建业物业档案管理规定.docxVIP

序号 标准内容 归档资料 1 工程合同(GC) ?????工程维修、安装及施工类合同。 2 安防合同(AF) ?????安防施工合同。 物业服务总公司档案管理规定 第一章 总则 第一条 为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公 司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《总公司办公制度》有关规定，结合公 司实际情况，特制定本规定。 第二条 凡总公司各分支机构（下称各分支机构）在工作活动中形成的，具有查考利用 价值的文件材料，必须按规定定期向总公司管理部提交。 第三条 各分支机构的负责人应重视本部门文件资料的管理和立卷工作，必须配备专职 或兼职人员负责档案管理工作。 第四条 公司系统的档案立卷工作和档案管理工作由总公司管理部负责监督和指导。 第二章 原则 第五条 公司档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，要健全完善档案管理网络，明 确责任分工。 第六条 公司要建立由公司负责人、管理部和专(兼)职档案管理人员组成的三级档案管 理网络。管理部要做好企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并指导、 监督本公司各分支机构做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。 第七条 一、档案人员（专、兼职）应具有高度的组织性纪律性，坚持集中统一的原则， 对各部门工作中收集的相关资料立卷归档，不允许非档案部门和个人私自占有档案；坚持利 用制度，不得违反制度擅自提供档案为他人利用，自觉执行档案工作中的各项管理规定，维 护正常的档案工作秩序。二、档案工作是一项机密性很强的工作，因而要求档案人员具有高 度的责任感，要有严格的保密观念和保密习惯，不得向任何人泄露单位机密，要维护单位的 利益，要保证档案的绝对安全。 第三章 归档内容 第八条 根据行业特点，结合本公司实际情况，特规范公司归档内容如下： 一、合同类（HT 一、合同类（HT） 序号 标准内容 归档资料 1 政府文件(ZF) ?????政府相关部门（建设厅、房管局、办事处等）下发的一切文件。 2 外来文件(WL) ?????集团以外单位（除政府相关部门）发给公司的一切正式行文。 3 集团文件(JT) ?????集团相关单位发给物业公司的一切正式行文。 4 公司文件(GS) ?????以公司名义对外、对内发布的函、报告、通报等文件与资料。 5 公司证件(ZJ) ?????公司营业执照、资质证书、收费许可证或文件、税务登记证、组织 代码证、租赁许可证、安防施工证、ISO9000?认证证件等相关证件或 复印件。 6 公司制度(ZD) ?????总公司下发的规章制度。 7 品牌宣传(PP) ?????VI?系统、荣誉证书、公司简介、宣传图片、宣传册等。 8 好人好事(HH) ?????指公司各分支机构涌现出来的先进事迹。 9 会议纪要(HY) ?????指公司及各部门的各项会议会议纪要。 10 法律事务(FL) ?????指公司解决法律纠纷问题形成的原始材料及诉讼文件。 11 销售资料(XS) ?????项目的宣传单页、报纸宣传及网络宣传等。 12 声像档案(SX) ?????照片档案（按年度保存公司有纪念意义的珍贵图片）和光盘档案 （保存公司有纪念意义的光盘资料）。 13 热力文件(RL) ?????特指总公司保存的热力公司文件。 3 租赁合同(ZL) ?????房屋及相关场地的租赁合同。 4 委托合同(WT) ?????与开发公司签订的《前期物业服务合同》或与业主委员会签订的 《物业服务委托合同》，电梯、绿化、垃圾清运外委合同。 5 供用水电气合同 (SDQ) ?????供水、供电、供气、网络使用、供热合同。 6 常规合同(CG) ?????各种非工程维修的协议、制作合同、印刷合同、订货合同等。 7 对外拓展合同(TZ) ?????对外签订的物业管理顾问服务的合同等。 8 三方协议(SF) ?????在工程未交付之前，与开发商、施工方共同签订的协议，约定报修 等工程遗留问题的解决方案。 9 星级服务协议(XJ) ?????有关星级服务与合作方签订的各类协议。 10 热力合同(RL) ?????特指由总公司保存的热力公司合同。 11 中介合同(ZJ) ?????特指中介公司对外签订的合同。 序号 标准内容 归档资料 1 资产管理台帐(TZ) ?????指公司所属固定资产、低值易耗品、工具资产管理帐目及报废、调 拨手续、小区公用工具保管及使用手续等。 2 采购物资(CG) ?????供方能力评价记录、《合格供方名录》、《合格物资一栏表》、各类物 品合格证、采购计划表、仓库盘点表。 序号 标准内容 归档资料 （一）基础管理(JC) 1 前期合同签订(HT) ?????物业招投标资料，时间、地点、参与人员及相关手续。 ?????物业费收费标准备案资料。 ?????《前