第八章　报表管理系统.pptVIP

第八章　报表管理系统 第一节　报表管理系统的基本概念 1 第二节　基本会计报表的编制 2 第三节　自定义报表处理 3 目 录 CONTENTS 学习目标 ●?了解报表管理系统的基本概念 ●?掌握使用报表模板生成基本会计报表的操作方法 ●?掌握使用报表模板生成自定义报表的操作方法 报表管理系统的主要作用是帮助用户及时、方便地编制需要的各种会计报表。用户可以使用报表模板生成常用会计报表或根据需要生成自定义报表。报表管理系统的主要功能包括提供各行业报表模板、文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图表功能等。 第一节 报表管理系统的基本概念 会计报表是会计工作成果的体现，也是对会计核算工作的总结。使用计算机编制报表与手工编制报表有相似之处，但也有计算机处理所具有的特点，并产生了一些新的概念。 一、报表格式 在计算机报表管理系统中，报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板，使用此模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。 1．标题 标题用来表示报表名称及报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位等内容。标题可能有一行，也可能有若干行。 2．表头 表头用来表示报表的栏目。栏目和栏目的名称是报表格式中最重要的内容，它们决定了报表及报表每一栏的宽度，从而确定了报表的基本格式。有些报表软件也将表的标题和表头部分视为一个整体，将这个整体称为表头。 3．表体 表体是报表的主体，由横向的若干行和纵向的若干栏组成。纵向的表格线和横向的表格线将表体部分划分成一些方格用于填写表中的数据，这些方格称为表单元。表单元是组成报表的最小基本单位，每一个表单元都可以用它所在的列坐标和行坐标来表示。通常将确定某一单元位置的要素称为“维”。 4．表尾 表尾是指表格线以下进行辅助说明的部分。表头、表体和表尾是组成报表的基本要素，不同报表的区别实际上是报表中各要素的内容不同。表处理子系统的基本工作原理就是软件提供给用户设置表头、表体和表尾等功能，用户只要运行这些功能，就能得到满足需要的报表。 二、报表公式 在计算机报表管理系统中，报表的格式和报表的数据是分开处理和管理的。其中报表的格式起说明数据的经济含义和管理数据的作用，而报表数据则起到反映相应经济指标大小的作用。表中数据一般不由手工从键盘输入，而是通过设置报表单元公式，由计算机自动从指定的文件中调取。这些单元公式就是报表公式最主要的构成部分。 报表公式除了报表单元公式外，还有报表审核公式和报表舍位平衡公式。其中报表审核公式的作用是根据报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正确；报表舍位平衡公式是将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位的报表时为保持报表数据的平衡而使用的公式。 报表公式一经设定，在编制不同会计期间的同一会计报表时，公式的内容也是固定不变的，每次编制报表通常不需要重新设定。 由于报表的格式和公式在编制不同期间的会计报表时通常是不变的，表格式和表公式构成了同一会计报表的基本结构，因此在计算机报表管理系统中一般将它们合称为表结构，而将表处理软件运行表结构文件所得到的、填列好具体数字的报表称为数字表。 三、报表关键字 报表关键字实质上是一个计算机的取值函数，是表页定位的特定标志。 报表关键字在报表管理系统中的主要作用是：在编制报表时，由系统自动地在报表相应位置填列报表编制的年、季、月、日等日期和报表编制单位的名称等内容。报表关键字通常在表格式设置中进行设置。 报表关键字主要包括单位名称、单位编号以及日期，另外还可以根据自己的需要自定义关键字。 第二节 基本会计报表的编制 会计工作中的基本会计报表主要是指资产负债表、利润表、现金流量表等。这些常用会计报表的格式基本是固定的，为了简化常用报表的编制，用友软件报表管理系统为用户提供了多个行业的各种财务报表模板，用户可以直接调用系统内的相关报表模板来编制会计报表。 一、资产负债表的编制 资产负债表是反映企业在某一特定日期所拥有或控制的经济资源、所承担的现时义务和所有者对净资产要求权的会计报表。 操作步骤为： （1）登录软件，单击窗口左边的“财务报表”按钮进入财务报表管理系统。 （2）选择“文件”菜单下的“新建”命令。 （3）进入报表“新建”对话框，并在左侧的“模板分类”栏中单击选中“一般企业（2007 年新会计准则）”，在右侧单击选中“资产负债表”模板。 （4）单击“确定”按钮，打开“资产负债表（格式状态）”窗口。 （5）单击窗口左下角的“格式 / 数据状态切换”按钮，进入“资产负债表（数据状态）”窗口。 （6）选择“数据”菜单下的“录入关键字”命令，打开“录入关键字”对话框，在单位名称后录入，并将时间设置。 （7）单击“确定”按钮，弹出“是否重算第一页”提示对话框，单击“是”按钮，系统自动生成资产负债表。 （8）单击“文件”菜单中的“另存为”命令，弹出“保存为”对话