3） 、负责制定0A系统应急方案和系统技术管理规章制度； （4） 、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作； （5） 、负责0A服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行； （6） 、负责系统用户注册、注销等管理； （7） 、负责0A平台功能模块各部门书写权限的设置。 三、 基本要求 1使用0A系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有内勤用户在每个工作日 上班后一个小时内必须使用电脑浏览器登陆0A系统，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏 览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好长期登陆进0A办公。 3.2每位0A用户的登录名和登录密码应子以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账 户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责； 3每位0A用户要保证在0A系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并 对所发布和审批的内容负责。在0A系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人 员应予以执行和遵守。 3.4 0A系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人 确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由人力行政中心负责统一发布和 管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以 及员工录用和辞退等人事信息；各中心和各部门发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、 管理规范和其他重人事项等内容。 5各级0A用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操 作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。 四、 应用管理 1流程模块的使用 流程模块是0A平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需 根据实际需求如：请假申请、加班申请、出差巾请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围 内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度 规定和要求对表单进行操作和审批。 流程发起要求 8、流程发起要求：经办人在发起流程时，对于需要多部门会签或审核的流程，发起人应先进行 线下沟通（线下沟通至少包含直接上级和相关业务部门负责人），才能发起流程。上级审批人在接 收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写 明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到冋退指令后，应认真查阅冋退理由，以便重新调整和 更改流程。 b、流程资料上传与检查：经办人发起流程时，需要上传相关附件资料，应检查资料的完整性和 可用性（保证附件资料在审批过程中能正常打开）。在发起流程后，经办人须及时将纸质附件送到 相关审批人处进行审核。 流程审批要求 4、审批意见：各环节审批人必须明确发表意见，客观、清晰的表达白己的意见和态度，避免出 现类似“阅”、知晓”、好的”等无明确态度的意见。 b、禁止讨论性协商：流程原则上只是完成审批过程，具体事务通常是在各种会议上已经完成讨 论，流程审批人在审批时快速明确并签署意见，禁止在流程审批过程中