PPP项目信息与资料管理计划.doc

PPP项目信息与资料管理计划 为了使项目的沟通建立在准确、有效的项目信息收集和传递的基础上，应建立项目信息管理系统。建立项目记录，在项目进行期间交流的信息应当尽可能地以各种方式收集起来，并要保管得井井有条，为以后的索赔、仲裁等提供有力的证据。特别是对往来的文件管理更应重视，防止发生丢失、短缺。 项目公司按照系统化、规范化、标准化的要求，做好包括各种技术文件资料和竣工图纸，以及政府规定办理的各种报批文件的管理。 1 信息及文件的传递 信息及文件发送必备条件：发送单位、签发人、发出时间、接收单位、接收时间、接收人、接收单位、送交有关部门（领导）时间、签收人。 1）一般信息及文件传递 设计出施工图后经审图单位签认，每份图均需设计、审图单位盖章图纸方能生效。 承包商不得使用未经监理发送的图纸。 设计变更（工程变更）所出图纸均应遵守上述程序。 2）工程流转文件格式。各类工程流转文件的格式规定如下： 1）工程联系单。本项目参建各责任方之间的工程文件的交换。《工程联系单》由发件方单位名称、文件编码、主送、抄送单位、文件属性（工作阶段、专业、文件类型）、标题、正文（联系事项）、签发人、经办人、审核人、签收人、日期及主送单位回复意见组成。所附工程文件可作为《工程联系单》的附件一同发送。 2）传真。《传真》由发件方地址、电话、传真号码、单位名称、文件编码、收件人、收件人单位、抄送单位、收件人电话、传真号码，标题、签发人、经办人、传真页数、日期、回复要求（紧急、请审阅、批注、答复、传阅）、正文（联系事项）组成。 3）备忘录。各责任方之间的有关工程问题之情况说明，背景材料，证明材料，可使用备忘录。备忘录由发件方单位名称、发件人、文件编码、收件人、收件人单位、抄送单位、日期、标题、正文（联系事项）组成 4）通知。是指由参加本项目建设的各方为项目发出的有关工程施工、进度、质量及其它有关事项的通知。 5）会议议程。由参加本项目建设的各方为项目有关事宜举行的会议，一律要在会议举行之前，制定会议议程（临时紧急会议例外）。会议议程的产生采用标准的会议议程格式，分发给各参会单位（人员）。会议议程由会议主题、文件编码、会议名称、举行会议的日期、时间、地点、会议持续时间、会议的召集人、会议类型、主持人、记录员、参会人员、需阅读的文件、需携带的文件、会议议题、旁听人员、资料员、下次会议日期、时间、地点、会议议程的传阅单位组成。 6）会议纪要。是指为本项目有关事宜举行的会议所产生的会议纪要，共同采用标准的会议纪要文件格式。会议纪要由会议主题、文件编码、会议名称、会议举行的日期、时间、地点，主持人、与会人员、缺席人员，会议纪要正文（对会议议题产生的问题；围绕相关议题讨论的结果；相应责任方在规定日期的工作分配；下次会议的日期、时间、地点）、记录员、打字员、签发人、印发份数、传阅单位。 7）文件。是指参建各方为本项目发出的关于工程施工、进度、质量及其它有关事项的文件。 8）发文记录。是指由参加建设的各方为本项目发出的关于工程施工、进度、质量及其它有关事项的文件，应对其进行记录。发文记录由发文单和发文记录表格组成。发文记录表格发文记录表格由文件名称（主题）、文件类型、文件编码（编号）、发文单位、日期、时间、收件人、抄送人、经办人、发文回执组成。 9）收文记录。由参加建设的各方为本项目收到的关于工程施工、进度、质量及其它有关事项的文件，应对其进行记录。收文记录由文件名称（主题）、文件类型、文件编码（编号）、发文单位、日期、时间、收件人、抄送人、经办人、送文回执组成。 档案资料管理是工程建设中的重要环节，是参建各方集体智慧的结晶。工程完成后，委托方应将完整的、准确的、齐全的、规范的档案资料移交主管部门。 2 信息管理的方法与手段 1）日常管理 做好项目管理日志及工程大事记 做好合同批复等各类往来文件的批复与存档 做好项目协调会、技术专题会的会议纪要 做好施工现场记录和信息反馈 管理好实施期间的各类技术文档 按照项目管理合同的要求编制项目管理月报 对项目管理的往来资料予以登记，并借助计算机进行管理 管理资料分类存放并编目，以利于查寻 管理资料的收发借阅，需经资料管理人员办理相关手续 督促检查各单位资料管理工作 2）资料归档管理 项目竣工后，项目经理部整理管理资料，经项目经理审核签字后，报公司领导审阅后归档。 依据委托PPP合同的约定，向使用单位和委托方报送管理资料，整理移交的文件包括项目决策立项文件、用地拆迁文件、勘察设计文件、招投标文件、各种项目合同、工程开工文件、商务文件、竣工验收及备案文件等 3）信息管理的手段 设立专岗和专业人员，建立检查考核制度，配备计算机，保证工程信息的实时处理和高效应用。 3 资料管理的总体要求 资料管理执行国家和当地政府主管部门的《建筑工程资料管理规程