办公室事务处理项目六 信息工作.ppt

摘要卡的优点是方便灵活，便于查找，但秘书的办公环境有限，卡片的存放量不可能太大，所以，用摘要卡的形式留存信息，就有一个不断筛选、精简、提纯问题。 补充：秘书案头的“信息库” 所谓“信息库”就是秘书要在自己有限的办公桌、抽屉、柜架上，准备随手就可以取来的应答信息。这些东西有的人称为“案头必备”，有的书上称之为“必须经常放置于身旁的东西”。 一般来说，秘书案头应具备的“信息库”包括如下内容 中、英文字典 飞机、火车、轮船、班车的最新时刻表 邮政编码簿 电话号码簿 国际国内地图 常用业务及管理工作范围的最新电话表 应用文体式大全、秘书手册 工商名录或同业名录 办公室所有设备的说明书、维护保养手册 信息分类的方法： 字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等） 地区分类法 主题分类法 来源分类法 数字分类法 时间分类法（按信息形成先后） Step5 信息分类 根据工作需要，将各种分类方法结合使用 信息分类的注意事项 1、利用颜色、标签区分类别 2、建立交叉参照卡 交叉参照卡 名称/主题： 详见： 相关名称/主题 信息筛选的要求：分析信息需求，紧靠主题，选择与本主题密切相关的信息，带有倾向性、动向性或突发性的信息，能预见未来发展趋势。同时，剔除虚假、过时、重复、空洞的信息。做到准确、及时、完整、重大、新颖。 Step6 筛选信息 信息筛选的程序： 看来源 看标题 看正文 定取舍 1、突出主题思想 2、选择典型性、淘汰一般 3、有时效性、充满新意 4、从实际出发，有特点 5、选择宏观、淘汰微观 信息校核的范围： 对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。 信息校核的要求： 1、以原始数据为基础 2、要排除主观因素的干扰 Step7 信息校核 信息校核的程序： 定内容 选方法 核信息 作判断 1、溯源法 2、比较法 3、核对法 4、逻辑法 5、调查法 6、统计法 核对 计算 定性、定量分析 逻辑推理 判断真伪 任务二 信息传递与存储  项目六 信息工作 任务二 信息传递与存储 通过网络查询和商场实地调查，李娜掌握了各类笔记本电脑品牌、型号、价格、销量、销售群体以及市场前景等相关信息；通过问卷调查和数据分析，李娜掌握了在校大学笔记本电脑购买和使用的相关信息。李娜把这一堆材料抱进了经理办公室。经理简单翻阅了后说，“总经理需要的是一份项目可行性研究报告，而不是一堆乱七八杂的材料，你把这些资料交给孙红，让她写一份可行性研究报告提交给我吧。” 情景导入 孙红需要根据李娜提供的资料撰写关于开设大学生笔记本电脑专营店的可行性研究报告，然后经由企划部经理提交给总经理，以便为总经理的决策提供依据。 任务描述 信息传递分为内向传递和外向传递。 信息传递要做到：（1）按不同的需要把握信息传递对象、传递方式、传递时间；（2）主动地、不失时机地将信息传递给接受者；（3）保密信息按照保密范围进行传递；（4）在传递信息的过程中保证内容不失真。 任务分析 内向传递 ： 外向传递： 新闻稿 备忘录 文件传阅单 新闻发布会 报刊声明 公司人事会议 单位规章制度 股份公司股东大会 员工嘉奖令 处分通告 Step2 选择传递的方式 Company Logo L o g o L o g o * * * * * * * * *  项目六 信息工作 会说 会做 会协调 会管理 任务一 信息收集与整理 Company Logo 考证通道 　　　 会说 会做 会协调 会管理 信息的开发与利用（三级） 信息的反馈（三级） 信息收集、整理（四级） 信息的传递与存储（四级） Company Logo 会说 会做 会协调 会管理 知识目标 能力目标 情感目标 了解信息工作的内容和程序 。 能进行良好的沟通与协调；有踏实肯干的工作作风和主动服务的意识。 能够根据实际需求情况，完成信息的收集、整理、传递、存储、利用、开发和反馈工作。 Company Logo 情景导入 　企划部接到为学生笔记本电脑专营店