商务秘书14项目十四 接待宴请.ppt

《商务秘书项目教程》 陈琳 编著 《商务秘书项目教程》 陈琳 编著 模块四 秘书商务活动 项目十三 市场调研 项目十四 接待宴请 项目十五 沟通谈判 项目十六 商务旅行 项目十七 客户管理 项目十八 商务送礼 项目十四 接待宴请 项目目标 以日常接待和商务宴请为重点，概要介绍相关知识点，着重培养学生的日常接待技能以及宴请策划与组织能力。 项目内容 做好接待准备 制定接待计划 迎接客人 宴请筹划与组织 案例导入 招聘开出怪条件，不看成绩看酒量。易小姐来电反映：我是一名文科类应届大学毕业生，准备找一份文秘工作。今天上午，厦禾路有家公司通知我去面试，我兴冲冲地赶去面试。负责招聘的是个胖胖的中年男子，他没问我成绩如何，也没问我的学生干部工作做得怎么样，而是问了一些稀奇古怪的问题，像“你会不会喝酒”、“酒量有多大”、“会不会跳舞”等。我当场就懵了，应聘之前从没想到用人单位会问这样的问题。 任务一 做好接待准备 任务描述 总经理：“小王，2月16日我有一个朋友要来上海办点事，到时候你负责接待一下，我把他的联系方式发信息给你。” 任务实施 小王根据总经理提供的号码与来访者取得了联系，并了解到：2009年2月16日下午7:20左右，总经理的朋友蔡先生夫妇从上海客运中心站下车，来沪主要事宜是为女儿买车，为期大约4天。 任务引导 （1）心理准备 接待客人的基本要素是诚心，待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活，这种良好的行为有助于赢得对方的好感。 （2）物质准备 了解来宾的基本情况，包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、职务、来访目的、到达时间、来访天数等，以便确定陪同人员、接待车辆、食宿标准、活动安排等，即接待规格。 任务二 制定接待计划 任务描述 根据了解到的具体情况，制定一份详细的接待计划。 任务实施 任务引导 （1）制定计划前，与来访一方联络，进一步了解对方的基本情况，制定详细的计划。接待计划应该得到上司或主管人员批准，并及时传送给来访一方，让其心中有数。 （2）接待计划的主要内容：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。接待规格决定了人员、日程安排及经费开支。具体还包括：谁到机场、车站迎接，谁全程陪同；宴请规格、地点；宾馆等级、房间标准等。 （3）为了让所有有关人员准确知道自己在此次接待中的任务，提前做好准备，将接待计划印发各有关人员。 （4）接待经费列支按公司有关规定执行。 任务三 迎接客人 任务描述 去车站或机场迎接客人。 任务实施 （1）亲切迎客 重要客人来访，要到单位大门口或车站、机场、码头迎接，且提前到达。客人到来时，应主动迎上去，有礼貌地询问和确认对方的身份，如“请问先生（小姐），您是从××公司来的吗？”对方认可后，作自我介绍，如“您好，我是××公司的秘书，我叫××”。此时，主人有向客人先伸手的义务，主人主动、热情、适时的握手会增加亲切感。接着，可互换名片。如果客人有较重的行李，要伸手帮助提携。 （2）陪客人坐车 上车时要为客人开门并让客人先上，一般让客人坐在后排右边，为客人关上车门后再走向左边上车，坐在客人的左边。如果有领导陪同，让领导坐在客人的左边，自己则坐在司机的旁边。到达目的地时，要先下车为客人开车门，如果是年长或者很尊贵的客人，要用手遮住车门顶，以防客人碰到头。如果接待方只有司机一人，客人可坐在司机旁边。一路上，视客人精神状态可寒暄两句，让其休息；也可介绍沿途建筑、城市概况、当地新闻等。 任务引导 （1）握手礼仪 （2）名片礼仪 知识链接 （1）介绍礼仪“四先四后” 先将男士介绍给女士，先将年轻者介绍给年长者，先将地位低者介绍给地位高者，先将客人介绍给主人。 （2）送迎礼仪“迎三送七” “出迎三步，身送七步”是最基本的迎送礼仪。当客人告辞时，根据身份将客人送至电梯口、大门口或送上车。送行时要感谢光临和致告别语：“再见，欢迎您下次再来”、“慢走”、“祝您一路顺风”等。和上司一起送客时，秘书要比上司稍后一步。当客人带有较多或较重的物品，应帮客人代提重物，放好行李后，向客人交代一下。送客时，秘书应主动把车门打开，请客人上车并坐在后排右侧。关车门时，不能太重，也不能太轻。车门关好后，不能转身就走，应等车辆启动时，面带微笑，挥手告别，目送车子离开后才能离开。 任务四 宴请筹划与组织 任务描述 筹划并组织在饭店宴请客人。 任务实施 （1）确定用餐标准，安排菜谱。 （2）安排席次和座位。 （3）迎接客人。 （4）请客人入席就餐。 （5）敬酒和交谈。 （5）散席和送客。 《商务秘书项目教程》 陈琳 编著 《商务秘书项目教程》 陈琳 编著